如何加强学校人事档案规范管理

摘 要 ：本文从人事档案材料收集归档、规范整理、转递等方面进行阐述,进一步加强学校人事档案管理的真实性、准确性、规范性,形成有机整体,能够反映出干部的基本面貌和特征.

关 键 词 ：学校 人事档案管理 材料整理 规范化

人事档案管理工作是国家档案事业和组织人事工作的重要组成部分,它真实完整的记载干部个人社会经历、思想品行、业务能力、工作表现、工作实绩.还包括个人履历,自传,年度考核,学历和评聘专业技术职务材料,政审、党员、团和党派材料,奖励处分、任用、聘用、离退休,工资变动审定表和其他可供组织参考的材料.是经过组织审定认可并由组织形成的,随着个人成长而建立并不断补充的档案材料；人事档案也是学校为先贤举能,知人善任,历史地全面地考察了解和正确选拔使用干部的重要参考依据.

1.当前人事档案管理中存在的问题

1.1 收集归档材料不齐全、纸质规格不一致,给人事档案的保管造成一些困难.人事档案是个人的历史档案,其中有不少像个人自传、思想汇报、政审材料、个人鉴定等手写纸质材料,这些材料的纸质通常又薄又小,且规格不一,在被列入个人人事档案立卷后,查阅的时候容易被撕破、漏页,很不便于保管和利用.

1.2 人事档案专管员对工作不够重视,人事档案材料收集不及时、不完整,造成人事档案材料的短缺.如选拔干部任免、年终考核、先进工作者表彰等资料未能及时进行归档,以后想收集归档就很困难.还发现个别教职工填写档案材料不规范,如在填写干部履历表、年度考核表时不认真、字迹潦草,有些为省事不手写而打印,应付了事；还有些教工在查、借阅、转递档案不相应手续等问题,这些问题给档案管理工作造成了一些困难.

1.3 分类整理上比较混乱,没有按照要求严格分类整理.在现有的人事档案中,目录分类顺序颠倒不清晰.在材料归档整理时必须按人事档案要求重新分类整理然后进行立卷归档.

2.加强人事档案规范整理

人事档案整理的第一个环节是审核.收到档案材料后,首先要严格审核,确定是否属于归档范围,是否符合归档要求.一般来讲,整理工作包括分类、排序、编目、技术加工和装订等,使之成为系统化和条理化的专门案卷,并在此基础上,不断对档案内容进行补充.

2.1 分类.一是履历材料.主要包含反映干部本人自然情况、经历、家庭和社会关系等基本情况为主要内容的材料.二是自转材料.报告个人有关事项的材料.自传是个人撰写自己家世、身世和主要社会关系的自述.自传材料的归类,应该以内容和用途为依据,不能单纯按名称归类.三是考察、考核、鉴定、审计等材料.主要包括干部人事管理工作中,组织、人事部门通过各种途径,对干部德能勤绩廉进行调查、评价的材料.归入本类的材料,必须是经过组织研究认可正式形成的文件,手续完备,历史地反映干部实际情况,具有查考价值的鉴定、考察、考核材料.四是学历学位、专业技术职务资格及学习培训材料.主要包括记载和反映干部学习、技能、科研学术水平的材料.五是政审材料.包括干部审查和干部基本情况更改形成的材料.如更改姓名、籍贯、民族、出生日期、入党时间、参加工作时间等材料.

2.2 排序.排序是指将每一类别的材料按其形成时间的先后顺序或内容的内在联系排列顺序,并通过编写类号、顺序号和页码固定下来.具体方法有：一是按材料形成的时间排序；二是按材料的内容以及材料之间的内在联系排序.

2.3 编目.一是档案材料应按照排列顺序,逐份逐项进行编目,做到目录清楚,填写准确.书写目录要工整、准确、清楚、美观,使用规范的书写材料,不得使用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水等书写.档案目录不能粘贴涂改.二是每类目录之前应注明材料类号和类别名称.填写材料类号和排列顺序号.三是根据材料题目填写材料名称及材料形成时间.四是填写材料页数,按编好的页数如实填写.五是备注说明,填写需要说明的情况,如附有考察材料的干部任免审批表,复印件等.

