文书档案鉴定工作的难点

点赞:15273 浏览:68322 近期更新时间:2024-01-30 作者:网友分享原创网站原创

摘 要 :鉴定工作就是鉴别和判定文书档案的价值,挑选有价值的档案由档案机构继续保管,剔除无保存价值的档案予以销毁的工作.档案鉴定工作是档案管理工作中的重要组成部分.鉴定工作直接决定档案的存毁,发现档案鉴定中的难点,找出产生的原因,确定档案鉴定的原则及内容,制定档案鉴定标准,提出解决问题的具体办法及对策,保证档案鉴定工作有序的顺利开展.

关 键 词 :档案;鉴定工作;难点;对策

文书档案的鉴定工作就是鉴别和判定文书档案的价值,挑选有价值的档案由档案机构继续保管,剔除无保存价值的档案予以销毁的工作.鉴定工作直接决定档案的存毁,是文书档案管理中非常重要同时也是难度最大的一项工作,面对日益增多、价值参差不齐的馆藏档案,档案工作者有无从下手之感.鉴定工作存在着诸多难点问题.

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一、需鉴定数量浩大

产生原因如下:1、进馆档案质量不高.由于种种原因,档案界一直对馆藏量津津乐道,衡量档案馆的规模以及达标升级,馆藏量均为主要条件之一,丰富馆藏成为各档案馆追求的主要目标.在增加馆藏之际,一些不具备进馆价值的档案也悄然入馆.因此,档案馆需要鉴定的已不仅仅是到期档案还有大部分冠以长期、永久之名,却无实际保存价值的档案.2、档案馆未做到有计划、经常性地开展鉴定工作,导致需要鉴定的档案与日俱增.在库房不紧张的情况下,鉴定工作并不十分迫切,况且鉴定工作费时费力,难见成效,因此档案馆未将鉴定工作放到应有的位置,致使鉴定负担越来越重.

二、鉴定程序复杂

目前,档案采取的是案卷装订的办法,分厚卷皮及子母卷小卷皮两种.具体鉴定时,卷中若有不符合保管期限的文件,处理手续十分繁琐:1、拆卷,将不需要继续保存的文件剔出,并在卷内文件目录上注明;如剔除文件较多,则需要重新抄写卷内目录,然后再重新组卷.2、调整档号.保管期限的调整、案卷的变化,需要重新编排档号才能保证管理和利用.3、调整检索工具.案卷目录、全引目录、专题目录等检索工具都需作相应调整、更改.这种牵一发而动全身的操作,令工作人员望而却步.

三、鉴定标准难以掌握

档案的价值是客观存在的,而价值鉴定是人们对档案价值的认识和评价,带有很强的主观性.为使主观认识活动最大限度地符合实际,保证鉴定工作质量,必须建立明确的档案价值鉴定标准.


文书档案的鉴定,不同于专业档案,如会计档案保管期限划分为5年、15年、25年、永久等几个级别,期限划分得较明确,鉴定时便于操作.文书档案内容庞杂,涉及面广,价值不易确定,在鉴定时困难较大.目前,鉴定标准依据是国家档案馆颁布的《文书档案保管期限表》,此保管期限表虽在多年的文书档案立卷、接收、鉴定工作中起到了重要作用,但实践证明,在保管期限的划分方面还存在不足之处,不便于鉴定人员操作,影响了鉴定工作的开展.

现阶段对于档案的鉴定存在以下误区:一是通过分析档案的来源来判断档案的价值.这种方法是不科学的.二是通过分析档案的时间来判断档案的价值.单纯用档案形成的时间来判断档案的价值也是不科学的.这两种情况是档案价值鉴定的误区,我们要清醒地认识,防止造成不可弥补的损失.笔者认为,档案的价值不是鉴定出来的,是档案本身固有的,不是人为所规定的.从另一个侧面看,如果单纯从节省库房面积出发,采用档案价值鉴定的方法来减少库房的面积,这样有好多有价值的档案,由于受鉴定人员的水平和对文件产生的历史背景等诸多因素的局限,必然出现偏差,给档案工作造成无法弥补的损失,我们将成为历史的罪人.

解决的对策有:

一是注重进馆质量,少一些无价值档案进馆.从某种意义上讲,档案在进馆之前,已多次涉及到鉴定工作.第一档案室人员在立卷、确定保管期限时的筛选、鉴定;第二档案指导部门定期对案卷质量检查时涉及到鉴定;第三档案馆接收之前对案卷进行的检查.在这三个鉴定环节中,立卷鉴定环节是确保案卷质量的关键,档案局(馆)的指导、检查是进一步保障.在档案馆接收前的检查环节,更应当注重档案内在质量,特别是保管期限划分正确与否,将无长期保存价值的档案解决在进馆之前.

二是改进立卷方式,提高现代化管理水平.传统的立卷方式存在一些不足之处,不利于档案的鉴定.改革立卷方式,便于文书档案的立卷、接收、鉴定,已是势在必得.一件为单位组卷并辅助以计算机管理的立卷方法,虽处于尝试阶段,仅其便于随时剔除无保存价值文件的优势就是显而易见的.这种立卷方式在鉴定时,如剔除某份文件,可不必考虑拆卷这一棘手问题.另外,利用计算机辅助管理档案,在档案的保管期限进行调整时,可利用计算机进行检索工具的调整、删改,大大提高了工作效率.

三是改革现行文书档案保管期限表,便于鉴定操作.当前鉴定工作依据的《文书档案保管期限表》存在诸多对鉴定工作不利之处,应进行必要的改革.一是调整不合理的保管期限,如原保管期限表中,组织关系介绍信、下级报送文件、上级下发文件、提案类等文件,保管期限划分偏高,进馆后多数无人问津,占据了库房,又为鉴定工作增添了负担.二是从档案馆角度角度制定文书档案保管期限表.如果仅从一个单位角度划定保管期限,必然会导致档案馆各全宗档案的重复,影响档案鉴定工作.如干部任免、各类审批表、下级单位报送的年度以上的报表等.涉及单位都要移交进馆.这些问题如不在立卷划定保管期限时解决,进馆后依靠档案馆鉴定剔除,难度相当大.三是保管期限划定尽量明确.在各个全宗单位中要制定详细的保管期限表,标明到工作中所涉及的各个内容.充分明确重要与一般档案的实质内容.界定永久、30年及10年间的关系,保证全宗档案期限划分的合理.易于在鉴定时掌握..

四是在档案馆设立鉴定机构,由专门机构或专人负责鉴定工作.

主要是对馆藏到期档案进行统计,制定鉴定计划;对虽未到期但实践证明已无利用价值的档案进行调查、分析,提出鉴定意见,保证档案馆鉴定工作有条不紊地进行.

综上所述,文书档案价值鉴定工作是档案工作中的一个重要的理论和实践问题,只有解决好以上难点问题才能做好文书档案鉴定工作.