企业档案鉴定销毁工作难点与

档案的鉴定销毁工作是企业档案管理工作的一个重要环节.但档案鉴定销毁成了企业档案工作中的“老大难”,对企业推进档案信息化进程造成障碍.

1.企业档案鉴定销毁难的原因

1.1 企业对鉴定销毁工作的不重视,怕担责任.对于归档保存的档案来说,大部分档案最终要被销毁.档案具有不可再生性,企业面临的档案库存矛盾再大,困难再多,与鉴定失误相比,责任要小得多,这种求稳保守的思想直接影响档案鉴定工作的开展.

1.2 国有企业缺乏效益观念,不计成本.保管档案需要多方面的费用支出,如保存空间、装具、人力等保管费用.随着档案数量的不断增长,档案库容日趋饱和,档案数量的无限增长与有限的保存能力之间产生矛盾,档案鉴定销毁工作应从长远考虑,从效益出发.

1.3 新旧标准不统一,产生遗留问题.如会计档案,财政部、国家档案局1984年颁发的《会计档案管理办法》规定,会计凭证的保管期限为15年,其中,“涉及外事和对私改造的”会计凭证和账簿要永久保存.1998年,修订后的《会计档案管理办法》出台,将会计凭证的保管期限统一规定为“15年”.在管理办法修订前的十多年中,大部分与国外有业务往来的企业对会计档案保管期限的划分标准尤其是对“涉及外事”普遍感到难以把握.有的单位从建厂设备、生产技术到所用原料都是从国外购写,产品也大部分销往国外,认为本企业的会计档案基本上都“涉外”,索性将会计档案的保存期限统统定为“永久”；有的企业认为十几年之后,会计档案的利用率大大降低,无永远保存必要,即使部分档案归档时定的保管期限较短,还有销毁前的鉴定这一程序来补救,就不加区别地将会计凭证的保管期限全部定为“15年”.前者将会计档案全部永久保存,省略了“销毁”这一工作环节,档案数量只增不减；后者因为会计档案归档时的鉴定简单粗糙,对保存到期的档案进行细致的鉴别,工作量太大,也造成了销毁工作年复一年延迟.

1.4 缺乏科学的档案价值评价体系,可操作性不强.在国家档案行政管理部门制定的各类档案管理办法中,涉及档案鉴定销毁工作这一内容时,只笼统地规定“根据档案的保管期限”、“按规定程序报批”,等等,在工作实践中,往往感到现行标准缺乏可操作性.如,《会计档案管理办法》中明确规定了会计档案的保管期限,但在执行中,如只按照保管期限进行档案的鉴定与销毁,而不考虑会计档案可能涉及的债权债务、税务等问题,势必造成误鉴.档案鉴定工作需根据各单位的实际情况、保管档案的成本等外在因素综合考虑,要有一系列的综合评价体系进行评估和测定.

1.5 档案鉴定销毁工作缺乏监管,无制度约束.在我国现行档案管理法律规章中,没有关于过期档案不开展鉴定销毁应追究责任的条文,致使档案鉴定工作一直无法纳入档案管理的计划之中.

2.企业档案鉴定销毁难的对策

2.1 成立专业机构,监督指导鉴定销毁工作.由档案行政管理机关、企业档案部门以及业务部门组成档案鉴定销毁机构,专业从事鉴定销毁工作,定期对企业过期档案鉴定销毁工作进行监督指导.把档案的鉴定销毁工作纳入企业内控制度,每年按内控流程定期开展对过期档案的鉴定销毁工作.在流程中,明确规定各环节人员的工作职责和应承担的权利和义务,通过程序的合理性、科学性,尽可能地减少人为因素对档案鉴定销毁工作产生的风险.

2.2 制定切实可行的归档范围及保管期限,减少鉴定工作量.在制定归档范围时,要广泛征求意见,明确哪些文件不必归档,防止有文必档.在科研档案管理中,过去,集团档案室一直保存着二级单位获得集团先进的科研档案,而此部分档案在二级单位的档案部门已有保存,不再列入集团公司的归档范围.因此,制定切实可行的归档范围及保管期限,以减少档案的鉴定工作量.

2.3 对不同类型的档案,采用不同的鉴定、处置方法.一是文书档案的鉴定销毁工作由档案部门统一负责,业务部门责任人及档案人员共同参与,对销毁清单逐一审查,经鉴定无误后,签字确认,按规定程序销毁.二是会计档案的鉴定销毁工作由财务部门主责,财务总监、财务人员和档案人员共同参与,按照《会计档案管理办法》的规定,同时,强调会计档案涉及的债权、债务及税务问题必须清理完毕,经鉴定无误后,签字确认,按照规定程序销毁.三是基建档案.近几年来,企业兼并、重组改制工作不断深入,当基建项目产权发生变化时,基建档案也随着资产所有权的改变,移交产权所属单位.

（作者单位：中国平煤神马集团 来稿日期：2012-04-12）