高校档案信息资源开发的

【摘 要】 高校档案信息资源是高校档案事业发展的动力,如何做好新时期高校档案信息资源的开发工作,是摆在我们每一个高校档案工作者面前的重要课题,作者结合自己的工作实践,从档案收集、档案编研、档案管理信息网络建设等方面对高校档案信息资源开发进行了探讨.

【关 键 词 】 档案 信息资源 思考

高等学校在为国家培养复合型人才和提供科研成果的过程中,形成了内容丰富、范围广泛的档案材料.如何使档案由静态信息向动态信息转变,为教学和科研提供高效率怎么写作,笔者谈几点个人体会.

1.搞好档案收集工作,是开发高校档案信息资源的前提

档案信息资源的开发是建立在档案信息贮存量大、门类齐全、资料完整基础之上的.档案材料收集的完整与否,直接影响到档案信息资源的开发,因此搞好档案收集工作,是开发档案信息资源的前提.

高校档案工作者首先要提高全校师生员工的档案意识,可采取举办宣传栏、组织学习档案法律法规文件、进行档案执法检查、开展档案知识竞赛等多种形式,广泛深入地宣传党和国家关于档案工作的方针、政策,宣传档案材料的特殊性和重要性,提高师生员工对档案工作的认识,自觉配合档案部门做好归档工作.

高校档案工作人员应经常深入各基层部门收集档案,督促和完善基层档案员的工作.同时要建立和健全档案收集工作网络和收集工作制度,确保上下收集渠道畅通.归档的材料应做到真实、完整、准确、系统、载体质地优良、字迹图像清晰,为开发档案信息资源奠定良好的物质基础.

2.提高档案人员素质,是开发高校档案信息资源的关键

2.1 档案工作者必须具有较高的政治素质

档案是国家机构、社会组织和个人从事政治、经济、科学文化等社会实践活动所直接形成的文字、图表、声像等形态的历史记录,具有工作查考、历史凭证、经验总结、宣传教育、科学研究、辅助生产和积累知识等作用,是国家的宝贵财富.档案工作者肩负着历史重任,这就是要把历史活动中形成的具有保存价值的档案,贮存起来,并开发其丰富的信息资源,为党和国家各项工作怎么写作.因此,要求档案工作者具有较高的政治素质,要热爱党、热爱祖国、热爱社会主义,热爱档案工作.要具有强烈的事业心和高度的责任感,具有全心全意为人民怎么写作的献身精神,具有严格的保管观念和法律意识,自觉维护党和国家的机密.这是档案工作者必须具备的政治素质.

2.2 档案工作者必须具有强烈的改革开放意识

我国档案事业的奋斗目标是：到2000年,建成一个与我国国民经济和社会发展相适应的、门类齐全、结构合理、管理科学、有效怎么写作的、有中国特色的社会主义档案事业体系.要实际这一奋斗目标,就要根据我们国家当前不断发展变化的形势,对档案工作进行相应的改革.开放档案是我国档案工作改革的一项重要举措.《档案法》第十九条明确指出：“国家档案馆保管的档案,一般应当自形成之日起满三十年向社会开放.经济、科研、技术、文化等档案向社会开放的期限,可以少于三十年,涉及国家安全以及其他到期不宜开放的档案向社会开放的期限,可以多于三十年,具体期限由国家档案行政管理部门制订,报国务院批准施行.档案馆应当定期公布开放档案的目录,并为档案的利用创造条件,简化手续,提供方便.”《档案法》对于开放档案作了明确规定.但是由于各原因,开放档案在有些单位还未开始进行.这项工作难度大,涉及到的问题也很多,除了基础工作以及档案的安全、档案的保护、档案的缩微复制未具备条件和设施等等原因外,档案人员改革开放意识不强是很重要的一个原因,因此,档案人员在思想上要适应新形势的发展,增强改革开放意识,进一步解放思想,更新观念,开阔视野,冲破传统的思维方式和旧的习惯势力的影响,冲破传统的思维方式和旧的习惯势力的影响,发扬求真务实和开拓创新的精神,使档案由静态向动态信息转变,由封闭型向开放型转变,使档案信息资源在社会主义现代化建设中,最有效地发挥它的作用.

3.做好档案编研工作,是开发高校档案信息资源的重要途径

3.1 编研的方法

高校档案工作人员首先要熟悉库藏档案内容,掌握各部门、各类人员对档案信息需求的动态,灵活选择最佳编研专题,自行编纂出实用性、真实性、准确性强的编研成果.

其次,在当今高校档案部门普遍面临人员少、经费紧的情况下,可以走联合编研之路,发挥基层档案人员的积极性,与他们一起共同选题、共同研究、共同汇编,以保证编研成果的实用性.

3.2 编研的内容

各校可根据自己的实际情况,编制各种简便易查、切实可行的检索工具,如总目录、全引目录、分类目录、专题目录、文件字号索引等；编辑专题汇编,如本单位历年各项工作计划、总结汇编,本单位历年各种规章制度汇编等；摘编档案参考资源,如大事记、组织沿革、基础数字汇编、校史等等.

我校档案室除编制上述检索工具外,还编制了《全宗介绍》、《档案室指南》、《湖北中医学院历史沿革及现状》、《基础数字汇编》、《历届党政干部一览表》、《科技成果汇编》和《大事记》等.

4.档案管理信息网络建设,是开发高校档案信息资源的必然趋势

高新技术的发展促使高校档案管理必须走现代化管理的道路.除原有的档案阅览怎么写作、外借怎么写作、展览与陈列怎么写作,眼下仍需以纸质记录与传送信息为重要途径外,面对新型档案信息载体变革的形势,就得寻求新的怎么写作方式.如利用计算机进行编目著录和检索,使用者只须往计算机中输入介质,运用调出程序,即可在计算机上阅读、查找和利用档案材料,同时还可打印成纸质文件,既节时又方便,效率非常高.

我校档案室将我院行政、党群、教学、科研等档案的管理数据输入计算机,需要时,随时可在检索窗口通过正题名、文件编号、单位、密级、主题词进行查找,准确无误且速度快,为学院档案管理工作的现代化创造了良好条件；同时也为开展教学和科研活动提供了高效、质优的相关材料,在学校规范化建设中发挥了良好的作用.

5.结语

综上所述,开发高校档案信息资源,是新的历史时期对高校档案工作者提出的光荣而艰巨的任务,我们每一个高校档案工作者,一定要努力学习,不断提高自身的政治和业务素质,将适应社会发展需要的档案信息资源开发出来,为高校各项工作怎么写作.