医院基建档案的科学管理

点赞:15401 浏览:69014 近期更新时间:2024-02-21 作者:网友分享原创网站原创

摘 要 :医院基建档案是反映医院基本建设历史和现状的真实记录,是医院进行规划、建设和管理工作的重要组成部分.为此医院要强化基建档案的形成与监督,科学管理、依法制档、积极创新和严格制度.

关 键 词 : 医院 ,基建档案 ,科学管理

Abstract: Hospital infrastructure construction archives are original records showing the history and current situation of hospital infrastructure construction. It is the important constituent part of hospital works how to plan, construct and manage. Therefore, the hospital should strengthen the formation and supervision of infrastructure construction archives, and pay attention to scientific management, legel formation of infrastructure construction archives, positive making innovations and rigorous rules.

Keywords: Hospital ,Infrastructure construction archives ,Scientific management

医院基建档案是医院基本建设发展和科学管理工作的真实记录,是整个医院档案的重要组成部分,它包括医院基本建设项目从酝酿、决策到建成投产(使用)的全过程中形成的,应当归档保存的文件材料.它不仅是记录历史的真实写照,也是涉及各方权益的凭证和依据.所以,对医院基建档案必须依照 《档案法》中的要求,进行科学管理.

一、医院基建档案的内容及特点

(一)基建档案的内容

从内容上划分为基建文件材料、施工文件材料和竣工文件材料三部分.基建文件材料是医院(建设单位)形成的有关建筑申请规划、征地、竣工总结等文件材料;施工文件材料是施工单位形成的施工许可证和有关地基、基础原材料的各种记录及竣工验收的有关材料;竣工图纸材料主要包括建筑、结构、设备、电气等专业的设计说明书和竣工图纸.

(二) 基建档案的主要特点

1.专业性

集中表现在基建档案的形成领域和内容性质都具有鲜明的专业性特点.

2.成套性

基建工程是以一个独立的工程项目为对象进行的,规律性地形成了一系列相关的科技文件.

3.现实性

指它具有较强的现实使用性.其他文件材料归档后,基本上完成了现行功能,多半是用来历史查考,而基建档案则不同,它不仅没有退出现行使用过程,而是在较长时间内发挥现行效用.

4.周期长

一个完整的基建工程项目要经过立项、设计、施工、竣工等阶段,在此过程中形成的科技材料要经过主管机关、建设单位、施工单位、设计单位等许多部门,一般要经过几年时间.

二、医院基建档案的科学管理措施

(一)遵循规律, 依法制档

按基建程序控制好基建档案的每一个环节,从工程建设项目的提出、调研、可行性研究、评价、决策到计划的审批,基建部门的档案工作人员都应及时地建档立案,注意档案资料的积累,以保证资料的质量.因为工程建设周期长,收集资料多,且涉及面广、事后难以核实,因此,基建档案资料收集必须与工程建设同步进行.

档案管理人员对工程项目的各个细节、各个环节应进行跟踪收集,要对工程项目的流程非常熟悉,对工程进展情况心中有数,对各种资料进行核实,对不符合规范的要及时更正、完善和补充,保证文件材料的可靠性、完整性和准确性[1].工程竣工后,所归档的基建技术资料一定要完整、齐全.从项目的建议书、立项报告、可行性研究、方案阶段的文件等前期一系列事宜,到工程的整个设计、施工、竣工验收等所有技术、管理资料都要一一收集齐全.

