建设工程特殊载体档案的收集与整理

摘 要 ：随着现代科学技术的快速发展与工程建设管理手段的改进,工程建设档案大家庭中出现了一些新的载体,主要有电子档案、声像档案与实物档案.这些档案有着与众不同的利用价值,其收集范围与整理方法也具有特殊性.

关 键 词 ：工程档案；特殊载体

1.前言

目前,工程建设单位比较注重纸质档案的收集,大都有一套比较完善的制度,收集得比较齐全,整理得也比较规范.伴随现代科学技术的快速发展与工程建设管理手段的改进,工程建设档案大家庭中出现了一些新的成员,主要有电子档案、声像档案与实物档案.这些档案以各自特殊的形式,从特定角度记录工程建设实况,有着与众不同的利用价值.可惜的是,对这些特殊载体的档案,人们还没有引起足够的重视,其形成与积累没有制度保障,已经自发形成的也大都没有接收进档案部门统一管理,处于自生自灭状态.在大力加强档案资源建设的今天,我们应当尽快改变这种状况.

2.建设工程电子档案

建设工程电子档案是指在工程建设中工程规划、设计、建设和管理活动中形成的,经过鉴定具有保存和利用价值的电子文件,以及这些文件运行所需的系统软件、支持软件和应用软件.

计算机与网络在建设领域的推广、普及,使得建设工程电子文件的种类与数量越来越多.就一般建筑安装工程来说,建设单位应当收集的电子文件主要有：

a．工程准备阶段文件.包括项目可行性报告、项目申请及批复、计划任务书、建设用地申请及批复、建设用地规划许可证及附件、城镇国有土地批复、国有土地使用权出让合同、国有土地使用证、开发建设履约保证书、建筑拆迁文件、工程地质勘察报告、水文地质勘察报告、地震调查、地形测量和拨地测量成果报告、环境影响报告及批复等,工程招投标文件、工程承发包合同、工程放线验线图、建设工程施工许可证、投资许可证、工程质量监督手续、有关专业主管部门审批文件等.

b．工程设计文件.包括设计任务书、建筑设计方案及专家评审意见、CAD设计文件、设计方案审查意见、设计方案审批意见书、扩初设计、投资概算及专家评审意见、防火审核意见书、初步设计审批意见书、施工图设计及设计审核意见书等.

c．工程施工文件.包括施工现场布置、机械设备、材料计划、技术交底、开工报告、施工日记、监理日记、分部分项施工及验收记录、例会(会议)记录、重大设备及材料合同、材质报告、实验资料、工期进度、形象进度报告、晴雨表等.

e．竣工验收文件.包括工程概况表、消防验收意见书、防雷检测资料、环保检测资料、工程竣工总结、竣工验收报告、工程档案验收结论、工程质量竣工验收记录、工程质量保修书等.

f．竣工图.包括总平面布置图,综合管网图,建筑、结构、给排水、采暖通风、空调、消防、电照、电梯、燃气、装饰装修等各专业竣工图.

对于建设单位来说,上述电子文件有的是本单位形成的,有的是从勘察、设计、监理、施工单位收集来的,有的是有关主管部门下达的.为了保证电子文件的完整性,对其它单位提交与批复的文件,建设单位要及时索取相应的电子文件,实在无法收集电子文件时,建设单位应当将这些纸质文件进行扫描,以保证电子档案的成套性与系统性.

为确保电子档案的完整齐全,建设工程电子档案的验收要纳入工程竣工档案预验收的范围.各建设单位在向城建档案馆报送建设工程纸质竣工档案时,应同时移交电子档案.而且移交归档的电子档案应与纸质档案在内容上及相关说明上保持一致,并相互标识.建设单位对工程电子档案应制作4套,其中本单位保存两套,移交当地城建档案馆两套.在本单位与城建档案馆保存的工程电子档案,一套封存保管,一套查阅利用.特殊需要的,应多制作一二套,实行异地保存.

各设计、施工、监理单位都应当明确本单位工程电子档案的归档范围.设计单位在向建设单位提交建筑工程方案设计、扩初设计、及施工图设计成果时,均需提交相应的电子文件.

对于施工单位来说,在施工组织与实施中形成的电子文件,目前应归档的主要有：

a．工程施工总体设计与年度计划；

b．月度形象进度安排；

c．工程实际进度描述与工程量统计；

d．工程质量检测与分析报告等.

施工单位保护好这些电子文件,对于保证施工连续性,总结施工管理经验,提高工作效率,考核各部门业绩都具有重要作用.

建设单位以及设计、施工、监理单位档案管理机构对各部门电子文件的形成积累、整理归档要进行监督指导,要将电子文件的形成与归档列入有关部门与人员的岗位职责.在接收电子档案时,要认真进行鉴定、验收,重点考查以下方面：

a．应归档的电子文件是否齐全,质量是否符合要求；

b．电子档案载体是否适宜永久或长期保存,是否有病毒；

c．相应的软件是否齐备,借助这些软件能否准确读出电子文件.

3.建设工程声像档案

现在要求所有建设工程项目都要形成照片档案,有的项目还要求形成录像档案,这些项目主要有：7层以上建筑、总建筑面积1万m2以上的项目、3万m2以上的住宅小区、重点人防设施、城市主干道、多孔100m或单孔40m以上桥梁、水利防洪设施等.

