档案管理的基础工作与现代化探析

[摘　要]档案管理的基础工作对加强档案信息资源的收集、整理、开发和利用起到至关重要的作用,同时档案管理现代化推动了我国经济社会发展.

[关 键 词 ]档案管理；基础工作；现代化探析

一、档案管理现代化建设的必要性

档案管理现代化是档案工作顺应时怎么发表展的需要.传统档案管理工作,主要是利用人工对档案实体进行精细的收集、整理、保管、利用等,在科学技术突飞猛进、社会发展日新月异的今天,电子政务、电子商务日益普及,政务公开全面推行,对档案管理工作提出更新更高的要求,传统档案管理方法弊端已凸显.加快档案管理现代化步伐,适应时代需要,成为现代档案工作的一项重要内容,也是档案部门顺应时怎么发表展的必然趋势.

档案管理现代化是社会主义和谐社会的要求.和谐社会建设要求档案部门既要为政府各项工作提供基础怎么写作支撑,又要成为党和政府连结广大人民群众的桥梁纽带.要求档案管理工作与时俱进,怎么写作社会,在社会主义新农村建设、社会保障体系建设、和谐社区建设等各个方面,发挥怎么写作效能.

档案管理现代化是档案事业自身发展的必然选择.档案事业在改革开放和现代化建设中具有十分重要的地位和作用.在档案工作的外部条件和内部需求都在发生深刻变化的情况下,档案管理现代化无疑是奠定档案事业基础性地位、实现自身发展的必然趋势,可以促进传统档案管理理念的转变,有利于新一代管理体制的建立和完善,促进档案事业持续、协调、有序发展.

近几年,档案管理工作开始逐步进入规范化管理的轨道,从整体情况看,档案工作本身还存在以下几方面的问题：

(一)案卷标题不规范

有的案卷有标题,但不能反映主题内容；有的案卷缺少基本要素,甚至没有案卷标题等现象较为普遍；有的案卷档号不规范,没有目录号,一卷多册；部分案卷缺少卷内目录,以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用；许多案卷未标页码,如果在使用中掉页很难发现.

(二)档案利用主体受到限制

长期以来,档案利用主要是为各级领导决策、为机关各部门工作参考怎么写作,而为科研怎么写作则相对较弱.由于受到某些陈旧的思想观念和档案制度的制约,一些档案利用主体的正当利用要求无法得到充分满足,或者需要大量复杂繁琐的手续才能得以实现,从而大大影响了档案的利用效率.

(三)馆藏档案门类不全,档案利用效率受到限制

据调查,目前不少档案馆馆藏门类不全,内容单一,主要以党政、科研、财会类档案居多,其他档案门类不全,数量有限.例如,照片档案、声像档案、实物档案等严重匮乏,特色档案寥寥无几,这就使档案利用面变得非常狭窄,不能满足各个层次档案利用主体的需求,直接影响了档案的利用效率.

(四)档案开发利用受到限制

以往的档案查阅主要是靠手工翻阅档案目录,档案管理人员经常会遇到查询人员对档案的形成时间、题目弄不清楚的情况,查阅起来特别困难,既耽误时间,又浪费人力.目前多数档案利用方式基本上仍停留在传统的手工层面上,游离于先进的信息技术之外,虽然档案馆已普遍配备了计算机,但使用范围仍局限于文档目录的录入,档案利用的无纸化、电子化、网络化程度不高.这种档案管理工作的滞后,严重影响了档案的利用效率.

二、档案管理基础工作的标准化、规范化

要想提高档案管理的水平,就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法,要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行.

(一)全面普查案卷,去粗取精

实现档案管理标准化、规范化的第一步是普查案卷,去粗取精.因为,一般的综合性档案馆由于多年来未做全面的清查,加之移交单位划分保管期限不准,不可避免地存在许多重份或无查考价值的文件.所以,首先要剔除这些无用的文件,才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况.

