电子文件(档案)管理系统建设的需求

电子文件从形成、归档到长期保存和利用无不依赖于计算机系统,离开了计算机软硬件,电子文件就会游离于人的掌控之外.没有人怀疑电子文件／档案管理系统建设的必要性和重要性,市场也云集着供应商和软件现货,但与国外同业相比,我国各级各类电子文件／档案管理机构(写方)对需求的分析、开发商们(卖方)对需求的理解,以及产品的成熟度等都相差甚远,因此,科学地规划和设计先进适用的电子文件／档案管理系统,无论对于软件企业还是对于电子文件／档案管理机构来说,都是有待进一步认真研究的课题.

文件(档案)生命周期

文件和档案是生命的连续体,但是,不同国家有不同的政治文化背景和观念,对文件和档案这一事物的认识也有所不同.英语国家认为文件(档案)生命周期可以在总体上划分为三个阶段,即文档(Doeument)阶段、文件(Record)阶段、档案(Archive)阶段.文档形成并存在于电子办公环境(如OA)之中,发挥现行作用；文件捕获并存在于单位文件管理机构之中,发挥半现行作用；文件移交档案馆后才叫作档案,发挥非现行作用.然而,法语国家认为文件一旦形成就叫作档案,包括文件的现行作用、半现行作用和非现行作用三个阶段在内.《法兰西共和国档案法》(1979年公布)规定“任何自然人或法人,任何国家机关或组织,任何私人机构或部门,在自身活动中产生或收到的文件整体,不管其形成日期、形式和制成材料,都是档案.”我国认为,文档(对应英语国家Document,习惯上称作文件)形成并存在于电子办公环境之中,发挥现行作用,文档向单位档案部门归档后到移交进馆这两个时期均叫作档案(对应英语国家的Record+Archive),它包括文件的半现行作用和非现行作用两个阶段.

需要指出的是,尽管政治文化背景不同,名词不同,各个国家都是按照文件(档案)生命周期三阶段,分别由不同机构和不同的系统,依据不同要求来实施管理的.

三种不同的管理系统

交通,各管一段.经典理论认为：在文件(档案)生命周期三阶段中,应该分别由EDMS(Electronic DocumentManagement System,电子文档管理系统),ERMS(Eleotronic RecordsManagement System,电子文件管理系统),AIS(Archives Informationsystem,档案信息系统)三种不同的信息管理系统加以管理.这是因为,在文件(档案)生命周期3阶段中,管理系统承担着不同的角色,需要满足不同的需求.需求分析是系统开发的起点,满足需求是项目建设的归宿.美国国家档案局馆(the National Archives and RecordsAdministration,NARA)在2005年宣布洛克希德马丁(Lockheed Martin)公司中标ERA(the Electronic RecordsArchives,电子文件档案馆)项目时,特别强调的一个重要理由是：该公司对NARA电子文件管理职责的深刻理解.他山之石,可以攻玉,我们在建设电子文件(档案)管理系统时,不仅要寻觅和信赖开发商的领先技术,更要进行认真的需求分析,并考察开发商对需求的认知程度.“深处种菱浅种稻,不深不浅种荷花”,我国的文件(档案)管理管理机构和开发商们,过去缺乏且现在亟需的是：找准系统设计开发的路段,并对号入座.

单位电子文档管理系统

单位电子文档管理系统(EDMS)管理的对象是由办公自动化和计算机辅助设计等电子办公环境形成的电子公文、计算机图形等现行文档.EDMS管理的文档和元数据通常不断更新,因此是当前的、动态的、可逆操作的.在系统中,如果有新的版本文档出现,它必将替代旧的文档,如果在审核流程中发现文档不合格或是存在重要错误,文档还可被返回给上一道流程进行重新起草.EDMS通常不是独立的系统,它作为一个子系统,集成在电子办公系统中,它扮演的是一个配角.EDMS明白,整个系统的目标是电子办公,所以,EDMS缺失“自我意识”,它致力于为整个系统的运转提供一个实现工具――以文档作为信息表现形式,协同完成系统担负的科研、生产、建设、管理任务.EDMS的具体任务是保障文档流转、版本控制和文档的现行效力.它能够区分文档的草稿、定稿、历次修改稿,能够保证文档按照草拟―修改审核(会商)―签发(会签)―复核缮印―用印―登记一分发交换流程有序地进行,能够保证经它分发的文档在特定范围内具备执行力.ERMS的使用者不是档案工作者,而是业务人员、文书人员和各类管理者.在ERMS中形成的电子文档,有保存价值的部分最终移交到电子文件管理系统(ERMs)中,由于文档／文件／档案是生命的连续体,因此EDMS需要承担文件(档案)“优生优育”的使命.一个良好的ERMS系统,能够保证电子文档在源头上符合电子文件(档案)长期保存和管理利用的需求.

