如何加快档案管理工作的现代化进程

摘 要：档案管理工作是一项综合性工作,其涉及的知识与专业很多,流程较复杂,而且需要很多部门、人员之间相互配合,才能完成这项复杂的工作.现代化的档案管理工作,是社会发展的必然趋势,而且需要运用多种先进的科技技术,这样才能加快档案管理工作的进程.提高档案管理工作的工作效率,需要提高员工的素质与技能,还要加强其责任心,这样才能提高档案管理工作质量.运用计算机技术以及信息技术,可以有效的实现档案管理工作自动化,加快档案管理工作的现代化进程.

关 键 词 ：档案管理工作；现状；现代化进程

我国的科技技术在不断提高,而且在各个行业得到了广泛的应用,档案管理工作是我国一项重要的信息资料整理工作,其为社会的发展提供了基础保障.在现代化的信息时代中,必须利用先进的信息技术,有效的提高档案管理工作的质量的效率,这样才能适应社会的快速发展.利用计算机技术,档案管理工作可以逐步实现自动化,而且可以使档案资料的搜索更加方便,可以完善档案检索工具,是信息的筛选越来越快捷,从而加快档案管理工作的现代化进程.本文分析了档案管理工作的现状,并对如何加了档案管理工作的现代化进程提出了几点建议.

一、加快档案管理工作需要注意的问题

档案管理工作是对信息资料的收集与整理工作,这项工作可以提高档案的利用价值.档案管理工作可以加快社会的发展,可以为相关人员提供参考的资料与信息,从而实现了信息资料价值的最大化,当前社会在信息技术的影响下, 经济越来越发达,人们对档案管理工作也提出了更高的要求,而且在知识经济时代,对信息资源的需要也越来越大,所以,档案管理工作必须不断创新与改革,提高档案管理工作的质量,这样才能满足人们的需求.在信息时代的影响下,档案管理工作在引进了很多的先进的设备与技术,计算机在档案管理工作中发挥了重要的作用,不但提高了档案整理的速度,而且使档案的检索更加方便.在现代化的社会中,档案管理工作也出现了变革,档案信息的载体由纸制品转化为网络的形式,而且档案的分类更加详细,提高了档案整理的正确性.

档案管理工作需要采用先进的管理技术,还需要应用高科技的设备,只有有效的利用计算机技术、信息技术,才能加快档案管理工作的现代化进程.当今社会,信息技术越来越发达,是信息爆炸时代,在档案管理工作中引进高科技技术与设备,也是社会发展的必然趋势,只有采用先进的技术以及设备,才能落实档案管理的各项工作,才能将先进的工作的思路应用在实际工作中.计算机可以简化档案管理工作,可以完善档案的检索与分类工具,而且可以实现档案工作的自动化,不但节省了人力、财力,而且还提高了工作的效率与正确性,使档案的分类更加清晰明确,有助于提高档案的价值.

档案管理工作的快速发展离不开现代化的管理制度与方法,只有提高了管理水平,才能加强管理人员的素质与能力.将先进的信息技术引入档案工作是一项重要的管理方法,而通过相关的制度提高工作人员的怎么写作意识也是一项先进的管理方式,提高工作人员的素质,可以加强其责任心,可以提高其工作热情与怎么写作意识,可以使档案管理工作的开放性更强,有助于相关人员对档案资料的利用.工作人员素质与能力影响着档案管理工作的发展与进步,只有通过培训与教育,提高工作人员的专业知识与能力,才能加快档案工作的发展.档案管理人员也要通过不断的学习,提高管理水平,这样才能促进相关工作工作的有效进行.档案管理人员不但有具有专业的技术知识,还要提高素质与职业道德.只有这样,档案工作者才能将先进的科学技术方法、管理方法和专业技术人才有机的结合起来,从而在知识经济中推动档案事业的发展.

二、加快档案管理工作现代化进程的措施

1.分清轻重缓急,循序渐进

档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率.综合性档案馆在推进计算机管理的过程中应先根据各全宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况,对所有全宗进行排队将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理.这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率.

2.分级次著录,省时省力

在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录；对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录；而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录.这样处理不仅能将揭示档案的主题内容和特征而且也可以减少著录条目和录入条目既节约了时间、人力与财力又提高了效率.

3.分门别类,充分利用档案原基础

对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引；而对那些特殊形式的档案可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入然后用计算机统一给出分类号.这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节大大地提高著录速度.

4.要加强档案信息素质教育

加快建立档案信息网络.要注意加强档案主体意识和获取意识教育,利用档案信息守法意识,加强档案工作者的档案信息保密意识,传播意识和更新转换意识.提高运用现代化技术和设备,获取档案信息技术和设施武装档案信息网络,不断提高档案信息的效益功能.

5.要逐步实现档案工作的标准化

计算机技术的应用是档案工作技术现代化的中心,而电子计算机的高效率是以档案管理业务标准化为基础的,以为对于杂乱无章没有系统整理的档案,计算机是无法进行管理的,即使可以管理也会因运算程序的复杂化而使其效率大大降低,因此要适应知识经济发展要求加快档案现代化管理,就必须实现档案工作标准化.

三、结语

档案管理工作对加快社会的发展与进步有着重要的作用,这项工作需要在新时代科技不断发展的带领下,加快工作的现代化进程.当今社会对信息的利用率越来越高,属于信息爆炸时代,在这样的背景下,人们对档案管理工作提出了更高的要求,而且档案管理工作是对信息资料的收集与整理,其记载着社会发展的历程,可以为制定正确的社会发展战略提供丰富的参考资料,所以,档案管理工作只有不断的创新与改革,才能满足人们对档案资料的需求,才能适应社会的发展.