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采用现 公的远程协同办公、宽带接入、电子商务、电子报关、共享技术,可以大大降低一个企业的日常办公成本,进而降低企业的营运成本.

企业要经营,总是希望能以较低的成本获取较高的利润.所以,作为“商务成本”承受体的企业,都希望找到一个降低成本的突破点.突破点在哪里?

将商务成本细分

商务成本分为生产要素成本、生产服务成本、生产交易成本和中国特色成本四大类,其中生产要素成本主要包括劳动力成本、土地成本、资本成本、办公成本(办公设备添置、文件处理成本、交通成本、差旅和招待成本)和信息成本(信息开放度、共享度)五个方面.

生产服务成本包括餐饮、旅游、教育、培训、通讯、办公服务、认证、研发等成本;生产交易成本指的是企业的流通成本、税收及规费、基础设施服务付费以及企业因为诚信度不够高付出的代价;中国特色成本指的是企业的公关和很多不能拒绝的会议的成本.

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其中,土地成本、信息成本、服务成本(包括办公服务成本)、会议成本涉及面较广,属于一种选择成本,对于企业是不可控的;而劳动力成本、资本成本、办公成本、交易成本、公关成本等则基本由企业经营活动性质决定,对于企业是可控的.

企业要降低商务成本,可以考虑先从内到外,从硬到软着手,而办公成本(包括办公服务成本)在其中是“大因子”.

办公成本包括办公场地装潢成本、办公设备和家具购置成本、办公文具购置成本、办公通讯网络设置成本、办公文件处理成本、办公信息化软件购置成本、办公交通成本.

办公服务成本包括:办公设备维护维修成本、办公日常开销成本、业务信息成本、信息化咨询成本等.

上述办公成本加上人力资源及其他服务、商务印刷、礼品,又构成公司运营所必需的物资和服务,即企业的营运成本.办公成本占了企业营运成本75%以上.

怎样降低办公成本?

现 公要避免目前普遍存在的投资大、效果不明显、水平低、重复建设多、硬件投入多、软件投入少、用计算机模拟手工作业增加管理负担等问题.

所以对此一般有以下几个原则:

1.办公总成本要降低,而单项成本可以有升有降,最终是要确保办公的效率不受降成本的影响.

2.尽量减少硬件投入,采取“共享”的办法.

3.提高企业经营的资本周转能力、流通能力和财务监控能力.

4.简化办公流程,减小办公消耗.

5.选择合适的媒体自我宣传和传播.

6.外包专业服务而不是自己雇佣专业人员.

7.量力而行,参加电子政务、电子海关、电子商务来减少有关费用.

例如,张先生拥有一家香港贸易公司,主要 国外的纺织产品.最近张先生打算在上海开办一个分公司,处理日趋增加的国内出口业务.他打算配置10名员工,年完成贸易额2亿元.


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原开办预算:房租36000元(租赁200平米办公室一套,按每天每平米2元计,每月12000元,首付3个月);办公家具15000元(经理室、员工桌椅、隔断、文件柜、沙发、茶几、书柜);办公设备71000元(电脑10台、打印机2台、复印机1台、传真机2台、小型局域网一个、文件服务器一个、路由器一个、机若干、小交换机一台);办公软件260000元(操作系统10套、OFFICE10套、外贸业务和报关系统一套,财务管理系统一套);办公室装潢50000元;办公文具采购2000元;员工工资40000元(平均3000元底薪+四金+分成,每人每月交通费200元、通讯费200元、餐费200元,其中专职计算机人员1名);宽带通讯费(接入费10000元,每月租费1200元);向某广告公司增订行业信息20000元.共计505200元.

按照降低办公成本七条原则,优化方案为:

1、建议采用分散办公的模式.只需在市区租用商住两用复式居室(150平方米)一套,上层4-5人办公,下层开会见客.每月租金3000-4000元.办公室装潢费可省掉,只需购买一些办公桌椅等,发生费用8000元.其他职工以SOHO方式,和客户联系、做单子等工作在家办公.工资仍为3000元/人,四金不变.


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2、办公设备也相应可以减少采购.只需1台文件服务器(兼经理用),2台普通PC,3套孪生兄弟电脑共享套餐,一个小型局域网,一台激光

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数码复印机(可作打印机)、传真机一台,小交换机一个、办公文具若干.可满足5-6人同时办公,只需约30000元.

3、软件:系统软件、OFFICE软件只要按PC台数算,购买3套即可.按每份4000元算,可节约28000元.

4、在某高科技开发区注册分公司,参加电子报关.而不需自行购买报关软件,只需按单结算即可(租用20平方米小间,办公桌椅若干、PC一台.第1个月6200元,以后每月1200-2000元).

5、由于分散办公,对信息传输需求和文件共享远程协同办公需求增大,所以,这方面的投入增加了.宽带接入(由于总部是商住两用,按私人住户算,接入费1000元,以后包月130元,其他职工在家,亦是如此)12000元.购买远程协同办公软件一套14000元.

6.由于办公设备减少,总部不再专门设置计算机人员岗位.改和专业计算机服务公司签订外包业务.每月1000元.

7.为了便于公司财务控制,一套财务软件必不可少.8000元可有多种选择.

8、在某门户网站开辟一个子网站,租用费每年6000元.

这样最低费用总计约150000元.

可见,采用了现 公的远程协同办公、宽带接入、电子商务、电子报关、共享技术,可以大大降低一个企业的日常办公成本,进而降低企业的营运成本.

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