(二)科学地立卷归档

建立电子信息平台,资源共享.随着计算机的普及应用,基建档案管理在新形势下也应加大硬件投入,引进现代化管理技术.我们可以将目录全部录入计算机,能极大地方便档案的整理、检索等多项工作,提高工作效率.还可以要求设计单位在交付施工档案的同时,提供电子化档案,这可以为数据录入节省大量的时间和精力.同时可以将保存价值较高的文件资料通过扫描转化为电子化档案,方便以后直接利用,实现资源共享.基建档案的组卷要遵循文件产生的自然规律,保持卷内各种文件之间的有机联系.一般情况下,建设项目按单项工程组卷,按先文字后档案的顺序组卷.为了方便管理和查阅,通常要制定目录:总目录、分级目录及卷内目录.总目录里要按照档案分类标明总顺序号、工程名称及存放的柜号.分级目录里要标明每一卷的档案号及卷名.卷内目录里要列清本卷里所有文件资料的名称,并做好重要信息的摘 要 .这样在查阅档案时,就能一目了然,快速准确地找到所需的文件资料.

(三) 推进基建档案管理工作的数字化

先进的档案管理条件是提高档案利用率的基础,它具有操作简便、查询搜索快捷、统计功能强大和存贮安全等优点,能提高工作效率和质量.作为医学科研等机构,应该率先实现档案管理的现代化,采用先进技术,充分利用计算机网络平台,切实把综合档案室建成医院的文件、文献资料信息利用中心,把档案管理从传统的“手工劳动”中解放出来,使广大利用者足不出户就能享受到方便、快捷的怎么写作[2].


作为医院档案中的重要组成部分,医院基建档案的管理也应顺应时代的需求,向信息化、数字化管理快步迈进.

确定扫描图像文件格式.基建档案经过扫描实现数字化转换,能够保留完整的档案信息和具有较强的适用性,这是确定文件格式的原则.具体可采用目前使用最广泛的GIF图像文件格式.

确定档案扫描层次和顺序.基建档案扫描时,以建筑物为单位设立案卷号;同一建筑物的不同案卷建文件夹;同一案卷内的每张档案,作为文件夹内的一份文件,是可以实现检索的最小单元.

为保证实现准确检索,档案扫描的顺序应与卷内文件排列顺序完全一致.确定档案扫描方向.基建档案形成格式不一,有横向和纵向,提供档案原件利用时,可视情况随时转换方向,但在网络传输中如此则显得杂乱无序.为此应明确规定以档案标题方向为正向进行档案的扫描.扫描工作结束后,应在刻录光盘前对扫描形成的数字化图形文本文件进行检查,保证最终的刻录光盘无病毒、无自生文件等“杂质”.最终刻录光盘一式多套,作为档案部门日常使用及留存备查等[2].对一些形成年代久远、破损严重的基建档案,在扫描的同时应对原图进行复制,复制件与原图一同保存,从而在客观上对这部分档案采取了抢救和保护措施.

(四)提高法制意识,建立健全档案管理体制

领导重视、支持是提高基建档案工作的关键.把基建档案的形成、积累、整理、立卷归档工作纳入基建规划.计划、管理制度中,在基建工程的目标中提出对档案材料的要求,并将其纳入基建人员职责范围之中,实行集中统一的管理,做到专人负责管理,相关科室都要设专职或档案管理人员,形成网络,责任到人,不断加大依法治档力度,保证基建档案工作的高质量[3].

(五)严格执行制度,跟踪管理,确保资料齐全

建立标准化的基建档案管理制度是由其复杂性决定的,这也是基建档案现代化管理的基础[4].为此,要使各项档案管理工作环节都按一定的标准来进行.

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三、结束语

医院基本建设档案是医院进行整体规划和管理的重要组成部分,是保证医院正常运转和日后改建、扩建工作的重要凭证和依据[3].如果忽视了基建项目档案形成的各个环节,势必影响基本建设档案的成套性和完整性.

总而言之,基建档案是医院的宝贵财富,是医院基本建设的历史记录,它反映医院基础设施的整体水平.基建档案工作是一项管理性极强的工作,其现代化管理水平的高低与医院的现代化程度密切相关.所以,我们应从档案事业的发展趋势来看待医院基建档案管理的重要性,进一步做好医院基建档案的现代化管理工作,以适应形势的发展,满足医院的整体需要.

(责任编辑 ,高悦)