网站原创［摘 要］ 每个学期末,班主任老师都要为班上每位学生填写家庭报告书以及家庭报告书信封,这是一件烦琐又费时的工作,如何利用Microsoft Office中的Excel和Word组件实现每位学生家庭报告书及家庭报告书信封的自动生成,是本文要介绍的内容.
［关 键 词 ］ Excel； Word；家庭报告书； 信封； 邮件合并
doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 09. 080
［中图分类号］ G64； TP317.2 ［文献标识码］ A ［文章编号］ 1673 - 0194（2012）09- 0127- 01
每个学期末,班主任填写学生家庭报告书并邮寄是一项烦琐又费时的工作,巧妙使用Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ Ｏｆｆｉｃｅ中的Ｅｘｃｅｌ和Ｗｏｒｄ组件可以使工作简单化,既可以使效率提高,还能减少差错.
１ 基本思路
首先将固定不变的内容定义为Ｗｏｒｄ模板,再将变化的内容做成Ｅｘｃｅｌ数据表格,然后利用Ｗｏｒｄ 的邮件合并功将数据表格中的每条数据填入模板中形成一个页面,并将根据所有数据生成的页面组合起来形成一个新的文档（输出到Ｗｏｒｄ新文档或者打印机）,这就是我们所需要的结果.利用Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ Ｏｆｆｉｃｅ中的Ｅｘｃｅｌ和Ｗｏｒｄ两个组件的结合,实现了每位学生家庭报告书及家庭报告书信封的自动生成.
２ 理论知识
（１） 邮件合并.我们合并的邮件必须由两部分组成：第一部分是在合并过程中保持不变的主文档（固定不变的内容）,第二部分是包含多个信息的数据源（变化的内容）.将数据源合并到主文档中,就能生成主文档的不同版本.
（２） 主文档.在Ｗｏｒｄ的邮件合并操作中,所含文本和图形对合并文档的每个版本都相同的文档.例如,家庭报告书及信封的模板.
（３） 数据源.包含合并到文档中的信息文件.例如,要在邮件合并中使用的学生姓名、家庭住址等Ｅｘｃｅｌ文件.在操作时必须连接到数据源才能使用数据源中的信息.
３ 基本操作流程
（１） 建立主文档：在Ｗｏｒｄ中设计好家庭报告书及信封的模板.
（２） 建立数据源：在Ｅｘｃｅｌ中录入学生的基本信息（包括：学号、姓名、性别、籍贯、家庭住址、邮编等）,及学生的各学期各科考试成绩、操行与学期评语.学生的家庭报告书数据及信封内容等都存放在Ｅｘｃｅｌ 文档中.
（３） 邮件合并：利用Ｗｏｒｄ 的邮件合并功能,结合Ｅｘｃｅｌ 文档中的学生数据,快速生成每位学生的家庭报告书及信封.
４ 具体操作步骤（以Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ Ｏｆｆｉｃｅ ２００３为例）
第一步：新建Ｗｏｒｄ 文档,命名为“家庭报告书模板．ｄｏｃ”,设置家庭报告书模板.
第二步：继续新建Ｗｏｒｄ 文档,命名为“信封模板．ｄｏｃ” ,设置信封模板.
第三步：启动Ｅｘｃｅｌ ２００３,新建工作簿,命名为“家庭报告书相关资料．ｘｌｓ”.
第四步：在“家庭报告书相关资料．ｘｌｓ”Ｓｈｅｅｔ １表中输入学生基本信息,包括：学号、姓名、性别、籍贯等,并将Ｓｈｅｅｔ １表改名为“基本信息”.
第五步：在“家庭报告书相关数据资料．ｘｌｓ” Ｓｈｅｅｔ ２表中输入每位学生各科成绩、操行、学期评语等数据,并将Ｓｈｅｅｔ ２表改名为“第一学期”,效果如图１所示.
第六步：返回Ｗｏｒｄ,在主文档“家庭报告书模板．ｄｏｃ”文件中利用 “家庭报告书相关资料．ｘｌｓ”中“第一学期”表里的数据,进行邮件合并,生成每位学生的家庭报告书.
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操作步骤如下：
首先,调出“邮件合并”工具栏：在Ｗｏｒｄ中打开文件“家庭报告书模板．ｄｏｃ”,选择“视图”→“工具栏”→“邮件合并”,调出“邮件合并”工具栏.
其次,打开数据源：单击“邮件合并”工具栏中的“打开数据源”按钮,在 “选取数据源”对话框中选择 “家庭报告书相关资料 ．ｘｌｓ”,单击“打开”按钮,在 “选择表格”对话框中选择名称为“第一学期”的表,单击“确定”按钮,返回 “家庭报告书模板．ｄｏｃ”的窗口.
再次,在“家庭报告书模板．ｄｏｃ”中恰当位置插入数据源中相应数据：把插入点定在插入位置前（如“同学家长：”之前）,单击“邮件合并”工具栏中的“插入域”按钮,在“插入合并域”对话框中选择“姓名”,单击“插入”按钮.重复上面的步骤,在 “家庭报告书模板．ｄｏｃ”的恰当位置插入对应的数据.
第七步：在“信封模板．ｄｏｃ”文件中通过邮件合并生成每位学生的信封.利用前面制作的 “信封模板．ｄｏｃ”及工作簿“家庭报告书相关资料．ｘｌｓ”中工作表“基本信息”里的数据,进行邮件合并,生成每位学生的信封.具体步骤与上述“第六步”相似.
灵活应用Ｏｆｆｉｃｅ中Ｅｘｃｅｌ表格和Ｗｏｒｄ中的邮件合并功能,能快速处理学生个人数据、信息,从而减少工作量,有效提高工作效率,使班主任班级管理工作能够更加快捷准确地完成.
主要参考文献
［１］ 张静． Ｏｆｆｉｃｅ综合应用［Ｍ］． 北京：清华大学出版社,２００９．
［２］ 郭外萍, 陈承欢． 办公软件应用案例教程［Ｍ］． 北京：人民邮电出版社,２０１１．