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1 “包外”与“外包”现象

所谓“包外”现象,是指在对外的档案业务指导工作中全程包办(干)的现象.在档案业务指导工作中常有这样的情况:档案业务指导人员到被指导单位替他们整理档案,从分类到编目直到完全整理完毕.尤其是在村级建档工作中,这种现象更严重.有些村没有档案人员,只是开个会,通知村干部把各自保存的文件材料集中起来,由档案业务指导人员现场整理.还有的村工作场地都不安排,遇到这种情况,只有把收集起来的文件材料拉回到档案局分类、整理,直至打印好目录,装到档案盒内,然后通知他们拉走,并由档案业务指导人员再排列装入柜中.

所谓“外包”现象,是指在档案数字化工作中,将诸如目录输入、原文扫描等工作通过公开招标的方式对外承包的现象.也就是由于某种条件限制使档案部门自身无法完成档案数字化加工工作,只有对外承包,由中标方派人来本单位进行输入目录、原文扫描等,档案部门则只管监督检查.

2.两种现象的利与弊

“包外”的利:一是对一些档案工作不重视、无人管的单位,主动包办整理,整理出的档案便于查找,有可能赢得他们的肯定,促使其对档案工

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作逐步重视起来.二是帮助基层单位整理档案,速度快、质量高,便于迎接检查和提供利用.弊:一是导致基层档案员责任心不强和产生依赖性,难以提高其档案工作技能,并误认为整理档案是档案局的责任.二是易使档案部门与立档单位之间互相推诿,一些单位会认为:都是由档案局的业务指导人员整理的,日后查找不到与他们无关,使他们更有推诿说辞.


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“外包”的利:一是由档案数字化专业公司加工,加工的速度快、质量相对较高.二是可以在较短的时间内完成数字化加工工作,使档案人员能有更多时间和精力投入其他的档案业务工作中.弊:一是如果监管不严,容易对档案造成损毁、泄密以及质量差错.二是容易造成档案工作人员的依赖性,难以提高其档案信息化技能.

两种现象最大的弊是可能使档案工作与档案工作人员边缘化.“包外”其实很难提高立档单位的档案意识,对档案工作的促进也是有限的,而其负面效应可能会使档案工作更加被边缘化.“外包”则使档案工作人员失去了与现代信息技术亲密接触的机会,虽然档案工作人员直接参与“外包”的全程监督检查,但这与掌握和使用现代信息技术技能是两回事.如果不能掌握和使用其技能,而必须依赖于“外包”公司的话,那么,不仅档案工作人员将被边缘化,反过来还将影响档案工作,影响档案事业的健康发展.


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3.两种现象产生的原因

“包外”现象产生的原因:一方面是单位领导对档案工作重视不够,致使单位无固定的档案管理人员,更谈不上去配备档案工作所需软硬件设施;另一方面是档案部门为了评优创先,或者完成上级下达的目标任务,力求在很短时间内必须完成某项工作,就突击性地将业务指导工作(归档整理工作)全程包干.

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“外包”现象产生的原因:一方面是形势所迫,人员欠缺.随着档案信息化建设的发展,档案部门缺乏熟练掌握现代信息技术的人员尤显突出,不得不将档案的数字化加工工作外包;另一方面是馆藏量大,数字化加工工作量浩大,短时间难以完成.尤其是在档案馆测评升级中又有档案数字化的要求,为了早日升级,在时间紧、任务重的情况下,不得不将馆藏档案数字化工作外包.

“包外”与“外包”两种截然相反的现象同时出现在档案部门,还有深层次的原因:其一,不正确的政绩观.为快出政绩,“包外”与“外包”的确可以在短时间内取得成效,但这会损害档案事业的长远健康发展.其二,不管是“包外”还是“外包”,其实质都是档案部门故步自封不思进取的表现.面对现代信息社会,如果不改革而固守传统的做法,即使“包外”得再到位,也只会陷入不断“包外”的怪圈.“外包”其实质是主动地拒绝学习掌握现代信息技术,“外包”结果使档案人员难以与现代信息技术亲密接触,从而陷入不断“外包”的怪圈.

4.建议与对策

要解决“包外”与“外包”现象的弊端:一是要加强档案执法检查,通过档案执法检查,督促立档单位提高档案意识,提高其履行档案工作职责的自觉性.二是积极不断改进简化原有的档案整理方法、探索新的管理方法,使其既适应现代信息技术要求,又使立档单位档案人员容易掌握.三是加强对档案工作人员的培训,使其能熟练掌握和使用现代信息技术技能,提高其档案信息化素质.档案数字化是一项长期的任务,立足于自身能力的提高才是长久解决之道. (作者单位:新郑市档案局 来稿日期:2013-02-18)

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