单位电子文件管理系统

单位电子文件管理系统(ERMS)的管理对象是经过鉴定,归档保存的电子文件.与EDMS系统相反,电子文件管理系统中的文件并非动态关联当前业务活动的,因而,尽管人们认识到,元数据是永远的进行时,在文件归档以后,文件管理--活动自身也会产生新的元数据,这些新增的元数据最终会动态地跟随文件保存下来,但归档文件本身是静态的、固化的、不可逆操作的,文件一经归档便成为历史数据,不可修改.ERMS通常是独立的系统,尽管在部分环境中,它也可能会作为一个子系统,集成在电子办公系统(如ERP)中,但它具有强烈的“自我意识”,电子文件管理是怎么写作科研、生产、建设和各项管理的一项基础性工作,建立并通过ERMS收集、管理、提供利用电子文件是人们有意识的行为,ERMS锁定的首要目标是在文件归档保存的过程中,保障文件真实性、完整性、有效性,实现档案化和具备证据价值.与ERMS不同,ERMS的使用者是机关、企业、事业单位和各类社会组织中的档案工作者,ERMS系统要满足单位档案管理的需求.

目前,我国各级各类机构(单位)电子文件管理系统的开发建设已经很普遍了,但至今在国家或者行业的层面上没有形成一个需求标准,因此,不可避免地出现了大量的低水平重复研究与开发.反观国际,ERMs的建设通常是从需求分析开始的,而需求分析往往又借道于标准化.国际上有三个颇具影响的ERMS需求标准,值得我们在单位电子文件管理系统建设时借鉴参照.一是美国国防部DOD5015.2(Design Criteria Standardfor Electronic Records Management Software Applications,电子文件管理应用软件设计标准),该标准于1997年出台,并很快为美国各联邦机构和美国国家档案局馆所遵从,私营部门在选择电子文件管理软件时,也将是否遵从DoD5015,2标准作为入选条件,因此,美国的软件厂商一般要花费2万多美元将自己开发的软件交由JITC(the JointInteroperability Test Command,联合交互测试办公室)进行与DOD50i5.2标准一致性测试,JTC认证已经成为实际上的文件管理软件市场准入条件.DOD5015.2为美国各类机构ERMS的设计提供了坚实的基础,正如Gable Julie所说,“标准不是灵丹妙药或是保证书,但它对于渴望得到指导的人来说无疑是实实在在的贡献”.二是欧盟Moreq(Model Requirements for the Management of Electronic Records.电子文件管理通用需求),它于2001年推出,由英国的康维尔(Cornwell)管理咨询集团召集10个国家的专家共同完成.2008年,MOReq出台了第二个版本即MOReq2,其目标是适用于每一个欧盟成员国,它将系统需求划分为功能需求、选择性需求、非功能需求、元数据需求四个方面,同时在内容上保持了与最新的国际标准的一致性和兼容性,为了兼顾欧盟成员国的不同情况,MoReq2专门设置了“第0章”,允许成员国加入自己特殊的管理需求,MOReq2所提供的模型具有一定的灵活性,能够在不同的环境中保证电子文件质量.三是国际档案理事会ICA-req(Principles and Functional Requirements for Records in Electronic Office Environments,国际档案理事会电子办公环境中文件管理原则和功能需求).由于国际社会就文件管理软件的功能需求提出了不同的规范(如上述DOD5015.2、MoReq),2006年,国际档案理事会(the International Council 0n Archives,ICA)决定基于现存地区性规范,制定一套协调一致的、通用的、与文件管理的国际标准ISO 15489相一致的文件管理功能需求规范,ICA-req便由此诞生.ICA-req由3个模块构成：1.概述与原则说明.主要介绍目的、受众、术语、电子文件及软件的作用、与文件或系统相关的原则、实施事宜等.2.电子文件管理系统指南和功能需求.主要规定了专门设计用来管理电子文件的独立的ERMs功能需求,包括保障电子文件的完整性、真实性、可靠性、可用性,维护其凭证价值.一个ERMS系统通常包含文件的归档(如捕获、鉴定、分类等)、保管(如保存、迁移、处置、安全控制、与纸质文件双套制管理等)、利用(如查询、检索、呈现等)、管理(日常维护等)等具体功能.在某些环境中,ERMS会与EDMS整合为一个EDRMS(Electronic Document and Records Management System,文件档案一体化管理系统),但它并不改变上述功能需求.3.业务系统中文件管理指南和功能需求.这里所说的业务系统包括电子商务、财务系统、人力资源管理系统等各种业务应用系统.该模块指出,业务系统中形成的文件可能由业务系统自身管理,也有可能由业务系统形成和存储文件,同时通过集成的文件管理系统来控制这些文件,还有可能由业务系统按照保存证据性要求形成文件并输出给文件管理系统来管理文件.业务系统中文件管理功能需求的核心是四大块,一是在业务环境中形成文件(固化文件、记录元数据等)、管理文件(文件复制、再分类等)、文件交互(输入、输出等)、文件处置(审核、销毁等).ICA-req以至尊的姿态宣称,它是“需求”规范的集大成者,广泛适用于软件开发商、地区性的标准制定者、政府机构、私人机构,能满足国际档案界的普遍需要,并使国际档案界能够以统一的方式与全球软件产业进行联系与协作.在相关组织的努力下,ICA-req最近得到了ISO大力支持,被吸纳为国际标准,编号ISO16175,其中,模块1和模块3已完成最终国际标准草案,进入最后闯关阶段,一旦通过,将作为ISO标准正式发布,有望成为这一领域的“终结者”.

