信息系统工程监理档案的构成管理原则

信息监理的范围及主要内容

信息系统工程监理(简称信息监理)是指在政府工商管理部门注册的且具有信息系统工程监理资质的单位,受建设单位委托,依据国家有关法律法规、技术标准和信息系统工程监理合同,对信息系统工程项目实施的监督管理.根据信息部《关于发布<信息系统工程监理暂行规定)的通知》,规定信息监理的范围主要包括以下信息系统工程：(一)国家级、省部级、地市级的信息系统工程；(二)使用国家政策性银行或者国有商业银行贷款,规定需要实施监理的信息系统工程；(三)使用国家财政性资金的信息系统工程；(四)涉及国家安全、生产安全的信息系统工程；(五)国家法律、法规规定应当实施监理的其他信息系统工程.

目前,信息监理的主要内容可概括为“四控、三管、一协调”,即：质量控制、进度控制、投资控制、变更控制；合同管理、信息管理、安全管理和关系协调.具体内容包括：协助业主编写招标文件、评标标准、进行评标及合同谈判；审查承建单位选择的分包单位；审核承建单位提出的材料和设备清单及其所列的规格和质量；审查承建单位提出的项目组织实施方案、施工技术方案、进度计划、质量保证计划和资金分解计划,提出修改意见；督促、检查承建单位严格执行工程承包合同和工程技术标准；检查工程进度和施工质量,验收分部分项工程,签署工程付款凭证；检查项目建设的变更情况,审核变更报批手续；调解业主和承建单位之间的争端；督促整理合同文件和工程档案；提交竣工验收报告；审查竣工决算与竣工资料.

信息监理档案的构成

从监理的角度来分类可将信息监理档案分为以下四大类,即：监理总控类、监理实施类、监理回复类、监理内部类.

监理总控类档案,是指在正式实施监理工作前所形成的纲领性、指导性、规划性文档.其他文档都是从总控文档派生出来的或者说总控类文档是其他类的上层文档.主要包括集成合同及附件、监理单位案、监理合同、监理任务书、监理说明书、监理规划、监理实施细则、监理总结报告、施工技术方案、总体方案以及有关规定、办法、规程等文件.

监理实施类档案,是指信息监理方在开展信息系统监理活动中所形成的工程作业记录.主要包括监理咨询报告、招标计划、合同变更指令、计划变更表、变更申请表、进度监理总计划、网络进度计划、月施工进度计划表、进度实施情况表、监理工程项目完成工程量汇总表、工程暂停令、开工令、复工令、返工令、施工进度的记录和统计、施工进度纠偏监理记录、质量监理保证计划、质量监理阶段报表、质量事故报告、抽查复查记录、质量等级评定报告、质量跟踪反馈单、投资监理计划、项目总状况报告表、项目投资完成情况报表、计量结单、索赔单、工程造价分析报告、沟通记录表、监理日报、监理周报、监理月报、专题监理报告、监理会议纪要、监理通知单、专题监理报告、初验报告、验收报告、总结报告、验收鉴定书及其他监理实施文件.

监理回复类档案,是指监理单位在收到承建单位或者建设单位和工程文档时,由监理单位负责回复或批复意见的文件.主要包括招标文件评价记录、投标文件评价记录、开标过程确认表、工程合同评审表、工程技术文档审核表、质量保证资料检查记录、工程开工报审表、工程延期申请表、费用索赔申请表、分包单位资格申请表、软件开发文档审核表、工程设计方案审核表、设备开箱检验报告、项目付款阶段验收报告、工程款支付申请表、工程款支付建议书、索赔处理意见、项目各阶段培训检查记录、报验申请表、提交资料回复单及其他监理意见文件.

监理内部类档案是指监理单位为开展工程在监理单位内部发行的各种文件.主要包括内部决议文档、内部控制文档、监理日志、监理总结报告、监理大事记及其他内部文件.

信息监理档案的管理原则

1．坚持领导重视、全员参与、专人负责、全过程、全方位管理的“三全一专”原则.为了进一步提高信息监理工作水平,促进信息监理工程的程序化、规范化、科学化,监理单位应该要求各部门认真做好监理档案的管理工作,实行总监负责制,派专人管理,制定专门管理办法.

2．信息监理档案是整个信息系统工程档案的一个部分,它与系统项目业主档案、承建单位档案共同构成一个完整工程项目档案整体.信息监理档案的管理必须从工程项目整体出发,制定统一的文档编制策略.信息监理档案应与信息系统工程形象进度同步建立,按类别及时整理归档,要求真实齐全、纸张统一,编有检索目录,便于各方查询利用.

3．监理档案的收集要及时、准确、完整、全面.监理人员每天不管工地现场的工作多忙,当天的监理日记,应该当天完成,监理公司定期和不定期地到施工地进行检查,督促监理人员按照规定和要求及时做好监理档案,为信息系统工程留下真实可靠的档案资料.

4．全面推广计算机辅助管理,建立信息监理档案管理系统,实现监理信息处理规范化,提高监理工作效率和管理水平.项目竣工后,按照有关法律法规及合同要求,及时将规定移交的监理档案移交给业主,确保信息化项目档案的完整性,提高信息化项目的可管理性和可维护性.