公文写作知与会

公文写作必须要有好的立意、丰富的材料和完整的构思,注重语法、逻辑和修辞三者的关系,可以恰当地运用一些修辞手段,增强语言的鲜活性和生动性,这样的公文既不落俗套,又更具有感染力,其质量和效果会大大提高.

公文属于应用文的范畴,是我们在日常工作中广泛使用的一种文体,也是办公室工作人员应该掌握的基本功.了解掌握公文写作的一般规律和技巧,提高公文的写作水平,是对机关、社会团体、企事业单位工作人员的素质要求和岗位需要.

公文的语言与结构

所谓公文,简要说就是处理公务的文书,是公务所用之文.

对公文写作的要求,一要有实践基础；二要有文字功底.公文要多用书面语和文书用语,少用描绘性词语和口语,更不能用方言土语.其语言要求,一是表述明确,即符合实际、表达清楚.二是表意准确,既正确使用精确词语,不用模糊词语,意思表达准确、完整.三是语言平实,即说明要浅显,议论要得当,要言之有物、言之有理、通俗易懂,力戒说大话、空话.四是用语得体,即按行文性质掌握好分寸,如上行文,语气要委婉,措词要平和,恰当使用敬语、谦语；平行文要注意礼貌用语,多用商洽性语言；下行文,应要求明确,语气坚决.五是用词庄重,即语言要端庄、郑重、严肃、认真,不带有个人情绪和感彩,要据事说理、简明有力、客观说明、简要有序.

安排公文的结构,是指对公文所要阐述内容的先后顺序和层次关系进行谋划与安排.要以公文的主旨为核心,可按时间的推移、事物的发展过程进行阐述；也可按事物的层次递进关系阐述.如何划分段落层次,要看怎样对充分、清晰地表达主旨最为有利,要根据主旨表达的需要进行考虑.

公文的写作要领

通知——通知属于下行文,分为指示性通知、周知性通知、事务性（任免、转发）通知和会议通知等.一般通知的写法包括缘由和具体内容（分条列项）两部分.拟写会议通知时,要写明召开会议的单位、会议名称和时间、地点、内容（议题）、参加会议的人员范围和人数、报到时间和食宿安排、有关注意事项以及联系人和等,必要时需附“会议回执”.通知的标题一般是：《关于××××××的通知》.

请示——请示属于上行文,一般由缘由、事项、结尾三部分组成.首先要写明请示事项的原因、背景、理由和依据,特别要写清楚请示事项的重要性、必要性,以引起上级单位的重视.其次要写明请求上级单位给予指示或批准的具体事项,要提出自己对解决问题的态度和意见,便于上级单位作出准确的判断和答复.最后是写好结束语,常用的有“妥否,请示”“以上当否,请审批”或“特此请示,请批复”等.请示的标题一般是：《关于××××××（事由）有关问题的请示》.

函——函属于平行文,一般分为发函与复函,其写法上略有不同.发函主要用于与有关单位商洽公务,向有关单位询问和请求批准事项等.开头部分要写明原因和目的；主体部分要写清具体事项和内容；结尾提出希望和请求,用语要得体.发函的标题一般是：《关于×××的函》.复函主要用于针对来函作出回复,开头部分要引述来函,然后用“经研究,现复函如下”过渡到下文；主体部分针对来函所涉及事项,逐一作出明确回复；结尾可用“此复”“特此函复”等作结束语.复函的标题一般是：《关于××××××的复函》.

报告——报告属于上行文,分为汇报工作报告、反映情况报告和调研报告等.标题一般可写为：《××××××（单位）关于××××××工作情况的报告》《关于××××××的调研报告》等.

汇报工作报告：这是下级向上级汇报工作情况时拟写的公文,其基本写法是：首先简要写明汇报缘由和目的；其次是工作的基本情况、主要成绩、存在的问题以及经验体会和教训；最后是阐述下一步工作的思路和采取的相应措施.

反映情况报告：这是下级面对工作中出现的新情况、新问题以及其他需要向上级反映的情况而拟写的公文,基本写法是以陈述情况为主,首先要交代清楚时间、地点,提出问题或讲明情况；其次是叙述事件的发展过程,论述其性质及当时的态势；第三是分析存在的问题,提出处理意见和拟采取的措施等.

调研报告：这是就某一个问题或某一方面的情况进行调查研究、综合分析后形成的书面材料.调研报告在实际工作中是经常使用的文书之一.调研报告的结构一般分为导语、调研情况和事实、结论及建议三部分.撰写调研报告一要内容真实、全面准确；二要着眼全局、把握规律；三要结构严谨、条理清晰；四要用词准确、文风朴实.

