档案员更迭时档案交接问题

颍河柳影：在基层,档案员频繁更迭司空见惯.《机关档案管理条例》第二十四条规定：“档案保管人员调动工作时,应在离职前办好交接手续.”档案员更迭时依规定进行档案交接,本来理所当然.但由于《机关档案管理条例》中没有规定怎样交接手续,应当有什么程序,档案行政管理部门对此问题没有统一的规定,在平时的监督检查中,也很少过问此事.导致在现实中,档案员更迭时未按规定进行档案交接、清点的现象大量存在.其造成的危害,应引起各级档案行政管理部门和各单位领导的高度重视.

追梦人：档案员的新老更替是很普遍的现象,档案员的更换就存在着档案的交接.有的换人了有交接手续,有的只是说一声而已.我们应进一步重视起来,领导起着重要的作用.比如,在机构设置和人员安置过程中,档案管理岗位的人员相对固定,对此工作要严要求,切实重视起来才能把工作做好；档案员要有高度的责任心,爱岗敬业,负责任,不能把档案丢失,做到更换人员时交接有手续,知道家底.

小鱼儿：基层档案员专职的很少,档案员更迭时档案部门无权干涉,很无奈.但档案交接非常重要,档案部门在进行业务指导、执法检查时,应尽量给基层单位领导建议,做好档案员更迭时档案交接问题.

马帅章：档案员更迭时交接问题的出现,档案管理与档案保管衔接上出现纰漏,与制度和工作规范上的责权不清很有关系.在档案员工作交接过程中,需要将档案库房的档案数量统计及归档目录等信息工具加以交接并查验,这是实体的交接工作.其中,还包括档案室的其他实体的交接与管理工具等财产交接.关于非实体的工作方法、档案整理模式及本单位的档案整理传统及制度,也是需要交接的重要内容.实体档案与实体财物的交接,可实现馆藏档案及财产的完整性与有效保管的衔接性.非实体的交接内容,关系到档案管理模式的有效衔接、工作方式的有效衔接与档案整理形式的前后一致性,便于管理、技术等方面的前后一致性与衔接.

浅草：个人认为,档案交接必须从两个方面予以加强：一是制度加强.档案交接要建章立制,纳入单位工作程序和规章制度,档案员离岗或调动,必须先交接手续,才能签发调动工作通知、工资转移手续.老档案员离岗前必须做到：清理档案,要账物相符；新档案员上岗前要做到：事前全面了解（包括档案总体情况和移交程序等）,认真开展移交.二是加强监交.根据有关规定,一般档案员交接,可由档案机构负责人监交；档案机构负责人交接,可由分管档案工作的领导或档案行政管理部门监交.交接双方在监交人员的监督之下认真做好移交、接收工作,做到账物相符,手续齐全,并要在交接文据上注明交接时间、地点和监交人、移交人、接收人的姓名职务及移交清册、页数等.移交文据一式３份,移交人、接收人各执一份,单位存档一份.交接工作结束之后,移交人、接收人、监交人应在移交文据上签字盖章,以示对交接工作负责.

一地鸡毛：发生交接手续不齐全问题的原因,个人认为,一是缺乏制约的手段,二是领导不重视档案部门.个人认为,应建立健全档案的管理制度,在《档案法》中,明确规定档案人员调离、退休移交过程中应履行的义务及主管部门须履行的监督义务.

郭东升：档案员调动交接是大事,大事被忽视的事却大量存在.我想,第一位的问题,县级以上档案行政管理部门要重视此事,把其当大事来抓.第一,发个通知,将档案员调动交接工作列入年度法治监督重要事项,每年通报一次.第二,公布检查通报范围.范围包括本行政区机关、事业、群团、国企之全部.第三,规定交接标准.其一,档案完整情况,包括档案鉴定销毁、移交、借出情况.其二,目录完整情况.第四,制定填写统一的《档案员调动交接手续报告书》,最少一式两份.一份入全宗卷,一份报所隶属档案局.《报告书》应由交接双方档案员、单位分管领导签字.第五,因为档案室档案一般数量较大,受交接时间限制,往往有交接过于粗疏的情况.交接后,应给予接收方档案员一至三个月的复查核对期,保证其在这一段时间内发现问题及时进行追索的权利.这也促使新档案员及时熟悉室藏,展开工作.

小鱼儿：个人认为,不能“一刀切”,应具体单位具体对待.大的单位,由于档案多,单位领导相应地重视档案工作,在其档案员更换时,档案行政管理部门可适时给一些建议.近几年来,我县法院、土地局、检察院、局等大的单位均按照县档案局建议,采用了“以老带新”法,顺利解决了档案交接问题,保证了新老档案员更换时档案的齐全完整.小的单位,由于档案比较少,领导不太重视,档案行政管理部门就要建立各归档单位档案员备案登记制度,并适时由档案执法部门进行监督指导.具体做法是：每年,对各单位档案员进行一次统计,登记备案,一旦发现档案员更换,马上查看其交接清单,发现问题,及时解决.还有,制度保障必不可少.各级档案行政管理部门要争取当地党委、政府部门的支持,制定利于本地档案事业发展的各种规章制度.

