电子商务对企业档案信息管理的影响

摘 要 ：本文论述了电子商务时代对企业档案信息管理产生的影响,同时为提高企业的档案管理的水平、发挥档案管理的最大效益,提出了企业加快档案信息化体系建设的措施.

关 键 词 ：电子商务 档案 影响

随着的电子商务的发展,改变了传统的交易模式,给企业提供了更大的业务平台,同时也对企业档案管理方面提出了新的挑战.企业档案作为企业知识的沉淀,记录着企业的生产、技术、经营等活动,是企业发展中宝贵的信息资源.因此研究电子商务对企业档案信息管理的影响尤为必要.

一、电子商务对企业档案管理的影响

电子商务给企业带来了经营战略、组织管理、信息共享及文化冲突等方面的变化,它不仅是一种技术革命,更是一种通过技术的辅助、引导、支持来实现前所未有的频繁的商务经济往来,是商务活动本身发生的根本性革命.

1. 企业档案载体形式发生了变化.随着电子计算机技术的广泛应用,特别是在企业的电子商务活动中,电子邮件、电子签名、电子合同等文件格式大量产生,企业在管理、生产和科技活动中会形成越来越多的存储在软盘、光盘、计算机的硬磁盘上的电子文件.电子文件具有非人工识读性、信息存储的高密度性、信息与载体之间的可分离性、多种信息媒体的集成性及系统的依赖性等特点.对企业来说,如何保存好这些电子文件是新时期档案工作所要解决的实际问题.

2. 企业档案工作方式和管理手段发生了变化.电子商务活动中电子信息技术的大量应用,不但使人类社会改变了管理方式,更重要的是人类的许多文化观念也随之改变.在电子环境下,任何东西都不是明显可见的,电子文件的各项特征变得复杂,要求档案工作者和文件管理者要有能力确定电子文件的真实性、可靠性和完整性.在信息时代,所有的组织机构为了能够及时、准确地获取所需的文件、档案信息,都无一例外地利用计算机和网络技术来满足组织对信息的需求.作为档案工作者来说,更需要掌握计算机技术,用自动化、系统化的管理手段,快速、准确地为组织提供文件、档案信息,为科学决策怎么写作.

3. 企业档案管理流程发生了变化.由于企业档案载体形式的变化,带来了企业档案工作方式的转变,同样在整个档案的管理流程中,电子文件在管理的时间、内容和顺序上都发生了相应的变化,促使企业档案管理必须实现企业电子档案前端控制和全程管理方法.

①管理时间上的变化.电子文件由于易更改、易删除的特点决定了其管理时间需提前到电子文件的形成阶段,只有这样才能防止电子文件在形成之后不会因为硬件损坏或人为修改而造成的丢失.

②管理内容上的变化.由于电子文件是在电子环境中生成的,其对计算机的软件、硬件都有很强的依赖性,因此电子文件在归档时要求与之相配套的生成软件或管理系统一同保存；对文件的鉴定来说,电子文件鉴定时要求对其技术状况做出判断,这些都是传统鉴定工作所没有的.

③管理顺序上的变化.由于电子文件的归档、整理、鉴定、著录、生成元数据等大量的档案管理性工作需要在文件的形成阶段就进行,因此可以说电子文件的管理流程贯穿于整个电子文件的生命全过程中.这与传统的纸质文件管理程序是不同的,纸质档案管理是有一定先后顺序的,比如先鉴定、后归档、再著录等.

二、电子商务环境下加快企业档案信息化体系建设

1. 建立并丰富企业档案信息网络系统

可以依托企业网站建立企业档案信息网络系统,收集反映本企业在生产经营管理过程中的基本数据、历史记录等资料,及时归档整理形成丰富的档案信息资源.此外,还应广泛收集行业内部信息资料,随时了解并沟通同行业档案工作动态,取得与自己相关联的信息,实现档案资源共享,为企业各部门的研发、生产、经营、决策提供信息怎么写作.

首先,企业档案部门应该对档案信息资源数据采集和整合方式进行改进,对文字、声音、图像等信息进行数字化处理；加强信息收集著录与交流,建立丰富的网络信息库,及时、有效地整合档案信息,进行档案开发.

其次,电子商务企业随时随地都能接收到大量信息,企业档案部门应努力建设有自身特色的信息资源数据库,运用数据库技术与网络技术,将需要处理的数据经合理分类和规范化处理之后,通过对数据库的档案数据整理、分析和挖掘,为企业及客户提供有用的信息.

2. 加强对电子档案的管理

企业档案工作人员通过在网页上下载和上传来完成电子文件,这些电子文件中具有重要保存价值的档案信息在电子档案数据中心怎么写作器上进行物理归档,转化为电子档案,并有相应的纸质档案归档保存,实行电子文件和纸质文件的归档双套制,以确保档案信息的安全.电子档案的载体与以往纸质档案不同,因此,保管的要求也不相同.它使用的存储介质是较高容量的新材料载体,如磁盘和光盘等；电子档案数据库房要防尘,并保持清洁、通风,档案工作人员也要定期对存储介质进行检查,以防计算机等设备感染病毒.

3. 了解企业需求,拓展怎么写作内容

企业档案工作人员不仅要做好档案信息资源的收集保管,还需要更多的了解企业需求,拓展怎么写作领域.一方面,从相关网络上获取有效信息,提供企业产、供、销、技术、资金、政策等信息,建立起一套适合本企业的科学、高效的企业档案信息资源管理体系,为企业发展提供主动的全方位的怎么写作.另一方面,通过企业门户网站,结合营销手段,把最能展现企业自身优势和良好形象的信息资源发布于网上,吸引客户.

4. 借助企业信息部门的技术力量,做好相关标准的制订

档案信息化建设要与企业信息建设同步进行,档案部门应通过吸收和借鉴国际国内成功的网络建设经验,从而尽快制定出符合本企业电子文件管理的规范制度标准,如电子档案存储格式、代码标准、档案信息网络安全等.相关标准的制订是在新的网络时代中,这是促使企业档案信息建设制度更规范、共享性更强、成功利用率更高的保证.

5. 培养高素质、多技能的档案信息管理人才

档案信息网络化建设需要一支专业技术素质较高的队伍, 因此,应加大档案工作人员业务素质的培训力度,有针对性进行各种形式的业务培训,特别加强计算机信息网络技术、信息开发技术、人工智能和基本技能等知识的培训.通过培训把理论与实际工作有机结合,提高档案人员的业务技能,从而能更熟练地为企业电子商务活动提供信息怎么写作.

三、结论

进入电子商务时代,企业档案信息资源在企业的发展中将日益占据主导地位,企业档案管理应跟上企业发展的步伐,并在先进的管理理念和模式的指导下,对企业档案管理工作进行根本性的变革,提高档案管理水平,只有这样才能合理开发利用档案信息资源,实现档案信息资源效用的最大化,更好地为企业发展怎么写作,提高企业效益.