美国档案在线检索平台建设的

点赞:20637 浏览:93578 近期更新时间:2024-03-09 作者:网友分享原创网站原创

档案在线检索能够帮助用户在网上方便查询到分布广泛的档案信息.检索平台建设的质量是衡量档案在线资源整合效果的重要标志,也是档案数字化和利用追求的目标之一.

美国国家档案文件署,是美国联邦政府国家档案馆、文件中心和总统图书馆的业务领导机关.20世纪90年代,NARA建成了档案信息导航系统(NAIL),将国内数字化的档案信息资源纳入统一的检索平台,实现档案信息集成化检索利用.目前NARA档案在线检索系统有两个部分组成,一个是由9个数据库和检索工具构成的检索平台,另一个是在2012FY实施的联机公共检索平台(OPA).在OPA实施后,将依靠现有的NARA几个系统实现一次性、集中式、简易检索档案信息.

NARA在线检索系统主要由档案研究目录系统(ARC)、档案数据库检索系统(AAD)、缩微档案目录(Microfilmcatalog)和联邦文件指南(Guide toFederal Record s)等9个数据库部分组成.其中以ARC和AAD两个数据库为主,缩微档案目录和联邦文件指南作补充.

ARC检索系统前身是美国全国范围的档案信息导航系统(NAIL),2002年NARA在此基础上推出TARC,ARC的功能更为强大,主要是对NARA所辖各机构(即2个国家档案馆、15个联邦文件中心、13个地区档案馆、11个总统图书馆)的馆藏信息进行检索;AAD是用于检索NARA所保管的电子文件,是一个公开、可利用的检索系统,目的是最大限度地方便公众获取重要的证据信息.因为AAD档案是数字化档案辅以影像背景、语言文字和音乐等方式对其进行抽象的表现,为用户提供直接访问或调用.

OPA系统是美国国家档案文件署正在研究建设中的联机公共在线检索平台,目的是让和公众不仅在ARC、AAD中选择系列检索、电子文件档案(EAR)中数量过亿的电子文件的检索和来自国家档案馆网页和总统图书馆网页的检索,而且能实现一次性检索多个国家的档案信息资源.

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1.在线检索信息资源.检索资源是在线检索平台的基础,美国国家档案文件署在线检索由档案研究目录(ARC)、档案数据库目录(AAD),以及缩微档

案目录(Microfilm Catalog)和联邦文件指南以及总统图书馆等信息资源库组成.其库藏资源非常丰富,只需简单的点击,就可查阅跨越美国3个世纪的历史,涵盖美国方方面面的档案,而且每年还以上亿数量网页增长.其数据库内容包含了家谱、军事历史、联邦政府文件和总统材料网上特色展览档案、多媒体类型档案,还有与其他机构联合的资源,如AAD在线检索可检索20多个美国联邦政府机构所产生的5000万份涵盖多个主题的电子文件;ARc将所辖机构的档案信息整合在一个平台上,采用超链接互联信息资源,使得检索途径十分简捷,最大限度方便利用者检索查询.正在建设的OPA系统检索资源更为广泛,其工作目的是让和公众一站式检索多个网站的档案信息资源.

2.检索方式.目前美国国家档案文件署档案在线检索方式有单一、复合和浏览式检索方式.

(1)在ARC检索方式上,可以直接在检索界面上输入所需信息的关 键 词 ,ARC就可自动组合使用户得到档案目录、数字化全文图像和人物等更多信息,同时ARC还提供词表(Glossary,26个字母顺序),让用户认识数据库条目构成,选择更好的检索方式检索到ARC保存在华盛顿自治区、地方档案馆和总统图书馆的库藏档案信息,如在检索关 键 词 栏输入“战争”一词,在它下一级会出现“内战、二战和朝鲜战争”供分层级选择检索.


(2)在AAD查询数据库,可提供分类浏览和关 键 词 查找两种方式.分类浏览用户可按类别如家谱(genealogy)、个人历史(personal history)和私人部分(privatesector)的类别;按主题如人、地理区域、机构或时间等方式在你所查信息不太明确的情况下边浏览边一层层查询.

