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档案馆相关硕士论文范文,与电子文件文档一体化管理中的问题相关无线电子商务论文

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随着电子政务和电子商务的出现和发展,现在我国已进入纸质文件和电子文件共存,纸质档案和电子档案共存的时代.为了确保电子文件的真实性、完整性、有效性,档案工作人员必须对其进行前端控制、全程管理,这必将导致文件管理和档案管理的模式发生深刻的变革,使得档案工作者呼唤多年的“文档一体化管理”势在必行.但要付诸实现,目前仍存在若干制约因素,还需要做许多工作.

一、管理模式应改变

在单一的纸质文件时代,传统的档案管理模式是,由各单位业务部门将纸质档案文件立卷、定期向本单位档案室归档,在档案室保管若干年后再向档案馆移交,由档案馆负责永久保管并向社会提供利用.而现在我国已进入纸质文件和电子文件共存的时代,传统的档案管理模式已不适用于电子档案的管理.

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为了保障电子档案的真实性、完整性、有效性,必须对电子文件实行前端控制、全程管理,即采用文档一体化管理模式.

所谓电子文件的“全程管理”,就是档案部门把电子文件从运行、保管、维护再到利用的全过程加以控制,从“源头”提前介入文件的管理工作.“前端控制”是现代文件管理理念的重要内容,它以文件生命周期理论为基础,把文件从形成到永久保存或销毁的不同阶段看作一个完整的过程,它要求把一切能够提前进行的、使文件能够作为档案进行管理的控制措施,一律提前到文件生命周期的最前端进行.不论是档案鉴定,还是包括信息整理在内的编目、著录、标引等档案管理行为都完全融人文件 运行程序之中同时进行.这就是我们要追求的文档――体化管理,它使“文件”与“档案”,“文件管理”与“档案管理”阶段再也不能明确区分开来.

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要实现文档一体化管理,可在档案馆建立“数字文件中心”和“数字文件目录中心”,也即建立“数字档案文献数据库”和“数字档案目标数据库”.各单位形成的电子文件在经过整理、鉴定、编目、著录标引之后,在本单位档案室归档保存的基础上,同时通过公共信息网(互联网)向档案馆的“数字文件中心”移交一份,即所谓的“适时归档”档案馆对存入“数字文件中心”的电子文件(档案)实行统一管理、维护和利用.电子文件若需要保密,档案馆应按照各单位档案室标注的密级严格保密,对“机密”级以上的电子文件应采取特殊的管理措施.各单位档案室对已归档的电子文件如有调整补充,应及时与档案馆联系;档案馆若对电子文件进行鉴定,应听取档案形成单位的意见,并将鉴定结果通知档案形成单位,确保馆、室永久和长期保管档案的一致性.

实施文档一体化管理后,各单位既可以到本单位档案室查阅电子文件,也可以直接通过网络访问“数字文件中心”来查阅本单位形成的电子文件,还可以按照权限查阅非本单位形成的各类文件.对存人“数字文件中心”并可以公开的电子文件,还可以通过网站向社会公布,为社会提供利用服务.

二、标准、规范应统一

由于管理体制不统一,造成文件工作和档案工作的业务标准、规范的不通用、不统一、不协调,成为实现文档一体化管理的障碍,主要表现在:

其一,标准、规范制定不同步.如1999年档案行政主管部门新发布的《档案著录标引规则》,其中就将国家标准《国家机关公文格式》(GB9704-1988)作为引用标准.而后者由于长期未修订内容滞后,1999年底文件主管部门已发布了新的《国家行政机关公文格式》,并于2000年1月1日施行.


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其二,标准、规范不通用、不统一.如国务院办公厅和国家档案局各自为文件工作和档案工作制定的《主题标引规则》和《主题词表》,二者之间相互不衔接、不统一.这就使得文件工作的许多手工劳动成果,如文件的登记、著录、主题标引、分类标引不能为档案部门直接运用;同样,档案部门比较成熟的若干行业标准、规范等也难以为文件工作部门所利用,造成工作的重复进行和人力的极大浪费.


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由此可见,制定通用的、统一的文件工作和档案工作的业务标准、规范这一问题,需亟待解决.

三、管理系统应整合

由于受我国文件和档案分开管理传统模式的束缚,迄今为止,办公自动化系统(OA)与计算机档案自动管理系统是相互独立的两个管理系统.目前,不少名为“文件和档案一体化管理系统”,其实也只是将文件管理和档案管理并列而并非合在一起,仅仅是将办公自动化系统产生的数据自动导人档案管理系统而已,这决非是真正意义上的文档一体化管理系统.电子政务、电子商务在网络环境下的文档一体化,使得传统意义上的“文件”和“档案”的界限难以截然分清.归档文件的真实性、完整性、有效性要在文件生成阶段就要加以控制,鉴定、编目、著录、标引等工作也要在文件生成和处理阶段进行.因此,研发能够覆盖电子文件全部活动,将部分“档案管理工作”前置到“公文处理工作”中的文档一体化计算机管理系统,是实现电子文件的文档一体化管理的关键.

无论是办公自动化,还是档案自动化管理,在其初级阶段都是在孤立的计算机管理系统上或在本单位内的局域网上进行;在第二阶段则扩展为广域网.在档案现代化管理迈向数字化、信息化的今天,依托公众信息网(互联网)将政务网和档案信息网联通,建立文件管理和档案管理合一的信息网络管理系统,是实现文档一体化管理不可或缺的环节.

四、人才培养应加强

人是生产力诸要素中最为活跃的因素,任何先进的技术和管理模式都是由人来掌握和执行的.人才是成功之本.因此,培养一支高素质的复合型档案工作人才队伍,是重中之重,是当务之急.

笔者认为应该从以下几个方面着手:

一是,应改变以往档案学本科教育课程设置过专、过窄的偏向,增加或充实一些诸如“计算机应用”、“信息管理系统”、“信息网络技术”、“电子文件管理”等课程,培养高素质的复合型档案专业人才,以适应信息化时代人才市场的需求.档案部门每年要有计划地从大学调进一些档案学专业毕业生以充实本单位的人才队伍.

二是,档案部门对现有的在职业务工作人员要有计划地、分期分批进行培训和再教育,更新或拓宽其业务知识,使得他们能够跟上高新科技发展的步伐,以适应档案管理现代化、信息化建设的需要.

三是,档案部门要根据本单位的实际情况逐步摸索出一个合理的档案业务工作人员的专业结构配置和各类工作人员的比例,做到人才的合理使用.

四是,结合技术职称晋升和干部提拔任用等项工作,建立起一种积极上进的人才激励机制,营造一个公平合理的竞争环境.

(作者单位: 档案馆技术部100095)

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