关于做好建设工程档案管理工作的体会

1.建设工程档案管理规章制度的制定和宣传贯彻工作

建设工程档案材料是指工程项目从酝酿、决策到建设投产的全过程中形成的应当归档保存的文件材料,包括工程项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、调试、生产准备、竣工验收等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、声像等.这些档案材料是城市建设的历史和现状的真实记录,是城市规划建设管理和抗灾、战备工作的重要依据,是国家的宝贵财富；建设项目档案材料在工程建设和管理中处于十分重要的地位,它对今后城市的发展起着十分重要作用；它为制定城市总体规划和详细的规划提供现状和历史依据,为城市建设划拨用地、审批工程设计、以及确定工程位置提供可靠的凭证,为地上、地下的工程设计提供周围相互关系,相互要求条件,为组织安全施工避免挖坏地下工程设施,为工程本身的管理、维修、扩建、恢复工程提供依据,为历史考查、产权查证、总结建设经验提供材料等.国家历来十分重视建设工程档案的管理工作,相关部门陆续出台了多项有关建设工程档案材料的管理文件.建设部和国家检验检疫总局等部门颁发了JBT/50328-2001《建设工程文件归档整理规范》、JGJ/T185-2009号文件《建筑工程资料管理规范》、DA/28-2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》、GB/T11822-2000《科学技术档案案卷构成的一般要求》,我单位也颁发了《*******档案验收细则》.在工作中,我认识到管理规章制度的制定是所有工作的龙头,是首先必须要做好的工作.如何贯彻落实上级部门颁布的各项管理规范,并结合我单位的实际,制定出符合我单位建设工程档案管理要求的规章制度是首先要完成的工作.我和其他同志一道,制定了关于我单位建设工程档案管理的系列管理规章制度,在这些制度的制定中担任主要参与者、起草人、审核人的工作.我们先后制定出了《*****建设工程档案管理规定》、《*****建设工程档案验收流程》、《*****建设工程档案组卷要求》等文件,在这些文件中对上级部门的规定进行了细化和落实,使我单位建设工程档案管理有章可循.在这些制度中对建设工程档案的组卷要求、封面及目录样式、竣工图的验收合格标准、工程档案预验收合格标准都作出了明确具体的规定,使我单位的建设工程档案有了具体的管理规范.在实际工作中,我非常重视对上级部门颁布的文件及管理制度和我单位制定的具体实施细则的宣传贯彻落实工作,分别进行过多次建设工程档案管理规章制度的宣贯工作,使各建设单位、施工单位对各项管理规章制度有了比较深入的理解和掌握,为我单位的建设工程档案管理工作打下了坚实的基础.

2.建设工程档案管理的标准化和信息化工作

建设工程档案由于其本身的复杂性特殊性和多样性特征,决定了在收集整理过程中难度大、工作繁锁、容易出现失误等问题.因此在收集整理过程中做到条理化、系统化、规范化就是收集整理工作的重点和难点.其中最重要的问题是缺乏标准的工具.由于历史的原因和工程档案本身的特点,建设工程档案收集整理工作还缺乏一套现成的软件系统.针对这种情况,我经过较长时间的独立思考和探索,研究开发出一套适合工程档案管理工作的电子软件《建设工程档案收集整理系统》.在这套软件中分专业对建设工程档案在收集过程中发现的档案缺失和不规范需要整改的问题进行了罗列,并限定了整改的具体日期,经档案接收双方签字认可.它还包括档案预验收记录,对所有存在问题进行归纳评定.整改完成后通过这个软件系统打印出标准规范的档案验收合格证书.这个系统对每套工程档案都进行了单独编号,对验收合格证书也进行编号,因此非常方便查阅核对.这套软件系统使工程挡案在移交过程中双方都会留下原始记录,方便了以后的查证.这套软件系统还使整理档案时的资料封面、目录、备考表、案卷脊背样式都形成了标准格式,使用时仅需输入每套档案的具体内容就可以打印出标准规范的封面、目录、备考表和案卷脊背样式.

在建设工程档案整理过程中缺乏统一标准工具问题是档案整理工作难度大容易出现误差和不规范等问题的原因.针对上述情况,我在工作中注意研究探索整理档案的标准化工具问题.在整理档案顺序工作中我发明了一种网格状的设备.即制作一幅网格状的工具,在每个方格上面依档案形式的先后顺序贴上资料每个分项内容的标签,使用过程中工作人员将散乱的档案材料按各个不同的档案材料分项放进不同的格子中,最后依先后顺序汇总在一起便形成一套合格的档案材料.这样做使操作人员减轻了工作量和工作压力,能减少操作中的失误现象,有效提高工作效率.另外在折叠后的竣工图压紧方面我也发明了一套装置.利用白铁皮制作一个长方形深桶,尺寸比A4幅面稍大一些,以方便图纸进出为宜,将折叠后的图纸放进这个深桶内再放上木板压上压铁,过一段时间之后取出来就可以装订了.我的一些发明创造使整理档案工作有了可操作使用的标准化工具,提高了工作效率,减轻了劳动强度,使档案整理工作更规范化、标准化,有效地提高了档案整理的质量和水平.

3.建设工程档案的收集整理工作

收集整理建设工程档案是常工作的重点.在工作中我严格按国家规范标准和我单位对建设工程档案收集整理的具体要求认真开展档案材料的收集整理工作.对档案材料不齐全,档案不合格的工程项目要求及时整改补充.对档案材料中使用元珠笔、铅笔书写的材料一律要求整改,对工程档案不得使用复印件也提出了严格的要求.工程隐蔽部位未做图示的要求做图示.对建设工程竣工图的绘制方法、竣工图章的大小尺寸、盖法和签字都要求建设单位、施工单位严格按规范操作,如有不符合规范的地方必须进行整改.在整理工程档案中案卷封面、案卷目录、备考表的格式都严格按制定的标准格式打印制作.在整理过程中实行规范化、标准化操作.十几年来,经我整理的工程档案***余卷,全部达到国家和单位规范的要求,为我单位建设工程档案的保存利用奠定了坚实的基础.

4.建设工程档案的利用工作

经过装订整理的工程档案,我和其他同志一道对它们进行统一编号,编入我单位建设工程档案目录数据库,每卷档案都有一个对应的检索号,以便开展档案利用工作.最后一个步聚就是将档案入库.我在工作中严格按检索号,依档案形成的时间先后顺序依次排列.在档案保管中也采取措施,使室内环境保持清洁,保持合适的温度、湿度,防止档案虫蛀和霉变等.

在档案利用中我热情怎么写作,尽量为建设单位施工单位查阅工程档案提供方便.近年来在灾后恢复重建的工程中需要查阅工程原始档案材料的单位和人员非常多,我在工作中都耐心细致地为他们提供良好的怎么写作,为我院灾后恢复重建工作做出了自己应有的贡献.

在档案借阅时,我都认真做好记录,要求按时归还,保证了档案材料的完整性,没有发生过一起丢失档案材料的事件.