(3)在联邦文件指南数据库,检索又高了一个层次,它能帮助研究人员确定哪些文件组合有可能与他们研究的主题有关,这里包含了行政、司法和立法部门的文件.在检索方式上,一是提交检索,就是输入检索词,二是用文件组合检索,还有26个字母号和主题(如外交、农业、空军)分类别组合提供检索.

(4)缩微档案目录和联邦文件指南一样是作为ARC和AAD的数据库的补充,可用关 键 词 、缩微档案的编号和文件组合方式来检索.详细的还是用ARC和AAD的方式进行检索.

据调查,以上检索方式将被OPA代替,其系统介绍说将目前几个系统集成到单一的检索方式,其检索方式在界面窗口用的是检索和高级检索,在检索语上类似“谷歌”,即使在输入关 键 词 查询时出现错误,也会给用户提供关联的检索条目供选择,表明其检索方式包含拼写错误.允许添加自定义搜索引擎方式查找文件,用通俗易懂的普通语言检索,系统也能识别你的意思,这意味着检索方式更为简单和方便利用.

3.检索途径.

(1)ARC等数据库的检索在检索途径上,主要可用“基础检索”和“高级检索”两种途径.可在检索界面上输入关 键 词 检索,也可通过文件位置、数字化图像、日期、人名、专题方式相匹配和超链接检索,还可用ARC图签(ARC GALLERIEs)来浏览检索.也就说ARC.在检索时可以通过一个检索途径涵盖若干个著录项,前端检索十分简捷,复杂的检索匹配过程均由后端系统完成.既方便利用也提高检全率和检准率.

(2)AAD全文检索.一是用关 键 词 高级检索方式;二是通过分类浏览检索方式.主要通过个人、家谱、组织机构、时间、地方和材料类型(如图像、文本)以及按主题来浏览检索.如用浏览检索方式在线访问图像文件,进一步可检索到文件的重要背景信息,包括其代码表号和NARA档案工作人员所提供的说明性注释以及相关的文献.

(3)缩微档案目录提供目录查询、简单检索和高级检索等途径.用户输入档案号、档案名称等用目录浏览途径检索所需缩微档案目录;简单检索通过档案号、关 键 词 等来检索缩微档案目录;高级检索途径包含档案号、档案名称、主题词、分类和时间等更为宽广的路径来检索缩微档案目录. 4.检索深度.档案检索深度指的是档案的著录级别,著录的级别是档案库房实体管理工作的基础,也是用户检索信息的深度,深度越深,用户越容易精确地找到所需的信息.美国国家档案文件署的ARC数据库著录级别由高到低是由文件组合(Record Group)、分组合(Collection)、系列(Series)、案卷(File Unit)和文件五个级别.

5.检索帮助.在美国国家档案文件署档案在线检索平台上有“在线工具研究和帮助”.在其栏目下,对于OPA、ARC、AAD、Microfilm Catalog、ALIC每个系统都做了说明并提供检索技巧和如何使用,以便让用户了解运用该系统.如在ARC检索系统,有如何用ARC的帮助,在此项下列出检索技巧,包括用图签(Galleries)方式选择专题、文件组合和索引、界定检索结果等帮助,为快捷检索到所需信息提供帮助.

通过对美国国家档案文件署档案在线检索平台的考察分析,和我国在线检索怎么写作功能比较,归纳起来有以下几方面的启示:

1.检索平台建设要注重信息资源建设和共享.信息资源是检索工作的基础.美国国家档案文件署网上信息资源建设方面,一是有NARA国家档案信息资源库,信息资源丰富,涵盖面广泛,可查阅的档案信息类型多样,满足众多用户的需求.二是信息资源共享,知识关联度大.可查档案信息不仅仅限在自身馆藏里,还能与不同部门多个不同数据库实现数据整合交换.OPA系统将与多个网站档案信息整合相联,实现一站式怎么写作.比较我国档案网检索平台,目前大多数档案馆已具有网上检索等怎么写作功能,类别也有一定的多样性.但除可数几家如上海、深圳等大的档案馆可提供万条信息数据可查外,大部分网站可查信息资源非常少,提供上网查询档案种类单一,有的网站检索窗口空有栏目,不能提供检索结果.各个档案馆信息资源各自为政,检索基本停留在本馆馆藏资源,不能跨馆、跨数据库检索,信息关联度低.因此,我国的档案网上检索平台建设首先要在资源建设上下工夫.一方面要丰富馆藏资源,拓展馆藏范围,增加存量;另一方面要大力开发馆藏资源,使馆藏资源转变为网上可利用资源.其次要在网络资源共享上下工夫.要在加快档案数字化的同时,实现各个档案数据库的数据互联互通,解决信息孤岛现象,满足广大利用者的需求.