难上加难：我认为,首先,需要规范档案的日常管理工作,做到按时立卷归档,归档目录清晰,排放合理有规律.其次,需要重视全宗卷的作用.我想：检测如我辞职要做档案交接工作的话,首先,要提前和领导打招呼,让领导及时安排合适的人选来熟悉档案工作.其次,尽量将手头上的工作结束掉,遗留的历史问题能处理的处理掉,无法处理的形成总结,在移交时重点指明,做好一式三份的移交清单.新人要接手档案工作,应更积极一点,主动清查库存,熟悉全宗卷、档案目录,核对移交清单.但大多数新人没有经验,交接工作的质量基本由老人决定.要保障移交质量,只有领导重视、形成移交制度、确实贯彻落实才行.

亓晓华：我认为,第一,移交前做好三个提前.一是要在档案人员离岗或调动时,提前做好档案人员离职或离岗工作前的一切交接手续；二是新档案员提前参加档案部门的相关培训；三是老档案员最好提前向新档案员认真介绍单位基本情况,传授工作经验和方法.第二,移交中做到细致入微.一是交接前,必须对所保管的档案进行一次全面清理,做到账物相符,心中有数；二是对借出的档案要及时催还,不能及时催还的要注明原因；三是未整理的零散文件要分类存放,做到系统有序；四是按档案移交要求编制填写好档案移交手续；五是撰写档案移交说明.第三,移交时做好监交.档案监交人员在监交过程中,必须认真履行职责,坚持原则,按程序一切移交手续.

白桦：我认为,交接双方均应有相对合理而明确的职责分工.移交人员应完成的工作主要有：核实档案柜签,清查柜内档案,使移交的档案分门别类,排列有序；催还借出档案,暂时不能归还的注明情况；对档案工作制度、检索工具、现存和移出档案的数量等情况逐项列表；核对全宗卷目录,整理好全宗卷内文件及需要移交的其他材料；档案数量与目录记载不相符的,档案工作存在其他明显问题的,注明情况和原因；有尚未完成的档案工作,应请示领导干部明确下一步工作的完成人员.接管人员则应做好接交工作：学习有关文件,了解档案交接工作规定和基本的档案业务知识,了解本单位基本的历史沿革、主要职能和内部机构设置等情况；对移交人员开列的表格、单据和其他交接材料逐项核对,逐柜逐卷（件）核查档案数量,对不明事项向移交人员或有关领导问明情况,必要时做书面记录；抽查电子档案和机读目录是否可读；学习档案管理软件或数据库、档案安全保管设施设备的使用方法；向监交人员报告接交的具体情况.

孙大东：我觉得,档案人员更迭要实现平稳交接、过渡,制度很重要.我校档案馆档案人员更迭时,必须对档案进行清点,俗称“点库”,这一方面是责任的交接,另一方面,也是双方工作的一个起点.档案馆档案人员更迭时的点库工作,不仅是让双方都放心的一项临时性措施,更是保证档案馆工作顺利进行的一项基本工作,非常有必要规范化、制度化.

一井水：个人认为,交接工作应注意以下几项：一、档案室交接：①全宗卷交给新人,让其详细阅读以便全面了解档案室概况；②检索工具交给新人,并教其熟悉检索方法；③按照案卷目录,交接双方对档案实体进行清点无误后,交接登记手续.二、档案工作交接：①对各职能部门领导、档案人员进行介绍,以尽快熟悉便于工作开展；②对各部门工作职责及重点形成哪些文件材料进行简要介绍；到档案局各个职能部门报个到,以便及时得到培训和指导.

余厚洪：档案员更迭时的“断代”现象,确实需要想方设法应对.究其原因,部分档案员档案意识的缺失和薄弱,给档案交接带来了许多负面问题.档案管理人员必须具备极强的责任意识、和平交接意识,不仅站好自己的岗,还要顺利交接手中的“接力棒”,从根本上保证更迭时期的“连续”运作.

张小宝：档案交接工作只要做到组织保障,制度规范,职责明确,手续健全,工作监管,操作引导,定能交得清,分得明,逐渐走上“永续”发展之路.

田润：制定档案员交接规范也只是为了确保档案齐全规范的一项举措.因为档案的齐全规范不是做好档案员交接就能达到的,交接得再好,也只能确保档案数量明了.档案部门唯有加大业务指导和执法检查的力度,才能从根本上解决问题.我们每年不定期对各单位档案工作进行检查指导.第一,确保上年度档案规范整理；第二,确保现在的档案员业务熟练；第三,对照各单位收发文登记簿看目前收集档案的情况.在这种情况下,没有交接手续又有什么关系呢?

xlhy：单位领导要严格履行档案各项制度,并在档案行政部门档案管理登记,档案员更迭交接要报档案行政管理部门备案.另外,档案行政管理部门也要加大对各基层档案室的监督,定期开展档案执法检查,对查处的问题严格按照《档案法》执行.

刘子芳：制度是基础,程序是内容,监督是关键.没有有效的监督,制度再好,程序再完善,也不会有好的改善.因此,各级档案管理部门只有加强对档案员更迭时的监督管理工作,才能有效地避免此类现象的再次发生.哪怕是在业务指导时,档案监督检查时,顺便地提示一下,也会促进此项工作的开展.

（摘自《档案界》网站）