电子邮件在商务活动中的应用

电子邮件是一种方便快捷的通信方式.它比信件快,而同时又比方便.你也可能习惯于在电子邮件中用非常不正式的语言与朋友交流.本文中你将了解到在专业文本中电子邮件的格式和语言.

什么时候发电子邮件

人们时刻都想使用电子邮件,是因为它非常方便.在以下情况下适合使用电子邮件：1、当你提一个比较简单的要求时：2、当你传输一些比较简单的信息时：3、当你想给信息接收者时间在做出反应前进行思考时.

在下列情况下不适合使用电子邮件：1、当要求或信息比较复杂或敏感时(最好使用)：2、你需要与对方进行谈判时(使用)；3、接受者需要一个正式书面文本时(使用信函).一般情况下,要记住比较忙碌的人不喜欢花太多的时间去浏览并回复电子邮件的.

为你的信息建立一个文本.

当你传送电子邮件时,记住信息的格式会告诉对方有关你的更多的信息.下面就谈一些专业电子邮件中就注意的问题.

地址：邮件接受者往往会从你的电子邮件地址中对你进行一个清晰的判断.在专业信函中,最好使用一个在比较知名的专业网站上用你自己的名字命名的信箱来发邮件.

主题栏：每份邮件都会有一个用简短而富有词语书写的主题栏.许多人用主题栏来告诉对方是否要求回复.当然也可以用一些方便简单的符号.

REQ：(要求对方回)；FYI(提供参考)并不需要对方给予回复.

对收件人的称呼：并非非常严格的要求你像信件那样称呼收件人.但是你要给一个比你地位高的人或你只知道其名字的人发邮件等避免猜测对方的名字或性别.如果不清楚的话,连同称呼栏一起空下来.

你的签名：在信件的末尾,应当有签名,其中包括你的全名、称呼、、电子信箱.这可以给收件人更多的选择给你回复的方式并且对你产生一种比较专业的印象.

提出要求：

发出的第一封电子邮件非常重要,而且很可能是某种请求.当提出请求时,给收件人提供所有的信息让其做出决定是至关紧要的.应当按以下方法来做：让对方清楚你是谁；告诉对方你是如何知道对方的名字及电子邮件地址的：解释你提出要求的原因：提出要求；告诉对方你希望对方给你回复.

如果你希望给对方送你的简历或其它支持性文件,最好的办法是采用附件的方式发送.可是即使你这样做了,也不要认为对方会将其打印出来.

语言及风格：

信件的语言及风格使收件人了解你的人品及职业性.这里,给大家做以下提示：

在正式信函中使用合适的语言,避免朋友之间的电子邮件中常用的那些不正式语言及缩略语；尽量使你的邮件短小.使用小段落,人们一般不喜欢在计算机上阅读长篇的信件：使每一段都要有信息可――避免使用过多的代词,不要自认为收件人会记住你前一封邮件的内容：检查文中的语法及词汇拼写,不要以为电子邮件中的准确性无关紧要.

电子邮件的回复：

电子信函中专业内容的回复有两条基本规律：

及时回复所收到的每一封电子邮件：如果你收到的电子邮件不需要回复,你也应当感谢发信人.表明你已经收到并已明白了该信息.这使得发信人明白你已收到并阅读了该信息：经常使用你电子邮件的回复功能.这可以告诉收信人你要回复什么.不要以为对方会记住给你写过邮件.

回复时引用发信人的信息是非常不错的做法.这可以使收信人明白你在就什么事进行回复.引用时,理想的做法是删去不需要回复的原始信息.你也可以将原信息拆开.在每一点下附上你对它的看法及观点.

写列邮件清单：

使邮件短小,人们不喜欢长篇大论的邮件；如果邮件的读者不能理解你所用的缩略语,千万不要使用；只有在特殊强调时,才使用大写字母.大写字母给人的感觉简直就像吵架一样；不要使用下画线,下画线看起来就像是网站的超级链接一样；为了清楚起见,在每一段之间空出一行字的空间；确信你的单词拼写及语法完全正确(这可以使用计算机上的自动检查功能)；未经仔细检查,千万不要将邮件发出去.如果收到一封含有对你来说不明白的信息时,尽快回复,请求解释清楚；检查确认所要发的所有附件都已粘贴；检查确认邮件所发的对象就是你要的人.

有效使用电子邮件：

检测如你每天要处理几十封电子邮件,你也许会自认为自己是一个发电子邮件的行家里手.可即使如此.也还有提升改进的空间.所以要花一些时间来检查文件,体现出你有礼貌的长处来.

本文译自《英语世界》2004年第七期.