2.检索平台要做到检索方式多样化,便于利用.美国国家档案文件署非常重视检索平台的建设,在一个检索平台上有单一式、复合式的以及浏览式检索方式.用户既可在简单的界面上检索,易于利用.也可以用复合式检索,允许用户对检索结果作多种选择界定,还可以在用户对检索结果不确定的情况下边浏览边作界定.比较国内,检索平台在检索方式上有了多样性,据调查有部分档案网站在检索方式上实现了多途径组合检索,有的还提供分类浏览等方式,但与美国国家档案文件署在线检索相比,目前我国档案网站检索功能设计不完善,如在组合上途径较少,大多数只有时间和关 键 词 两种检索方式,其他的如档案号、责任者、题名等检索方式过于偏专业性,不能自动组合匹配,对于普通用户用“傻瓜”式模糊检索,达不到检索效果,更没有像美国国家档案文件署那样的浏览介绍、分类别引导检索的功能.另外,因各网站档案信息分类标准不统一,分类级别不精确难以深入检索,不利于其他检索功能的应用.因此,在我国档案在线检索方式方面一要进行科学的设计,采用多种检索方式的组合,充分发挥检索的功能;二要实行人性化设计,以方便利用为出发点,合理安排检索界面和检索工具,适应不同人群对不同利用内容的需要;三要注重检索效果和便于数据库的资源整合和共享,最终能实现一站式检索.

3.检索平台要有良好的利用向导和帮助.美国国家档案文件署网站上无论用ARC、AAD等哪一种检索,都有检索帮助系统.另外在检索上遇到困惑还可委托档案馆向导人引导查询,因而无论是专业的还是普通的用户,通过检索帮助就能有效地利用这一系统,从而保证检索的有效性.但在我国,据调查只有一到两家网站检索系统有操作说明.利用者使用中出现的问题,无法得到直观的解答.作为一个完善的网站检索系统,应以利用者为中心,对利用过程中可能出现的问题尽可能地在网站上有所提示.同时采取类似美国国家档案文件署网站上“关于我们”“联系我们”等方式,用互动方式不断征询用户的建议,改进方法,实现人性化怎么写作.

4.检索平台建设要以实现一站式检索为目标.美国国家档案文件署2007—2017年档案战略规划第四条将馆藏档案就任何地方任何时候都能迅速、方便、安全地利用作为战略目标.美国OPA系统作为联机公共检索平台依靠现有的NARA几个系统,实现一次性、集中式也就是一站式检索,为利用者带来极大的方便.我国档案检索基本停留在馆藏检索阶段,跨馆检索尚难实现.因此,一要有政策引导,统筹谋划,推动各馆资源整合.二要制定统一数据标准,为实现跨库数据交换创造条件.三要在国家层面上谋划建设统一的档案数据库,建立统一的档案在线检索平台,满足网络条件下公众对档案信息的需求.

5.检索平台要有完善的后期怎么写作.美国国家档案网上在线怎么写作有销售怎么写作,主要内容有网店、复制品、购写印刷品、图片复制品等,可以注册网上账户,具有类似电子商务的功能.我国档案检索目前主要是公益性的怎么写作,但也可以借鉴美国的经验,开展网上预约、借阅、复印、电子邮寄等怎么写作,随着我国档案利用的发展,也可以试行怎么写作市场化,在不以营利为目的的前提下,创造一些经济效益为档案事业经费作一些补充.