会计信息化条件下期末转账处理探析

传统会计中期末业务处理是指企业财务人员将当期发生的日常经济业务全部登记入账后,在每个会计期末都需要完成的特定工作.比如：计提工资、计提折旧、结转制造费用、结转生产成本、结转汇兑损益、结转期间损益等.这些业务数量虽然不大但处理相当繁杂.而使用会计信息化软件后都可以通过 “期末转账”功能高效快捷地实现.现以用友信息管理软件U8.72为蓝本,对”期末转账”功能进行详细讲解.用友信息管理软件中的“期末转账”共分为8种类型,这里只介绍方便实用的五种：自定义转账、对应结转、销售成本结转、汇兑损益结转和期间损益结转.通用会计信息化管理软件中的“期末转账”功能一般包括两种情况：一是软件设计者根据会计法规和会计制度预先在软件中设置了某些转账业务的结转过程、计算方法,有些还包括金额来源.用户只需要根据软件的提示,输入相应信息便能自动生成转账凭证模板,如结转期间损益、结转汇兑损益、计提折旧等；二是由用户根据财务软件提供的自动转账凭证定义功能,输入记账凭证要素,确定金额计算公式,生成自动转账凭证模板,如自定义转账、对应结转等.但是,不论哪种转账方式大体来说都分为两步,第一步是设置转账凭证模板,第二步是生成转账凭证.

一、自定义转账

为适应各个企业对转账的不同要求,用友信息管理软件设置了用户自定义自动转账凭证的功能.自定义转账的使用范围很广,可以用于”提取各项费用”的结转,如计提利息、计提折旧等；可以用于“各项费用的分配”的结转,如工资分配、制造费用分配等；可以用于“税金计算”的结转,如增值税、消费税计算等.下文以计提长期借款利息为例,来说明自定义转账的使用方法.

［例１］月末,按长期借款期末余额的0.2%计提长期借款的利息.要求设置并生成计提长期借款利息的转账凭证.

第一步：设置自定义转账凭证模板.进入“企业应用平台”主界面,单击“业务工作“标签,执行【财务会计】→【总账】→【期末】→【转账定义】→【自定义转账】命令,弹出“自定义转账设置”对话框,在该对话框设置“计提长期借款利息”转账凭证,设置完成后,单击【保存】按钮（如图1所示）.

第二步：生成自定义转账凭证.完成“自定义转账凭证”模板设置后,执行【总账】→【期末】→【转账生成】命令,弹出”转账生成”对话框,单击“自定义转账”单选按钮,输入需要结转的会计期间,再单击【全选】和【确定】按钮（如图2所示）,系统会自动生成转账凭证,单击【保存】按钮,凭证上出现“已生成”红色印章（如图3所示）,该印章表明是用友信息管理软件自动生成的转账凭证（下同）.

二、对应结转

对应结转就是把会计科目进行相互结转.不仅可以实现会计科目的一对一（转出科目和转让科目都只有一个）结转,还可以完成一（一个转出科目）对多（多个转入科目）结转.对应结转的科目可以是一级科目,也可以是明细科目.如果对应结转的双方都是一级科目,且二者都有明细科目,那么明细科目必须相同；如果对应结转的科目带有辅助核算属性,该属性也要完全对应.

［例２］月末,把“制造费用”（5101）的本期发生额转入“生产成本-制造费用”（500103）.

第一步：设置对应结转凭证模板.单击“业务工作”标签,执行【总账】→【期末】→【转账定义】→【对应结转】命令,弹出“对应结转设置”对话框,在该对话框实现对本期 “制造费用” 的结转（如图4所示）.

第二步：对应结转生成的凭证.对应结转凭证模板设置完成后,执行【总账】→【期末】→【转账生成】命令,弹出“转账生成”对话框,单击“对应结转”单选按钮,输入需要结转的会计期间,单击【全选】和【确定】按钮（如图5所示）,用友信息管理软件自动生成“制造费用”的结转凭证,单击【保存】按钮,凭证上出现“已生成”红色印章（如图6所示）.

使用“对应结转”功能限制较多,比如：如果对应结转的双方都是上级科目,且二者都有下级科目,那么下级科目必须相同（包括辅助核算也要对应）等.对不能满足条件的对应结转,可通过”自定义转账”功能来实现.

三、销售成本结转

会计实务中,销售成本的计算非常麻烦,尤其是产品种类繁多,又必须分别核算销售成本的企业.若采用手工方式编制销售成本结转凭证,常出现数据不准确的现象.用友管理信息软件为解决销售成本的结转问题,专门设置了“销售成本结转”功能.使用此功能可以高效、快捷的实现销售成本的结转.

［例３］甲公司有三种库存产品（1406）,分别为低端计算机（140601）（计量单位：台）、中端计算机（140602）（计量单位：台）和高端计算机（140603）（计量单位：台）.期末结转三种产品的销售成本.

第一步：使用“成批复制”功能设置会计科目.在使用“销售成本结转”功能之前,应先把需要用到的三个会计科目”库存商品”、”主营业务收入”、”主营业务成本”的关系对应起来,即三者的下级科目应该完全相同,否则,不能使用销售成本的自动结转功能.建议用“成批复制”命令来实现三个科目的完全对应.具体操作为：先在“会计科目”窗口中增加“库存商品”的三个下级科目“低端计算机”、“中端计算机”、“高端计算机”,完成后退回到该窗口；然后执行“编辑”菜单中的“成批复制”命令（如图7所示）,在“成批复制”对话框中输入源科目“库存商品”和目标科目 “主营业务收入”,并选择相应的辅助核算,单击【确认】按钮,“主营业务收入”将会产生与”库存商品”完全相同的下级科目.同理设置“主营业务成本”,最终,会计科目设置的结果如图8所示.

第二步：设置销售成本转账凭证模板.单击“业务工作”标签,执行【总账】→【期末】→【转账定义】→【销售成本结转】命令,弹出“销售成本结转设置”对话框,在此对话框建立三个对应明细科目.这里以第二种产品为例（如图9所示）.

第三步：生成销售成本转账凭证.销售成本转账凭证设置完成后,执行【总账】→【期末】→【转账生成】命令,弹出“转账生成”对话框,单击“销售成本结转”单选按钮,输入需要结转的会计期间,单击【全选】和【确定】按钮（如图10所示）,用友信息管理软件自动生成销售成本结转凭证,单击【保存】按钮保存.通过上述实例得出结论,通过“销售成本结转”功能可以轻松解决销售成本结转问题.但是“销售成本结转”存在明显缺陷,就是限制条件较多；比如库存商品科目、销售收入科目、销售成本科目的下级科目的结构必须相同,库存商品科目的辅助核算除可比销售收入（销售成本）科目少往来（客户、供应商）辅助核算外,其他辅助核算应与销售收入（销售成本）科目的相同等.当然,对不满足以上条件的销售成本也可以进行自动结转,只是需要使用“自定义转账”功能来实现.