ERP环境下会计业务流程重组探析

随着ERP产品的不断发展与成熟,越来越多的企业纷纷运用ERP系统.但ERP在企业运行中并未取得预期效果,有些企业甚至产生了失败的结果.究其原因,主要是因为ERP系统优越性的充分发挥不仅取决于系统本身的合理性及科学性,还取决于系统运行环境,特别是业务信息流程能否符合ERP系统的要求.因此,在ERP实施过程中必须面对的问题是：企业如何进行业务流程重组.

一、ERP环境下会计业务流程重组的必要性

(一)传统会计流程的缺陷传统会计处理中,会计人员在拿到原始凭证后开始编制记账凭证,记账凭证是会计信息的第一次出现,随后会计账簿的登记和会计报表的编制只是记账凭证上会计信息的转抄结果,其中存在的缺陷是：只注重会计信息.会计人员主要以价值形式对经济业务进行处理,在记账凭证中只确定应借应贷的会计科目及其金额,对于业务发生时所包含的其他详细信息在此过程中被忽略,这些信息对于信息使用者来讲也可能是重要的.无法实时监控.传统会计流程中会计部门与其他职能部门彼此独立,提供的会计信息相对滞后,不但无法看到每笔业务发生的全貌,而且管理者无法对相关业务进行实时监控,这极大地影响了管理的效率.无法满足信息使用者个性化要求.传统会计系统将全部会计信息通过资产负债表、利润表、流量表及其附表来反映,这些财务报表格式标准、数据概括,但会计信息使用者众多,他们只关心特定的信息,而采用模式化的会计报表无法满足其个性化的具体要求.

(二)会计业务流程重组的必要性ERP是指整合企业内部资源的企业经营管理系统,使企业业务数据统一化、全部在线处理.企业在实施ERP后,企业的管理流程会发生一些变化,因为ERP的推行和实施,企业的业务数据可以共享、业务处理的速度明显加快,可处理的业务工作量加大.与传统会计流程相比,ERP环境下的会计业务流程表现出集成性和实时性的特点,ERP系统中的会计模块是企业经营管理系统的一个子系统,要求其工作流程与企业其他管理工作始终融为一体,不可分割.会计模块与其他模块有着密切的联系,如采购模块、销售模块等的业务数据可直接传人会计模块.在ERP环境下,很多原来由财务部门进行的工作,实施信息集成后可以由其他部门的员工来完成,会计数据可以由各部门分别收集后传输至公共数据库共享,会计部门也可以对其中的数据进行及时处理.因此面对ERP环境,原有的会计业务流程已不再适用,必须进行流程重组.

二、ERP环境下会计业务流程重组的方案

(一)成立组织企业的任何一项工作都要由人完成,会计业务流程重组也不例外.成功地重组会计业务流程是ERP顺利实施的保证,因此要成立一个有权威、业务经验丰富的改革组织,组织成员应由单位负责人领导,再抽调各业务部门熟悉业务的人员组成.由于每个企业ERP系统的构成模块不尽相同,因此各业务部门的选择要以ERP的实施为依据,如企业的ERP系统要将采购部门、生产部门、销售部门和会计部门集成实施,则该企业在成立流程重组的组织时,应分别从采购部门、生产部门、销售部门和会计部门抽调人员.至于各部门人员的确定,可由各部门主管人员指定精通本部门业务的人员组成.

(二)制定计划组织成立后,应着手制定会计业务流程的重组计划.该过程主要的任务是分析现行业务流程,确立需要重组的业务.此外,还要改变职员原有的会计观念,制定相应的人员培训计划.同时企业原有的组织结构与新流程不再适应,为保证重组后的会计业务流程顺利实施,还必须重建会计组织.因此,在ERP环境下,重建会计业务流程是基础,但它的顺利实施离不开会计观念重建和会计组织重建,因此要成功地进行会计业务流程重组,需从会计观念、会计流程和会计组织三方面入手.

一是重建会计观念.会计人员原来的工作方式是相互独立、各自为阵,被动地执行自己的工作,在ERP环境下,原有的会计模式已经改变,相应的,会计观念也需要进行重建.而改变会计观念首先要通过培训来进行,培训内容主要以包括以下三部分：(1)会计人员应树立团队合作的观念,在团队中,每个成员不仅仅对自己所从事的一部分工作负责,还要与其他成员密切配合,形成良好的互动机制；(2)会计人员应树立网络系统观念,原来的业务信息是从业务部门到会计部门的单向流动,ERP环境下的信息交流是多样化双向交流,这与原来有很大的不同,另外,在网络环境中,会计人员要有防范风险的观念；(3)会计人员应树立道德观念,ERP环境下的会计信息系统具有开放性,比较易获得企业商业秘密,因此会计人员更应该加强会计职业道德观念.

