档案标准化管理的

摘 要：档案管理是组织内部管理工作的重要组成部分,是提高组织工作效率和质量必要条件,也是衡量组织与部门业绩与软实力的重要尺度.然而,不少组织还存在对档案作用的认识不足,财力投入少,设备及技术落后、档案工作缺乏标准化化,档案收集、整理、利用不规范,缺乏长期发展规划,影响了档案管理科学发展和组织竞争力.本文结合目前档案管理现状,结合组织实际,探讨档案标准化管理的启示.

关 键 词 ：档案；标准化；管理

档案管理是组织内部管理工作的重要组成部分,是提高组织工作效率和质量必要条件,也是衡量组织与部门业绩与软实力的重要尺度.然而,不少组织还存在对档案作用的认识不足,财力投入少,设备及技术落后、档案工作缺乏标准化化,档案收集、整理、利用不规范,影响了档案管理科学发展和组织竞争力.本文结合目前档案管理现状,结合组织实际,探讨档案标准化管理的启示.

一、档案标准化管理的重要性

档案标准化是管理档案质量的准绳,只有高水平的标准,才会有高质量的管理效果,实现企业档案工作标准化管理的意义在于：便于采用计算机为核心的现代技术,便于迅速、准确、系统地满足人们对各类、信息的需要.企业档案标准化管理有利于依法治档工作的进行,有利于提高企业档案工作的质量,有利于促进企业档案管理的现代化,有利于档案信息的开发利用和档案学理论的研究和发展.

二、建立档案管理工作机制

(一)领导工作机制.

作为组织领导应树立档案管理意识,重视相关工作,加大档案标准化管理力度,形成积累、保护和利用档案资源、怎么写作中心工作的工作思路.建立、健全档案管理领导体系.成立档案管理工作领导小组和鉴定小组,由组织主要领导为总负责人,形成了组织主要领导主管、档案室负责、专职档案员分工明确的格局.

(二)制定和完善规章制度,实施目标管理.

制定和完善《档案收集制度》、《档案保管制度》、《档案保密制度》、《档案借阅制度》、《电子文件归档管理制度》等相关档案管理规章制度,形成一套完整档案管理制度体系.要严格按照相关档案管理规章制度要求,把档案工作纳入到组织发展战略,确立工作目标并进行层层分解,把档案工作融入组织战略规划、年度计划及档案管理人员的岗位标准和职责中,实施目标管理.通过定期目标检查、绩效考核确保相关工作落到实处.

三、提高档案管理水平

(一)档案基础建设

加大投入力度,配备硬件建设,投资进行档案库房、借阅室、、档案陈列室、办公室、机要室等建设,结合组织实际按相关标准购置档案软件、档案专用计算机、专业扫描仪、光盘刻录机、防磁柜、防盗报警系统、温湿度测控仪、电子消毒柜等设备,安装防盗门、更换灭火器.切实改善档案保管条件及办公设施设备,为档案标准化管理基础建设提供强有力的硬件保障.

(二)档案管理队伍建设

首先,加大档案工作宣传力度,帮助全员树立档案意识.坚持依法治档,充分利用组织网站、宣传栏等宣传、贯彻《中华人民共和国档案法》,增强档案法律观念,提高全员依法治档意识,让所有员工了解档案工作的重要性、支持档案工作.其次,加强档案队伍综合素质建设.采取"走出去,请进来"对专业人员业务素质和现代信息技术进行培训,建设一支素质过硬的专业化档案从业人员队伍.为实施档案管理标准化提供人力资源保障.

(三)档案信息化建设

在组织信息化建设中,将档案信息化纳入组织整体规划,逐步实现档案管理网络化,实现计算机管理、分析、利用,怎么写作于组织中心工作.

四、把握环节,提高标准化

(一)档案的搜集

档案工作所涉及部门多、范围广、难度大,应按照档案管理制度要求采取一系列措施.一方面,做好每年各部门上交档案室的相关资料的形成、积累、整理和归档,由专门档案管理人员进行整理,保证档案的完整和规范.另一方面,在提高纸质档案归档率、完整率基础上,加强电子文件、照片、图表、音像等其它载体档案的收集,丰富档案库藏.

(二)制定并完善档案分类目录

按照相关制度和标准的要求,编制案卷目录、分类目录、文件字号索引、底图目录以及声像档案目录、实物档案目录、电子档案目录等.永久、30 年保管的档案进行原文保管.现存档案实行计算机系统化管理.

(三)加强档案的整理

为确保案卷质量达到标准化要求,严格按照有关规定和规范要求,实行集中统一管理.明确各类档案管理实施细则及工作规程.制定组织文书档案、会计档案、特殊载体档案的分类表；按照分类方案,做到组织各年度、各门类档案分类科学、卷目录齐全、装订整齐、有序排列上架.

(四)档案的保管

加强档案库房管理,做到防温、防潮、防虫、防火、防尘、防光、防盗、防鼠,坚持定时测控,保证库房温度、湿度符合国家规定要求.加强梅雨季节及汛期等特殊时段的检查与问题整改.对库房安全隐患做到及时发现,及时解决.按照规范借阅的程序与要求,加强档案借阅管理、涉密设备或介质信息的防窃取管理工作,确保档案数据安全,避免发生丢失、损坏或档案泄密事件.

(五)撰写编研材料

树立科学管理、讲求效益的观念,加强编研工作,拓宽利用渠道,提高利用效率.撰写档案全宗介绍、档案管理体制、档案立卷说明及档案归档范围、分类标准等,扩大了档案的利用效果.并注重档案利用效果的反馈工作.编写档案利用实例,定期进行档案利用综合分析.通过提供档案资料,为组织各项工作提供了技术怎么写作,创造了经济效益和社会效益.