会议纪要——会议纪要一般由首部、正文、尾部三部分组成.其各部分的写作要求如下：

首部：这部分的主要项目是标题.会议纪要的标题通常是由会议名称和文种构成,如《×××公司××××××会议纪要》.

正文：会议纪要正文结构由前言、主体两部分组成.前言主要概括和交代会议的名称、时间、地点、主持人、主要议程、参加人员及会议主要成果等.主体是会议纪要的核心内容,主要记载会议研究的问题、决定的事项、提出的要求、采取的措施等.

尾部：包括署名和成文时间两项内容.

总结——总结属于常用文书,是单位或个人对过去一个时期内的工作和其他情况作出系统的回顾归纳、分析评价,从中得出规律性认识并指导今后工作.

标题：一般由单位名称、时限、内容、文种名称构成,例：《×××企业×××年工作总结》；也可采用正副标题,如正标题揭示观点或概括内容,副标题标明单位、时限、性质和总结种类,例：《站在新的起点 谋划未来发展——×××企业×××年工作总结》.

正文：一般分为前言、主体和结尾三部分.前言一般介绍工作背景、基本概况等,也可交待总结主旨并作出基本评价.开头要力求简洁、开宗明义.主体应包括主要工作内容、成绩及评价、经验和体会、问题或教训等.这些内容是总结的核心部分,可按纵式或横式结构形式撰写.所谓纵式结构,即按主体内容纵向所做的工作、方法、成绩、经验、教训等逐层展开.所谓横式结构即按材料的逻辑关系将其分成若干部分,标序加题,逐一写来.结尾作为结束语可以归纳呼应主题、指出努力方向、提出改进意见或表示决心信心等作结束,要求简短精练. 写作公文易出的问题

主旨不明.所谓主旨不明就是公文表达的核心意思不清楚、不明确,主要目的含糊不清.

层次不清.如：在一个请示件中,在前面反映“基本情况”中已含有需要解决某些问题的建议,但在后面却又提出了“有关建议”,造成前后层次不清,应把“情况反映”和“有关建议”分开写就更清楚和明白了.

逻辑混乱.如：在一份工作简报中有这样一句话：“我公司于×月×日召开工作总结大会,董事长和其他公司的领导出席了会议”.这种表达容易误解为另行邀请了其他公司的领导出席了会议,应将“其他”移至“公司的”之后才符合逻辑.

前后矛盾.如：有一封公文函中这样写道：“我公司严格遵守与贵行签订的协议,已基本归还了所欠贵行的2亿元贷款本息.由于‥‥‥我公司已无力筹集资金按计划偿还贷款,特商请贵行延期‥‥‥”这段表述显然前后矛盾,前边已经表述了已基本归还贷款,后边却又讲到无力偿还贷款,造成前后矛盾.

表述重复.在上报集团的一份材料中,其中有一份是这样表述的：“驻京机构党委书记主持党委中心组学习会‥‥‥驻京机构党委书记、纪委书记以及在京企业党组织负责人参加了学习.”党委书记既然主持了会议,就不应再重复说他又参加了学习,这是多此一举、画蛇添足.

概念不清.如××领导召开部门负责人会议,“对强化内功、开展岗位练兵等工作进行了部署‥‥‥,”这里的“部署”显然不恰当,应为“布置”.又如“我们要继续努力,不断完善和健全各项制度.”在这句话中,“完善”和“健全”应该调换一下才准确,健全是数的概念,是基础性工作,完善是质的提升,是整体性提高.对词语的概念不清,就容易造成在公文中的使用不当.

用词不当.在一些发文中,有的标题中的介词使用不当,如在《××××××集团公司关于对××××××问题的情况通报》中,“关于”和“对”这两个介词连续使用,造成意思重叠、显得累赘.正确的写法应该将“对”删掉,这样既准确、又简练.

随着时代的进步和形势的发展,公文写作也需要不断改进和创新,写出新意.值得注意的是,有相当一些人认为公文写作只要掌握格式和表达方法就可以万事大吉了,他们在写作时只追求规范的文体格式和约定俗成的表达方式,而忽略深入实际调查研究,其写出的公文脱离实际、千篇一律、体式老套、结构单一、套话连篇、毫无新意,这样的公文其价值势必会大打折扣.

公文写作必须要有好的立意、丰富的材料和完整的构思,注重语法、逻辑和修辞三者的关系,可以恰当地运用一些修辞手段,使公文作品于平实中见文采,增强语言的鲜活性和生动性,这样的公文既不落俗套,又更具有感染力,其质量和效果会大大提高.