周口市疾病预防控制中心档案\图书\信息一体化建设

[摘 要 ] 周口市疾病预防控制中心档案管理工作起步于1994年,2001年被国家档案局命名为档案目标管理国家一级先进单位.档案管理工作是我中心的历史和现实工作的真实反映,更是我们日常数据信息资料的来源.近年来,随着档案电子信息化建设的提高和发展,推进档案、图书、信息的一体化,对于开发利用疾病预防控制档案信息资源,实现资源共享,提高信息利用率及节约资源方面具有重要的意义.

[关 键 词 ] 周口市；疾病控制中心；档案；管理；信息；一体化

[中图分类号] R197.2[文献标识码] C[文章编号] 1673-9701（2011）27-137-02

Preliminary Study on Integration of Files, Books, Information of Zhoukou Center for Disease Control

ZHANG Qinqin

Department of General Archives, Zhoukou City Disease and Prevention Control Center, Zhoukou 466000, China

[Abstract] Zhoukou CDC began records management work in 1994, and was named national advanced unit of file Objective management by The State Archives Administration in 2001. File management is a true reflection of the history and present works for the center and it is our daily source of data information. In recent years, with the improvement and development of electronic information technology of files, advancing integration of files, books, information has significance for developing and utilizing of archival information resources of disease prevention and control, sharing resources, improving information utilization and conservation of important resources.

[Key words] Zhoukou City；CDC；Files；Management, Information；Integration

疾病控制中心的档案管理工作是疾病预防控制工作不可或缺的重要组成部分,为疾控中心的工作提供了可靠的参考依据.2003年,周口市卫生防疫站与国家同步更名为周口市疾病控制中心.在中心领导的高度重视和大力支持下,我们大力抓好档案管理工作,经过十几年的发展,逐步形成了一个门类齐全、结构合理、科学规范的疾病预防控制档案管理体系.同时随着计算机技术的发展和普及,加快了各种信息的传递,提高了工作效率,也对我中心的档案管理工作产生了巨大的影响[1].

1我中心档案管理工作的规范化管理

档案工作不仅是一项专业性工作,也是我们整个疾病预防控制管理工作不可分割的一部分,是考核整个单位实际工作的重要依据,是我中心的历史和现实工作的真实反映,更是我们日常数据信息资料的来源.

1.1档案的收集和整理

我们的档案的收集分为平时收集和定期收集,以每年3月底前将上一年度形成的各类档案和档案移交清册一并收集,并检查核对档案的质量和数量.按照科学的方法进行分类、组卷、排卷号、编页、拆钉、输入案卷目录和检索目录.

1.2档案的鉴定工作及保管期限

判断档案价值,确定保管期限.按《机关档案保管期限的规定》将保管期限定为永久、长期、短期三种.永久：本中心工作中产生的重要的文件资料,上级机关对本单位的通报、嘉奖,上级机关在本单位召开的各种现场会、学术会文件材料,上级机关对本单位重要请示的批复,直属上级机关颁发的属于本单位主要业务并要求贯彻执行的重要文件,各类正式报刊刊发的关于本单位的通讯、报道.长期：直属上级机关颁发的属于本单位主管业务并要求贯彻执行的一般文件材料,下级机关报送的重要总结、报告、计划、方案和统计报表等文件材料.短期：本中心工作中产生的一般事务性的文件材料,上级机关和同级机关的非本单位主管业务但要贯彻执行的文件,下级机关报送的一般工作总结、报告和统计报表等文件材料.

1.3档案的保管

①档案员应对按保管期限的长短依次排列案卷,做到科学管理、妥善保管、存放有序、查找方便,并健全检索工具.同时严格执行安全和保管制度,不得随意堆放,严防毁损、散失和泄密.②要定期进行库藏档案的清理核对工作,做到帐物相符.③库房要经常通风,做到整洁卫生,库房内禁烟,并做到七防：防火、防盗、防潮、防鼠、防虫、防尘、防光.④接收借阅档案必须认真验收,并交接和借阅手续.⑤要经常检查永久性档案和会计档案的安全及保管情况,发现问题及时处理.

1.4档案的借阅

①借阅档案一律履行借阅手续,借阅人在借阅档案和归还档案时应签名并注明日期.②借阅的档案不得中途转借他人.③会计档案只能由财务部门和审计部门凭手续外借,其他部门和人员一律不予借阅.

2档案、图书、信息一体化建设的必要性

档案是历史的载体、信息的源泉、领导决策的参考依据.档案工作的根本目标和任务,除了积累和保存历史资料外,重要的在于开发和利用,为领导和本单位提供信息怎么写作,充分地发挥档案管理应有的作用.在档案管理工作中,信息具有“快、杂、广、变”的特点[2].所谓“快”,即指信息的产生速度和传播速度极快,资料的收集迅捷.所谓“杂”,即指由于各种电子信息都可以在相同的渠道中传输,所以电子信息的内容比较杂,它增加了筛选（检索）的工作量.所谓“广”,即指由于网络的开放性和普及性,使得电子信息的来源和范围广大,各种相悖互逆甚至是彼此矛盾的信息共存.所谓“变”,即指电子信息具有灵活多变的特点,它使网络电子信息动态变化的内容随时可以得到更新和调整,从而给工作带来方便,极大地提高了工作效率.以往我们对计算机信息化要求不高,我们的档案检索只局限在计算机档案目录的检索.以计算机目录检索和手动目录检索为主要查找档案的工具.档案材料的形成从文件的起草、修改、删减到定稿打印、传阅、整理、归档都是以手工抄写为主.