照相与录像主要是用来记录工程形象面貌和一些特殊场景与活动.前些年声像设备昂贵、技术不易掌握,人们感到为工程拍摄照片与录像很不方便.近年来,数码摄像技术日趋成熟,它操作简便、成像快速、成本低廉,而且照片与录像资料易于保存,使得建设工程拍照与摄像不再成为难题.

建设工程声像档案,是对工程建设过程与面貌的形象记录,必须紧紧跟踪工程进展,在不同阶段及时做好形成与积累工作.

a．开工前需要拍摄的声像资料有：原址重要建筑物、植被、自然村落、厂区、街区及周边状况原貌；原址及附近纪念碑、塔、亭等文物及古建筑；拆迁实况.

b．基础工程要形成的声像资料有：基础异常情况技术处理,土壤岩样分析过程；特殊施工的技术工艺现场；建筑物位移、沉降、变形及处理过程.

c．主体工程要形成的声像资料有：主体设计模型；钢筋结构、管线等主要隐蔽工程施工情况；砌体、砼灌注、屋面施工；主体结构布局、大型构件安装过程：防水、保温、防腐工程的工艺现场；采用新材料、新技术、新工艺等施工情况；质量事故及处理.

d．其它重要情况有：工程总体规划、设计方案图；开工、竣工仪式；施工建设中的重要活动、重大事件：工程质量检查验收情况；竣工验收情况；工程竣工后的整体外观与立面.

其中,开工前原貌、基础处理、隐蔽工程、砼灌注、屋面施工、质量事故处理、竣工后新貌为必须形成的声像档案资料,建设单位、施工单位、档案管理机构都要收集归档.

声像档案资料的归档要求：总的说来,移 交归档的声像档案资料,要能真实全面地反映工程面貌和建设情况,必备内容应当齐全；整理符合有关规范.

具体说来,照片档案归档的数量视工程项目而定,一般不少于30张.其质量要求主要有：

a．照片应当主题明确,画面清晰完整,色彩还原准确,被摄主体不能有明显失真变形现象；

b．照片应一律洗印成5时至7时的彩色照片.底片也要――并归档,要求底版无磨损、无污染；

c．数码照片应当尽量使用不低于400万像素的数码相机拍摄.

照片档案的整理：每张照片都要标注说明,而且说明的内容要准确无误.照片说明的内容有7项：即题名；照片号；底片号；参见号；时间；摄影者；文字说明.其中题名应简明概括、准确反映照片的基本内容,影像中人物、时间、地点、事由等要素尽可能齐全.参见号是指与本张照片有密切联系的其他载体档案的档号.文字说明应综合运用事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素,概括揭示照片影像所反映的全部信息,或仅对题名未及内容作出补充说明.其他需要说明的事项亦可在此栏表述,例如不是本单位拍摄的,应注明照片版权、来源等.

现在的数码照片,可以在计算机上进行修改.但作为档案保存的数码照片,原则上不要对照片本身进行处理,照片上的原数据,不仅是拍摄时间与光线条件的记录,还可以起到原始凭证作用.

建设工程录像资料片长一般要求不少于30分钟,并要配有相应的文字说明.具体要求：

a．录像档案资料应当使用DV摄像机或比DV摄像机拍摄效果更好的机器拍摄；

b．录像档案资料应当主题明确,图像稳定,画面清晰,色彩真实；

c．录像带应当材质完好,没有变形、断裂、发霉及磁粉脱落现象.

建设单位、施工单位应当重视摄影、录像资料的形成和收集工作,要指定专人负责,工程建设重要阶段、重大事件、事故,必须要有完整的声像材料归档.城建档案部门要经常深入工地检查、督促和指导声像档案的形成和收集工作.建设、施工单位人力、技术力量不足的,也可委托城建档案馆负责工程摄影与录像.

对照片与录像资料的整理与保护,是一种新技术,有一些特殊要求.特别要注意以下几点：一是科学分类.建设工程声像档案资料较多的,可自成一类,其下分设录音、照片、录像等属类；二是选择存储载体.照片与录像资料占据空间大,要求有大容量的存贮介质与数字压缩技术,要选择优质光盘存储声像资料.档案室在收集这些数据资料的同时,一定要收集相关的程序文件,以保证对声音、图像的还原,满足各方面利用的需要.

4.建设工程实物档案

实物档案是一个泛指概念,它主要区别于纸质档案、磁性载体档案(照片、录音、录像).实物档案这一名词的提出,可以唤起各单位重视这类档案的收集.当前许多单位实物档案散存现象比较严重,有的往墙上一挂,有的往橱柜或抽屉里一塞,时间一长,便虫蛀或发霉；到打扫卫生时,索性当垃圾扔掉.这种人为的损失和破坏,严重影响和危害了档案的完整与安全.

工程建设中要收集的实物档案,常见的主要有以下几类：

a．地质科研中采集的实物样品.

b．工程建设中的设计模型.

c．建设工程所获荣誉奖励,如奖杯、奖牌、奖章、锦旗.荣誉证书严格意义上不属于实物档案,还应归人纸质档案的范畴.

为妥善保管,防止流失,建设工程实物档案同样要做好分类、编号,建立台帐.

实物档案还应当拍成照片,这既是对实物档案采取一种特殊形式的备份,也方便利用,保护原件.