2.4 技术加工.一是对纸张破损、篇幅不规则,或字迹材料不符合归档要求的档案材料应采用扫描、复印等方法进行复制,复制件应附在原件后.二是幅面过大的档案材料应进行折叠或剪裁.折叠后的档案材料要保持平整,文字、照片不得损坏,便于展开查阅.三是幅面过小的材料应进行托裱,装订边过窄或装订线内有文字的材料应加边.有些材料幅面太小,无法装订,应当在材料的底部托上一层质量较好的纸张.四是档案材料上的订书钉、曲别针、大头针等金属装订物应当拆除.五是档案材料应各自独立,严禁将多份材料裱糊等形式粘连在一起.

2.5 装订.档案目录置于卷首,卷内材料排列顺序与目录相符.档案材料左边、下边对齐,在左侧打孔装订,做到结实、整齐、美观,不掉页、不倒页、不压字、不损坏文件,方便查阅.卷夹背脊应附边签,用于书写干部的姓名、档案编号.

3.加强人事档案管理规范化

3.1 完整.一是要将记载干部本人的德、能、勤、绩、廉的各方面材料收集齐全,使干部档案能够反映干部本人的基本面貌.二是收集到的每份档案材料齐全.系列材料要系统成套,特别是结论性德材料、主要证据或过程性关键材料,都必须全部收集、有头有尾；单份材料不缺页、无损坏.三是收集归档的材料数量要适当,既不要多也不要少.

3.2 真实.档案材料由法定作者形成,材料文字清楚、所指对象明确,材料内容符合干部的客观实际.档案材料没有涂改查重,没有与实际情况不符合的信息.归档材料上的姓名、出生时间、参加工作时间、入党时间、民族、籍贯等自然情况应当与档案记载一致.必须对档案材料的内容进行认真审核,凡审核确认不真实的材料以及未经组织查证的材料,要清出处理；发现与档案记载不一致的归档材料,应当请示组织人事部门审核后予以标注.

3.3 及时.随时收集需要归档的材料,做到随到随办、随收、随审、随归.修订后的《干部人事档案材料收集规定》要求：“在材料形成之日起一个月内按要求送交干部人事档案管理部门归档”,以加强管理,提高干部人事档案材料收集归档工作效率；同时,增加了档案材料归档的时限,即“符合归档要求的材料,必须在接受之日起一个月内放入本人档案,一年内整理归档.

3.4 规范.一是归档材料必须是属于同一立卷对象,避免张冠李戴归入他人档案.二是归档材料必须是《规范》确定的收集范围内的材料.既要确保把有价值的材料收集归档,又要防止不符合要求、无价值材料混入档案.对无需归档或重复多余的材料,应进行清理.三是归档的材料必须是完毕的正式材料.四是归档手续要完备.凡规定由组织审查的归档材料,须有组织印章.五是干部人事档案材料的记载和记录材料应当符合档案保护要求.归档材料不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水、纯蓝墨水、复写纸等不符合档案保护要求的记录材料书写.

4.加强人事档案规范转递

干部人事档案转递是指干部所在单位或主管部门发生变化后,干部人事档案管理部门将其档案转给新的主管单位干部人事档案管理部门.干部人事档案转递与干部管理权限的变化是紧密联系的.在干部档案的移交和转递工作中,要认真做到：

4.1 干部档案转出单位要抓紧完成干部档案材料的收集、审核与归档工作,对不符合要求的档案材料,要联系材料形成部门进行整改,保证归档材料齐全完整、内容准确、手续完备、质量规范、档案质量达到合格标准.对需要移交的档案和档案材料,要编制准确、详细的移交清单,严密包封后一并转给接受单位干部档案部门.

4.2 干部档案接收单位要按照干部人事档案审核工作的标准,对转入的干部档案和档案材料进行认真审核,严格把关.凡不符合要求的干部档案和档案材料,应及时向档案转出单位进行反馈,档案转出单位应积极整改.

4.3 移交干部档案应严格遵守干部档案转递规定和安全保密制度,严防出现丢失、损毁、泄密现象,避免产生新的无头档案.干部档案和档案材料移交清单及回执须予妥善保管.