近年来,档案电子信息化的建设是我们有待提高和发展的趋势,推进档案、图书、信息的一体化势在必行,意义重大.电子计算机技术在档案管理中的运用,可以系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、汇集统计等工作,使文件的形成、运行、转换等各个环节与自动化办公衔接起来.档案管理数字化、信息化是信息社会对档案工作的要求,也是档案工作者的必然方向.所以,档案管理工作者要结合自己的岗位工作,边学习边操作,在提高业务素质的同时,特别要注重计算机知识、信息文化的学习掌握上,努力使自己具备信息知识和网络文化的综合型档案管理人才.另外,档案、图书、信息一体化建设的关键要建立科学的检索体系,使检索工具在功能上具有统一性、规范性和互补性,要根据《档案著录规则》、《图书著录规则》和《文献著录规则》制订适合我中心实际情况的著录办法,通过计算机、网络技术进行信息共享[3].

我们在搞好档案提供利用的基础上,对库存档案进行深层次的开发加工整理,按专题、利用率和信息价值高的档案信息进行编研,现已编制了《案卷文件目录》、《会计档案目录》、《声像档案目录》、《科研档案目录》、《基建档案目录》等七种以上检索工具,满足了各类档案利用检索需要,开发室藏信息资源,选择利用率高、内容充实的业务工作专题进行系统的档案资料编研工作.我们编写了《坚实的足迹》、《周口市疾病控制全宗介绍》、《组织沿革》、《大事记》、《论文汇编》、《周口市疫情资料分析》、《周口市食物中毒典型案例分析》、《年鉴》、《工作方案》、《站志》、《周口市消灭脊灰证实工作概要》、《重点获奖介绍》、《周口市艾滋病防治工作现状与思考》、《周口市牙病防治工作概况》及《消灭丝虫病防治与研究》等十四种专题文献编研工作,把“死”档案变成可利用的财富,丰富了室藏档案信息.

3.档案、图书、信息一体化建设的优势及意义

计算机技术,特别是通信技术与网络技术正快速地应用于文献信息的收集、加工、储存和传递,将使档案、图书、信息部门彻底摆脱传统工作模式,其管理与怎么写作都将进入一个全新的境界.档案、图书、信息一体化管理使资料数量得到增加和有效使用时间的加长,通过高速化、网络化的技术手段,解决了信息部门馆藏结构单一、信息不全、提供速度较慢的缺点,使档案、图书、信息资料在其有效期内,能够发挥最大的效益,能及时、准确地为领导提供决策所需的信息[4].

3.1提高了对档案工作的认识

中心领导派档案管理员多次外出参观学习,参加档案培训班,学到了不少好方法、好经验,开阔了眼界,进一步提高了对档案工作的认识,形成了档案管理工作比较完善的发展思路.

3.2实现了档案、图书、信息的数字化

为做好文件档案整理工作,依据国家新标准,开展档案创新工作,优化案卷质量,实现档案数字化.具体做法是：在分类时,仍按九个大类进行分类,但对每一大类问题中的每一个小问题进行细化整理,在组卷方法上采用一事一卷法,与国家标准一文一卷的立卷方法相适应.通过计算机、扫描仪及电子光盘刻录等方式将重要的文件和档案资料录入并存贮于微机,进行数据库管理,使电子文件、档案与纸质载体有机结合,相辅相成,实现无纸化办公和文档信息数字化,形成了案卷简单明了、揭示内容清晰而准确、查找方便快捷、便于档案数据的数字化处理和实行机读档案目录检索.

3.3提高了档案的利用率

2010年1760人次,较去年同期上升了20.55%,满足了各项工作和各类人员的利用需求.充分利用计算机局域网,实现了真正的全自动查询,及时、准确地提供了怎么写作,很好地发挥了档案在疾病预防控制工作中的作用,促进了疾病预防控制工作的开展.档案的保管安全,无霉变、褪色、污损、虫蛀、失泄密及水、火事故等现象发生.至2010年底,综合档案室保存九大门类档案32118卷、图书资料7085卷（册）.

综上所述,随着现代化的发展,档案管理工作将越来越重要,档案、图书、信息一体化管理将是医院档案工作发展的必然趋势,在今后的工作中不断加以完善和提高科学管理水平,逐步实现档案管理现代化、科学化、标准化,为疾病预防档案管理做出积极贡献[5].

[参考文献]

[1] 李翠兰. 加强疾控档案管理提高中心怎么写作水平[J]. 中国中医药现代远程教育,2009,7（6）：197.

[2] 潘智慧,程文. 疾病预防控制中心档案管理及档案利用探讨[J]. 活力,2010,8：99.

[3] 季震南. 对疾病预防控制部门档案信息化的几点思考[J]. 实用预防医学,2004,11（5）：1077-1078.

[4] 段永,陈海波. 医院档案、图书、信息一体化管理初探[J]. 卫生软科学,2005,19（3）：215-216.

[5] 王青芬. 档案管理工作中电子信息的利用和开发[J]. 攀登,2010,29（3）：112-114.

（收稿日期：2011-08-15）