二是重建会计流程.传统会计业务流程下,会计部门与其他职能部门彼此独立,会计数据通常是在业务发生后由会计人员采集,实时性差,通常只能提供事后信息,而且,会计数据只能反映经济业务的小部分信息,与管理相关的信息并未采集,因此重组后的会计处理流程应充分发挥信息技术的优势,实现原始数据自动收集、以事件驱动处理信息以及实时输出会计信息的方式,最终达到数出一源、数据共享,满足各类信息使用者需求的目标.(1)原始数据自动收集.ERP环境下,要避免数据重复录入,实现一次录入后数据共享,应事先将系统要求的标准数据格式传达给各业务部门,这样业务发生时,各业务部门才能准确录入原始数据,并将其存储于公共数据库中,这些数据只是经过初步加工的源数据.会计部门定时从数据库中调用所需的会计数据,再按照会计核算的要求生成有关的会计信息后存入该公共数据库中.(2)以事件驱动进行信息处理,并实时输出信息.传统会计业务流程是以功能驱动进行信息处理的,通常将会计信息系统分解为采购核算、库存核算、销售核算、应收应付核算、固定资产核算、成本核算、账务处理和报表编制等若干系统,各系统都有自己专门的功能并顺序执行,导致某些系统的数据得不到及时的处理.ERP环境下的会计业务流程应是事件驱动的,即当公共数据库中采集了源数据,信息使用者要从系统申获取所需的信息时,可由信息使用者输入相应的信息处理要求,系统接受处理要求后即启动相应的信息处理程序,对公共数据库中的信息进行加工处理,并将处理结果实时反馈给信息使用者.基于事件驱动的ERP会计业务流程如图1所示：

为保证ERP的顺利实施,会计业务流程必须与ERP系统中的标准流程相符合,因此对原有的会计业务流程重组是ERP系统应用前的一项必要工作.在进行会计业务流程重组之前,必须先对拟实施的ERP系统中的流程进行分析、研究,充分理解ERP系统中的各种业务流程,这样才能制定现有业务流程的重组内容,做到切实可行.在ERP环境下对会计业务流程重组的过程中,可以借鉴ABC(成本作业法)的思想,以会计业务流程中的会计活动为中心,通过ABC法确定哪些会计活动是增值作业,哪些是不增值作业；哪些是关键作业,哪些是一般作业,从而尽可能地尽可能消除或者减少“不增值作业”,改 进“增值作业”,优化“作业链”和“价值链”,优化会计业务流程,最终提高决策、计划、控制的科学性和有效性,促进企业管理水平的不断提高.利用ABC法于业务流程的评价中,应该注意以下原则：凡是必要的活动,不论是否增值,都要予以保留.如属于管理活动的不能消除的非增值作业,要予以保留,并要注意控制其成本；凡是有效的动因,就会实现企业增值,原则上应予以保留；辅助动因和无效动因依情况予以保留或删除；其他的非增值的非必要活动应予以删除.

三是重建会计组织.会计业务流程的顺利实施必须附着在会计组织及其结构之上,并通过一定的手段和方式才能有效运作.由于新的会计业务流程不再对采购系统、销售系统等各子系统分开进行核算,所以也不再需要按此划分专门的岗位,并且由于原始数据的录入工作移交到业务部门进行,会计人员可以共享源数据,不再重复录入,所以,ERP环境下会计部门只需设置系统管理部门和财务小组等职位,前者主要负责电算化会计信息系统的开发与维护,该部门的组织系统向下延伸到各业务部门,各业务部门要设立专门的数据处理岗位,负责原始数据的录入、审核记账和存档等工作；后者的工作重心从会计核算工作转向管理会计.

(三)实施重组流程重组流程的实施是关键性的阶段,要注意实施的策略,教育与行政手段结合.实施时,首先,应根据前述步骤得出业务流程和组织模型的详细设计,详细定义新的任务角色；其次,与员工就新的业务流程进行沟通；再次,制定新业务流程和系统的培训计划并对员工进行培训；最后,制定并执行阶段性实施计划.在实施重组流程的过程中,要不断将实施效果与计划目标对比,进行总结、评定,对存在的问题集中分析,并解决问题,通过对新流程的实施不断地改进,直到重组后的流程应用到ERP系统变得可行为止.

三、会计业务流程重组的注意事项

(一)注重管理思想提升流程重组面向的是流程,打破了传统管理面向职能的方式,需要有共享的业务数据为依托,否则难以实现,因此,在ERP实施初期的业务改革主要是面对ERP的信息建设和对管理思想的提升,并非面向流程的彻底性变革.

(二)抓住流程控制点同种业务类别可能属于不同的流程过程.例如采购业务的生产材料采购与办公用品采购,可以分开流程考虑,因而流程线路是不同的.办公用品的采购流程可放在行政部门,而生产材料的采购则应由采购部门控制.

会计业务流程重组伴随着巨大的风险,我国的管理信息化基础还较为落后,BPR理论并没有完全成熟,在实施时一定要循序渐进,密切结合企业的实际,为ERP系统的顺利实施打下坚实的基础.

(编辑　代娟)