电子档案的信息数据库建设

电子档案是指在社会实践活动中形成的、具有保存价值的、由计算机系统处理和存储的机读材料和其他载体形式的记录,电子档案的形成、存储和管理与传统的纸质档案所用技术方法不同,档案工作者必须要对此有深刻的认识才能做好电子档案的管理工作.

１　电子档案的优越性

１.１　直接减轻了档案管理工作人员的劳动强度,提高了工作时效

在知识经济时代的当下,现代网络系统不但为归档提供了快捷的管理手段,而且提供了信息利用的快速途径,免除了立卷归档、检索查找的困难,减轻了工作人员的劳动强度,提高了归档质量和检索速度,而且将文书档案管理人员从手工直接建档的枯燥乏味的工作中解脱出来.文书档案管理工作实现微机处理后,就可把按“卷”立卷归档,改为按“件”整理归档.由于实现随机管档,就可将过去的集中立卷,改为平时随时整理立卷.这样,集中的工作量,就变为分散的工作量,提高了立卷管理水平,从而达到档案管理工作及时归档的目的,便于检索利用.

１.２　微机管理有利于遗漏文件的补漏增缺

传统的文书立卷方法遇到文件收集不齐或漏交归档时,补漏增缺,就得拆卷重做.改为微机网络管理,文档用微机按“件”整理归档.可随时补漏增缺,使文档不形成存积,这时,只需按一下键盘,修改一下档案目录就万事大吉了.微机管理省时省力,可以给工作人员以充分的时间去提高业务水平

１.３　微机管理更有利于文档的保密

过去查阅档案时是整卷提供利用.利用者只是利用卷中的一份文件,却能够看到整卷档案内容.这是不符合文档管理的保密要求的.微机管理将其改为单份文件提供利用,利用者就无法接触其他无关的文件,从而达到了文件保密的要求.

２　电子档案的开发利用管理离不开数据库的建设

电子档案的开发利用管理.电子档案的独特性决定了电子档案的开发和利用比传统档案更加快捷、方便,更具实用性.系统的目标是将各档案管理单位的数据通过网络连为一体,便于共享数据资源,因此应选用分布式数据库管理系统作为开发平台,同时在档案管理单位所在地建立数据库,本地数据直接上机存取,既节约了经费,又方便了各单位互访数据.

３　当前档案信息数据库建设的关键问题

３.１　明确数据库建设目的

对于档案信息数据库建设,主要用于档案目录、全文、多媒体等实体信息,明确建设档案信息数据库是为了检索、建立档案信息管理系统的需要.

３.２　实现档案目录数据库建设

档案目录数据库的建设是数据库建设的第一个目标.信息化建设的切入点和工作重心,首先是抓好目录数据库的建设.目录数据库可以比较全面地反映档案信息,有助于实现全方位的、动态的、完整的档案信息怎么写作.

在档案目录数据库建立的基础上,可以考虑建立档案目录中心,实现一定范围内档案内容互补和档案信息资源整合,更大限度地发挥档案效益.

４　档案信息数据库建设步骤

４.１　档案信息的收集

档案信息的主要来源是传统档案的数字化和电子文件.除此之外,档案机构和管理部门也是数值数据和事实数据的重要来源.在建立相应的数据库时,必须确定档案信息的收集范围和来源,按要求进行全面地收集.

档案信息主要来源于两个方面：一是对各种以传统载体形式存在的档案信息进行数字化处理后形成的数字副本,二是直接通过计算机生成和处理的、并由档案机构进行收信归档的电子文件.

４.２　档案信息前期处理

这是一项基础工作,为数据库提供经过加工处理的数据.主要是将档案的内容特征和形式特征著录、标引出来.著录标引必须达到规范化、标准化的要求.这是建立数据库的必要过程,也是保证检索质量的前提条件.

４.２.１　档案信息数字化

数字化是指把一切信息都变成只用O和1这两个数字组成的、用不连续的数位表示的二进制代码.档案信息数字化是指为了使纸质档案、音像档案等以传统载体形式承载的档案信息能够通过计算机进行管理的提供利用,而利用高速扫描技术、数据压缩技术等信息处理手段,将其进行转换处理,形成数字信息,并以数字代码方式存储起来.这些数字信息可以通过计算机进行操作处理,通过网络进行传输.纸质档案、音像档案等各种载体的档案都可以以文本文件格式、图像文件格式,音频文件格式或视频文件格式转换成数字信息.

４.２.２　电子文件的收集归档

随着计算机技术与办公自动化技术的结合,诞生了一个新生儿一电子文件.电子文件一经产生其信息就是以数字代码形式表达.所以在功能上电子文件等同于经过数字化处理的文件.由此,直接在计算机中生成和处理的电子文件是重要的档案信息来源.

４.３　数据录入

将档案信息前处理的结果转化成机读数据.录入过程需要较严格的校对审核.如审查字段的数据形式是否正确,字段长度与确定的结构长度是否符合,各种标识符号是否有误等.这其中可能包括对不同格式的数据进行转换.

４.４　数据库的完善

由于计算机硬件能力奇迹般地不断更新,计算机技术爆炸般地迅猛发展,数据库系统发生着剧烈的变化.虽然它的基本组成部分仍然是数据、软件和硬件,但是它们的范围、规模和复杂性都大大地扩展了.数据库是信息资源存储和开发利用的基础,是信息资源共享的先决条件,是信息系统的核心.因此把数据库建设作为当前档案信息发布的核心工作,档案数据库建设越有成效,档案信息管理与怎么写作也就越有保证.

［责任编辑：曹明明］