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一、人事档案的重要作用

人事档案具有真实性、原始性,是其它任何材料不可替代的信息依据、历史凭证和事实参考,有着极强的法律效力.对于个人来说,无论是工作调动、出国政审、职称评审、职务升迁、退休,还是 社会保险、工资待遇等,查阅人事档案以获取信息是必不可少的一个环节.人事档案是保障和兑现个人合法权益、取得社会和政治待遇的依据.对组织人事部门而言,人事档案记载反映了一个人的成长轨迹,在人事档案中就可查找到这个人在“德、能、勤、绩、廉”五个方面的相关印证信息,对考察了解干部和正确选人用人起着重要的参考作用.

二、人事档案涵盖的主要内容

根据 组织部《干部档案工作条例》的规定,人事档案的内容分为履历材料、自传材料、鉴定考核考察材料、学历和评聘专业技术职务材料、政治历史情况的审查材料、参加党团及 党派的材料、奖励材料、处分材料、工资材料、录用聘用材料、职务任免材料、出国材料、社会保险材料及其他可供组织上参考的材料,共分为10类14大项.

三、人事档案材料的来源

人事档案材料均产生于我们日常的工作和学习中.从其来源看,有个人形成的,也有组织上形成的;从其形成过程来看,有工作中由组织和个人自然形成的,也有组织上为了解个人情况而专门布置填写的.所以人事档案的形成是一个动态发展的过程,伴随着个人的成长,人事档案材料不断累加.

四、人事档案材料的收集与整理

人事档案材料的收集整理工作非常琐碎,需要档案管理者用耐心、细心和专心来开展工作,带着高度的责任感来完成.西部钻探钻井工程技术研究院始终非常重视档案工作,专门建立了人事档案材料收集归档机制,规定档案材料形成部门在材料形成之日起一个月内送交院档案室,档案室在接收档案材料后进行登记,并在一个月内将材料放入本人档案,一年内完成整理归档.

2009年,中组部颁布了新的《干部人事档案材料收集归档规定》,我们认真学习领会,按规定对从相关渠道收集到的档案材料进行鉴别,对属于归档范围内的、内容真实、文字清楚、手续完备的材料进行加工整理,然后分类、编排、装订.同时,为使档案管理紧随信息化进程,我们及时将档案信息录入中国石油人力资源管理系统,完善人事档案的电子信息,实现了人事档案系统化、信息化管理.

目前,我院370余份在职人事档案全部按中组部要求,使用机打目录,用中组部推荐卷夹进行装订,使卷宗达到了整齐、规范、美观、实用的目标要求.同时,按中国石油集团公司要求,档案目录信息全部录入中国石油人力资源管理系统,使档案目录的打印、档案的流转及档案的利用等业务得以通过系统平台进行操作.

五、人事档案材料的积累

人事档案内容的不断丰富与完善,一方面要依靠档案管理人员的默默付出、主动收集,同时,也需要员工个人的全力支持和积极配合.伴随着员工个人职业生涯的不断发展进步,会形成诸如继续教育、执业资格考试、科研成果、培训、进修、表彰奖励等材料,这些材料都应妥善保管并及时交至所属的人事部门归档,为个人的未来储备财富、积累凭证.当我们的档案积攒到一定程度、达到一定水平的时候,组织人事部门或许已然认定您为一个积极进取、德才兼备的可用之才,脱颖而出已是指日可待了.

六、人事档案的利用


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人事档案存在的目的在于利用.人事档案的查阅要履行必备的手续.我院规定:对因工作需要,确须查阅人事档案的,利用单位应派两名或以上 党员携带填写规范、经院分管领导批准并加盖组织人事部门公章的《查阅人事档案审批表》,到档案室查阅档案.查阅档案人员必须严格遵守保密制度和阅档规定,严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料,不得擅自拍摄、复制档案内容,不得泄漏或擅自向外公布档案内容.


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人事档案一般不外借.当个人确需查阅人事档案的,同样要严格履行查阅手续和制度,但个人不得查阅本人及直系亲属档案,我们可以将相关材料的复印件交由组织人事部门为其提供,或由组织人事部门在查阅了档案信息后为其出具相关的证明材料.

人事档案不仅主要供单位党委和组织人事部门借鉴使用,它对个人的作用也不可忽视.工作中,我们挖掘人事档案价值,积极利用档案保障职工正当权益.日前,在供暖补贴实行明补的核算工作中,单位多名员工反映工龄计算有错误导致暖补金额不对,我们为其调取了人事档案中原始的招工表等能够反映其参加工作信息的

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我们每个人都在以自己的实践活动谱写着自己的历史,同时将其转化为文字记录下来,档案管理人员要及时将相应的材料收集归档.我院一直本着对组织、对个人高度负责的态度科学管理人事档案,我们个人也要重视对自己成长过程中形成档案材料的积累补充,在适当的时候加以利用,让档案为自己“说话”,去争取更光明、更广阔的未来.

(作者单位:中国石油西部钻探钻井工程技术研究院)

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