档案管理工作的规范化和标准化

摘 要 ：本文主要论述档案管理工作的规范化和标准化问题,以期提高档案管理基础工作水平.

Abstract:This article main elaboration records management work's standardization and the standardized question, raise the records management foundation work level by the time.

关 键 词 ：档案管理 规范化 标准化

Key words:Records management standardization standardization

档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的一个非常重要的中间环节,在搞好硬件建设的同时,也要做好文书处理工作.虽然文书处理工作与档案工作担负着不同的任务,都具有独立性,但由于两者之间的紧密联系,所以,两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节.因此,我们要强化系统思维意识,树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想.

一、推进档案工作规范化、标准化的基础性前提是公文制发

公文是档案的前身,档案由公文转化而来.因此,我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题,以提高档案实体质量,为档案工作实施规范化、标准化管理打下牢固的工作基础.主要是公文用纸质量要好,幅面尺寸规格要统一、规范、标准,符合国家的有关规定.同时还要注意检查制发公文是否履行了签发手续,是否符合审批权限,公文标题是否准确,主送单位和抄送单位准不准,落款是否与公文一致等.再次是公文字迹要牢固清晰.不论是草拟公文,缮印公文,还是做出的各种记录、报表、签字、批注等,都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张,以保证字迹鲜明、清晰,有利于日后长久保管利用.最后是使用文种要合理,拟制格式要规范,行文不要滥用简称和使用不规范的字,以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用.

二、推进档案工作规范化、标准化的关键环节是实施“以我为主”的立卷归档原则

实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化.而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作.“以我为主”的立卷归档原则,即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则,不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则,而且还是推进档案工作规范化、标准化,乃至现代化的一个重要原则.它要求我们在实际工作中,在严格执行国务院《不归档文件销毁办法》的基础上,要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性,完成现行文件阶段任务的,才能予以立卷或归档,而没有完成的,则不能立卷或归档,否则,将会给档案管理造成无序和混乱.二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工.要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点,在实际工作中要注意区分文件与资料,特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别,具体问题具体分析,以减少档案管理中的重复度和信息冗余度,提高档案利用的效率和效果.三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下,要注意有效地维护全宗的完整性.

三、推进档案工作规范化、标准化的可靠保证是提高档案卷质量

不断深化的工作实践证明,案卷材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的因素,而立卷方法问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素.因此,在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中,我们必须一方面要注意解决好立卷方法问题,以有利于档案标准化管理中的分类和检索,另一方面,要注意解决好案卷装订质量问题,以有利于档案规范化管理.

四、推进档案现代化管理进程需加快数据准备

１、档案管理要分清轻重,逐步推进

档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率.综合性档案馆在推进计算机管理的过程中应先根据各卷宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有卷宗进行排队将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理.这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率.

2.档案管理要分层次著录

在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录.对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录,而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录.这样处理不仅能揭示档案的主题内容和特征而且也可以减少著录条目和录入条目既节约了时间、人力与财力又提高了效率.

３、档案管理要分门别类

对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引而对那些特殊形式的档案如“房档”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入然后用计算机统一给出分类号.这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节大大地提高著录速度.

４、档案管理中用“关 键 词 ”替代“主题词”,提高效率

“主题词”虽然有规范统一的功效却同时存在着查找烦琐、效率较低的弊端怎样取其利避其弊.我们认为可以采取以“关 键 词 ”替代“主题词”的做法.即从题名或文件主题中靠思维归纳出揭示主题内容的词汇“关 键 词 ”进行标识待录入计算机后利用计算机批量处理的功能进行处理.例如：拟写关于厂房基础建设一事的关 键 词 有人写“基本建设”有人写“基建”有人写“厂房建设”在进行计算机后控时统一规范为“基建”.这种做法不仅解决了手工标引速度慢计算机自动标引不准确的缺点而且解决了主题词的词义含量问题分属关系.

近年来我们在推进档案管理现代化的进程中通过实行标准化、规范化的工作提高了档案管理基础工作水平并已初步建成了计算机检索体系为实行计算机管理打下了扎实的基础.