高校科研档案现状统计与管理

摘 要 以浙江农林大学科研档案为例,分析科研项目档案的建立及对学校发展的贡献,并提出了科研档案工作的几点建议,为高校科研档案工作提供借鉴.

关 键 词 高校；科研档案；现状；管理对策

中图分类号 G271 文献标识码 A 文章编号 1007-5739（2013）03-0334-02

高校科研档案是科技工作者知识的积累和成果的结晶,它建设的好与坏在很大程度上反映了科研工作成效的一个方面,为此以浙江农林大学为例,统计分析学校科研档案的现状,以期达到更好的保管、利用,为广大教师和职能部门怎么写作,从而为高校的科研档案工作提供借鉴.

1.科研档案的现状

浙江农林大学自2002年起逐步建立起科研项目档案,截至2011年6月,共归档各类纸质项目档案960余卷及电子数据库4 300余卷.主要以省部级以上项目每项1卷,各主要厅局级项目每项1卷,其余按年分别以立项、结题分卷建立,同时单立了科研成果卷、专利授权卷、软件著作权及科研经费到账文件等一些重要的科研依据.每卷中都分别由项目论证、立项申报书、立项批准书、中期检查、各年度进展、验收报告等全套结题材料、审计报告、结题（验收）证书等组成.同时建立的科研数据档案,包括科研项目库、论文库、著作库、专利及软件著作权库及科研成果库[1].

通过建立科研项目档案,逐步规范了科研项目的管理工作,使科研工作向规范、科学、程序化更迈进了一步,为学校在职称评审、硕士点申报、学科评审、升格大学等方面都起到了重要的作用,为学校在这些方面获得成功奠定了基础.

2.科研档案的利用情况

2.1 利用率

通过建立科研项目档案,使学校的科研项目管理工作进一步受到教师的重视,教师对科研档案的管理意识也逐步增强,科研档案的查阅量也逐年提高,提高了科研档案的利用率.从表1可以看出,每年查阅各类项目档案的人数平均约543卷,利用率还是较大的,从2005—2010年,年利用率逐年增加（含电子数据）,档案管理工作量巨大,成效显著.因此,设立专职管理人员,建立科研项目档案是十分必要和非常可行的.

2.2 利用途径

从表2可以看出,学校很多工作都与科研项目档案有关,尤其在涉及广大教师切身利益的职称评审、科技成果奖申报、学科点、博士学位点和硕士学位点的申报、教育部的教学评估及升格大学等标志性成果方面发挥了重要作用.科研项目档案管理工作对学校的科技工作起着举足轻重的作用,它见证着学校各年度科学研究的总体情况及发展现状,展示科学研究的丰硕成果.从一个方面反映出学校科研工作的水平.

2.3 利用主体

从表3可以看出,按学院分类,项目多的学院查阅量也大,林业与生物技术学院是学校的主干学院,科研项目最多,因此查阅量也最大；农学院由于成立较晚,查阅量较少；工程学院具有国家工程中心,科研力量较强,查阅量也较大；学校本身是以农林为主的大学,农林类项目较多,与农林相关的学院查阅量较大,总体占到了47.3%.但近几年文科类项目也在大量增加,同比增加速度也较快.通过项目的查阅也可以反映各学院科研活动的一个方面,同时也说明由于二级学院没有科研项目档案,也增加了很多工作量,如果给二级学院建立起科研电子档案数据库,也可方便学院教师及管理人员查阅,提高工作效率.

3.科研档案管理存在的问题

科研档案经过10年的组织和建立,已初具规模,为学校的发展和建设提供了卓有成效的贡献,但是目前的科研档案还存在很多问题[2-3],如科研档案管理工作的规章制度有待进一步更新和完善,原始数据收集的不够全面,教师存档意识不够强,有些教师还存在着放在自己手里方便的想法和做法等,这些都有待于在工作中改进和提高,为科研档案工作做贡献.

4.建议

4.1 发展电子档案

随着科学技术的飞速发展,科研档案越来越受到重视和广泛利用,但无数次的查阅,造成档案的损坏与流失严重,因此制作电子科研档案越来越被人们所接受,这样既不损坏纸质档案,也不会造成档案流失.科研档案有它自身的特性,需要保密,大部分科研档案都需长期或永久保存,因此更应该保护好纸质档案,把教师经常需要利用的部分科研档案,如立项通知书、合同书（计划任务书）的部分、结题报告的部分等进行电子扫描,存于计算机中,这样同时可以防止一些不必要的科研档案泄密,减少由此引发的学术剽窃,更好地保护项目负责人的权益,从而方便查阅.

4.2 建立二级科研档案系统

学校实行二级管理后,把厅局以下项目档案划归学院管理,鼓励各二级学院自己建立科研档案系统,方便本学院教师查阅,为评职称、评奖、各种考评及各类检查等所需要佐证材料提供便利,减轻学校科技部门的压力,使之用更多时间和精力进行分析研究,做好科研工作,为广大教师怎么写作.

4.3 扩展和延伸科研档案工作

随着“十二五”的到来,对科研档案工作也提出了更高的要求,目前学校的科研档案只局限于查阅、复印、提供佐证等初级阶段,更多的开发利用科研档案工作尚未开展,学校应该配备专职的科研档案管理员,定期提供从科研档案中获取的科研信息,为领导及教师怎么写作,为其决策提供一定依据.

4.4 做好科研档案管理者

一名好的科研档案管理人员,不仅应管理好教师上交的科研档案,还应该为教师提供更高级的怎么写作,充分利用科研档案,编辑科研档案信息,提醒教师能够报奖、申请专利、成果转化的档案等[4].有条件的管理人员,还可以定期与学校科研工作较强的教师建立联系,帮助他们总结分析,促进他们把科研工作做得更好.提醒科研工作者保护好自己的知识产权,为教师做好科研后勤工作.

5.参考文献

[1] 佟春杰.辽宁省科技计划项目档案管理现状分析[J].科技档案,2009（1）：3-5.

[2] 谢小红.著作权作品合理使用的限制与高校科研档案的利用[J].兰台世界,2011（9）：46-47.

[3] 胡志富,王雅琴.高校科研档案集成管理研究[J].浙江档案,2011（9）：38-39.

[4] 潘世萍,侯希闻.科技计划项目管理体制发展及创新研究[J].中国档案,2011（11）：50-51.