电子采购六步走

电子采购一直是比较热门的话题,英国众多的公共事业组织已经开始运用电子采购来节约成本,而私营组织也在热烈地讨论如何引入电子采购这一高效的流程.

电子采购是把供应商通过电子信息系统整合到供应链中的一种模式,包含以下内容:

●供应商将其产品目录放到安全的网站上.

●采购商登录该网站以下达采购订单.

●产生的电子订单被传送给供应商.

●采购商在收到货物后在网站上发出已收货通知.

● 与该订单相匹配的电子被传递给采购商,采购商据此付款.

如果运用得当,这个流程可以极大地提升效率,以下是有效实施电子采购的六个步骤.

充分了解公司

戴尔公司曾声称,对价值链的充分理解是其制胜的关键.这使得它可以更准确地采购原材料,进而提高了整个供应链的反应速度.这对那些销量大、毛利低的公司至关重要.

实施迈克尔•,波特的价值链分析,对公司是非常有好处的,他的模型中的两个关键要素―采购和物流,与电子采购高度相关.价值链中的采购环节是支持公司运转活动中的一部分.管理者应该从战略高度来考虑公司的采购模式.

战略采购职能,是要决定企业该写什么.同时,要保证采购合理,并有合同支持.

进货物流是提升效率的主战场,此时电子采购系统可以派上大用场.一旦采购团队选定了供应商并与之签署协议,接下来就由电子采购系统来保证采购员可以从电子系统中方便地执行采购任务.

理解采购对象

电子采购是采购低、批量大的货物的理想工具.如果公司试图将所有的采购都通过电子采购系统来完成,最终将发现得到的收益要远低于预期.

在这一步,你要考察公司过去采购产品和怎么写作的费用,并分析它们的类型,比如文具、差旅、工服等.同时,也要考察每种类型的采购有多少供应商以及采购量分别是多大.要分析每个类型的采购金额及平均采购价值,有时还要对某些特殊的采购进行细分.

通常,大批量购写的货物往往有较低的平均采购价值,这些货物最适合使用电子采购方式.以下的问题对企业决定是否运用电子采购方式有帮助:

你们公司是否有多于一家的文具供应商如果是,真的需要那么多文具供应商吗

员工是否遵守采购规定例如,是否从没有签订合约的供应商那里采购了货物

供应商出价是否和合同条款一致

选定系统

尽管市场上有许多标准的系统,但建议最好还是使用公司ERP系统提供的电子采购模块.大多数ERP系统,如SAP、甲骨文等都提供这样的模块.运用ERP系统里的电子采购模块的好处是,你可以用主系统生成采购订单,并接收供应商的电子.这样,所有数据都整合在一个系统中,便于生成完全的财务报告和计划.

让员工适应变化

目前的采购流程可能是,采购员拿起告诉供应商要采购什么.为了更有效率,新的系统必须使采购更便捷.当亚马逊的总裁Jeff Bezos谈到公司的成功秘诀时,他不断重复:“网站的便利性”,就是那么简单.

对于一个公司来说,采用电子采购是一次公司文化的转变,尤其对于那些对信息技术一窍不通的员工.因此,有效的培训和管理计划是非常重要的.

让供应商适应转变

采用电子采购对供应商提出了新的要求.他们能将其产品信息放入电子目录,并与你们公司的系统对接吗如果他们不能,那你该怎么办这会迫使你只寻找能“电子化”的供应商吗

通常有两种方法能将电子采购系统与供应商的产品目录相链接.一种是与供应商产品目录直接链接,这样的好处是直接且成本低.但缺点是,如果有许多这样的供应商与公司的系统相链接,管理起来就很困难,使用起来也容易混乱.

另一种方法是通过所谓的“集市”(第三方网络平台)作为链接公司和众多供应商的媒介.“集市”负责将产品信息放入产品目录,同时为一些没有电子目录的供应商提供简单的解决方案,以帮助他们加入电子采购的变革中.

评估收益

一旦电子采购开始运行,定期评估其运行效果是非常重要的.典型的可供评估的收益体现在以下方面.

首先,在效率方面包括:1.减少了交易成本.通常,处理一单采购业务的成本在20~64英镑之间.采用电子采购系统后,处理速度更快,差错更低,可显著降低交易成本.有公司统计其每笔交易的成本降低到10英镑左右.但仍建议每个公司独立分析一下自身成本的节约程度.2.规模经济.所有的采购都在正规的采购框架下,适用合同.由于采购批量大,公司往往会得到更好的折扣.3.无需再管理产品目录.通常,更新管理供应商的产品目录是采购团队的一项职责,而通过电子采购,维护和更新产品电子目录的职责将交由供应商来处理.

其次,在有效性方面包括:1.采购合同化.确保产品和怎么写作的采购都在法律合同的框架内,使员工没有可能购写合同范围外的货物.例如,在一个采购管理制度松懈的医院里,员工可能外购一些没有被批准的供应商的药品,这就可能影响对病人的医疗效果,甚至引发严重的法律问题.2.在恰当的时间采购正确的产品.电子采购系统要求供应商只显示与公司有交易的产品,同时还列明了采购提前期.3.可提供准确详细的报表信息.将电子采购模块与ERP系统相链接,使得提供详细的采购明细分析非常方便,为更好管理采购提供信息支持.

(本文首发于CIMA Financial Management杂志,本刊经授权编译刊发)