(二)重新组合案卷,实现案卷规范化

将那些组卷过厚内容混杂的案卷进行重新组卷.重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起.在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷重新加工填写以保证全部案卷更加规范.重新组卷不仅可以优化馆藏、科学保管,而且也可以提高实行计算机管理档案后的利用效率.

(三)结合实际,规范著录工作

著录是实行计算机管理的一项重要基础工作,也是直接影响输入计算机数据与信息准确性的一项重要的前期工作.1986年国家颁布的《档案著录规则》是规范著录工作的最基本依据.档案规范著录应该以《档案著录规则》为依据,并从自己的实际情况出发根据计算机管理的技术要求制定出适合著录工作的著录细则.

(四)统一分类号,保证检索查全率

计算机检索的显著优势就是能够满足人们检索的需要.为了确保检索的完整性,我们在分类过程中,首先根据《中国档案分类法》进行分类,再制定出一些具体细则.在分类的过程中加强校审力度以便及时校正分类人员的错误.应尽量做到统一认识、统一标准,前后标引一致,从而达到标准化和规范化管理.

(五)规范题名,保证检索查准率

档案的分类号保证了检索查全率,但仅保证查全率是不行的,还须同时保证查准.而题名准确可以保证检索的查准率.因此,在著录时要统一规范题名.我们认为规范题名应掌握的原则与要点是：在填写题名项过程中要规范机构简称,尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生.我们纠正计算机检索需要在著录过程中将题名中责任者、事由、文种(必要时加上人名、地点和时间)等要素都填写完整.如果题名要素不完整则要补齐,如果题名冗长则删除多余的贺词.还要统—文种,题名中经常有“请示报告”等含义不清的文种出现很影响检索的准确率.所以我们便规定凡是要求批复的文件写“请示”,凡不要求批复的文件则写“报告”等,这样就可在检索中区分出每份文件的实质作用.

三、推进档案工作现代化管理

面对当今社会电子档案文件数量急剧增加,网上利用档案文件信息的要求越来越高.为适应国家信息化建设档案事业发展的需求,应以档案网络建设为基础,以档案信息资源建设为核心,以扩大档案信息资源开发利用为目标.加快推进档案资源数字化、信息管理标准化、信息怎么写作网络化的进程,促进档案事业持续、快速、健康发展,为改革开放和现代化建设怎么写作.

(一)加快档案信息化基础设施建设

推进运用计算机管理档案,提高档案馆(室)计算机和网络技术的应用程度,进一步提高档案信息化水平.档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用.而实行计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率,提高社会利用的效率.

要实现档案管理现代化,首先要用现代信息处理技术对档案馆中存储的档案,纸制档案,照片底片档案,录音、录像（视频）档案等各种载体的档案和现行文件行数字化处理和存储,即进行数字化档案馆馆藏建设.其次要分级次著录,既省时,省力,即在著录过程中可以将案卷分为二个层次进行.将那些反映问题单一或变化值不高的档案进行案卷级著录,对那些一卷内几个文件涉及相同内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录,对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录.这样处理不仅能揭示档案的主题内容和特征,而且也可以减少著录条目和录入,既节约了时间、人力与财力,又提高了效率.

(二)加强档案目录数据库建设

数字档案馆最核心的问题是信息资源库的建设.资源库应成为档案资料存储中心和档案资料处理中心.充分运用计算机技术,加快档案数据库建设,提高档案检索利用怎么写作质量.各部门向档案馆移交档案时,要尽量做到同时移交机读目录.

(三)积极推进档案全文数据库和多媒体数据库建设

有条件的档案馆应通过接收电子档案,对各种类型档案进行数字化管理等方法,积极建设相关的全文数据库和多媒体数据库,尽快实现档案全文信息查询、不断提高怎么写作效率和质量.

综上所述,档案管理工作是永无止境的,档案的现代化管理建设也是一个循序渐进和不断探索的过程.只有不断探索新路,做好档案管理基础工作,找准档案工作的切入点,适应新时期档案工作的需要,才能推进档案工作现代化管理.