信息化在档案管理中的应用

摘 要： 随着业务的快速发展,纸制档案越来越多,其占用库房多,管理困难,并且不利于档案的利用,因此档案信息化建设迫在眉睫.本文主要对船级社档案信息化建设提出一些建议,希望能对相关单位的档案管理和信息化建设有所帮助.

关 键 词 ：档案；管理；信息化；建设

中图分类号：X921 文献标识码：A

1.前言

档案是一个单位在各项工作中,形成的具有保留价值的各种形式和载体的历史记录,是领导决策的依据之一,也是经验总结、分析创新和科学研究的可靠基础资料.对从事技术研究的单位而言,档案管理工作尤为重要.中国船级社（简称：CCS）是国家的船舶技术检验机构,中国唯一从事船舶入级检验业务的专业机构,是中国船舶检验的主力军,在国内外设有逾60家检验网点,形成了覆盖全球的怎么写作网络.随着CCS船舶检验业务的蓬勃发展,档案作为船检业务信息、历史记录的重要载体,其数量也日益庞大.如何紧跟CCS业务发展的需要,对总部和各分支机构的档案进行有效管理和利用,大力推进CCS的档案信息化建设的重要性和紧迫性也逐步凸显出来.本文对档案信息化建设提出一些建议,仅供参考.

2.CCS档案信息化建设主要内容

根据CCS组织结构及船舶检验业务的特点,当前CCS档案信息化建设需要从四个方面入手去做工作.

1）加强档案管理平台建设,推进怎么写作机制创新,促进档案信息资源的公开、共享和再利用,全面提升档案信息资源开发利用水平和能力；

2）推动数字档案资源的建设,全面整合不同种类的档案资源；

3）推进档案信息化标准规范建设,避免形成信息孤岛现象；

4）以档案信息化人才队伍为依托,加快优化档案信息资源开发利用工作的保障环境,建立长效发展的机制.

其中,档案管理系统建设是条件,标准、系统规范建设是手段,信息资源是核心,保障体系建设是保障,信息利用是目的,各项建设内容相辅相成,不可或缺.CCS档案信息化建设关联图,见图1.

3.推进档案管理系统建设

档案管理系统建设是以档案行业标准和CCS船舶检验业务的特点为开发依据,实现对船检业务档案信息的可视化管理,具有一定的灵活性和可扩充性；要有合理的编目功能,有较高的数据管理和检索性能；具有安全保密功能,以满足档案信息的安全性和可靠性；同时,还要注重数据的相对独立性和可迁移性；

4.推进档案信息化标准规范建设

由于缺乏统一标准和规范,制约了信息交流的程度和范围,直接影响了档案信息化建设的步伐.所以相关标准体系的建设尤其重要,迫切性尤为突出.

档案信息化的标准体系,应当包括覆盖文件和档案管理的完整流程,通过加强顶层设计,对业务流程、生命周期、信息技术和资源描述等多重视角把握档案信息化建设标准,做到框架合理、体系完整,能够覆盖电子文件和档案管理的全过程.

5.推进数字档案资源建设

数字档案是现代信息技术有机结合的产物,是新型文件和档案管理信息化的必然结果.与传统档案馆相比,数字档案馆具有信息多媒体化、管理计算机化、信息传输网络化和存贮多载体化等一系列特点.数字技术的应用完善并发展了档案的职能,妥善解决了各种档案原件保护与利用的矛盾,使珍贵的档案原件能够保存得更加长久；数字档案检索系统方便、快捷,不仅极大地满足了利用要求,而且利用者可以不受时间、地点的局限,随时随地实现档案的异地查找.利用网络的交互方式,数字档案能够向利用者提供更加专业、更具特色的档案咨询怎么写作,改变了档案信息“孤岛”的形象,改善了档案怎么写作的落后面貌.数字档案为档案工作创造了前所未有的有利条件,将从根本上提高档案怎么写作质量,大大强化档案的信息需求.

数字档案资源建设是CCS档案信息化建设的基础,有序推进传统载体档案的数字化进程,充分利用信息化手段,对档案资源进行数字化加工和数据资源整合,推进电子文件中心和数字档案建设.

6.档案信息化保障体系建设

档案信息化保障体系建设主要包括以下三个方面内容：

1）档案信息化建设规划

规划不仅需要满足当前应用需求,更要具有针对未来发展的前瞻性部署思维.

2）档案信息化人才队伍建设

人才是档案信息建设的关键,档案信息化建设要 树立大人才观,针对在具体管理中对人才的评价标准,立足于“人人皆才”、“人人皆可才”的观念,在具体的人才建设中树立整体观念和动态观念,这样人才资源 才不至于成为无源之水,人才管理才可能取得人尽其才、才尽其用的效果.其次是通过各种渠道,加快加强档案信息人才的培养工作.

3）档案信息化建设的怎么写作体系

规范CCS业务相关的电子文件归档、管理、接收工作,完善和健全电子档案管理的相关规章制度.重视风险管理,注重档案信息安全保障,包括档案信息系统安全和档案信息内容安全.

7.小结

从上述分析不难看出,CCS档案信息化建设任重而道远,上述内容的信息化建设是档案管理和利用的重点工程,必须有序推进,只有这样,才能和CCS船检事业进步的需求保持同步发展.