电子档案管理系统

电子档案管理系统管理的对象是需要长期保存和提供利用的电子档案信息资源.在单位电子文件管理系统中,文档(D0cument)已经完成了到文件(Record)的嬗变.电子档案管理系统的一个重要职责是从单位文件管理系统中接收永久和长期保存的文件,同时继承文件的真实性、完整性、可用性,并将文件的这些属性维护到底.电子档案管理系统的主要目标是保证电子文件的长期保存和有效利用.在国际上,通常把致力实现数字资源长期保存和利用的项目称为TDR(Trusted Digital Repository,《可信数字仓储).有关TDR的进一步信息可以查看RLG和OCLC发表的》可信数字仓储：属性和职责(Trusted Digital Repositories：Attributes and Responsibilities)》报告,以及《可信数字仓储审核与认证：标准与审核表(Trustworthy RepositoriesAudit＆Certification：Criteria andChecklist,TRAC)》.TDR并不指定资源的类型,所以它有多种存在形式,比如数字图书馆(Digital Library)、数字博物馆(Digital Museum)、数字档案馆(Digital Archives)、电子文件中心(Electronic Records Center)等.建设一个合格的TDR首先应当主体合法,有职能,有人财物保障、流程清晰,其次,一个合格的TDR能全面履行数字对象的收、管、存、用四大职能,再次,合格的TDR要具备技术条件与安全性.

目前,我国档案领域有两种最具代表性的TDR――数字档案馆和电子文件中心.电子文件(档案)管理系统的建设是这两种TDR建设的关键因子.电子文件(档案)管理系统是为数字资源长期保存和利用而生的,如果说ERMS是相对独立的,某些情况下它会集成在业务系统中,某些情况下它还会与ERMS一体化,电子文件(档案)管理系统则是完全独立的.它的使命是尽可能地收集保存数字资源,最大限度地延长数字资源的寿命,最有效地提供数字资源利用怎么写作.电子档案管理系统建设的本质要求是必须遵从ISO 14721,即OAIS(Reference Modelfor an Open Archival Information System,开放档案信息系统参考模型).OAIS最初由美国国家航空航天局太空数据系统咨询委员会制定,其精髓是定义了档案信息包模型和系统功能模型,并适用于任何存档机构.OAIS提出,电子档案在形成、管理、利用的过程中以信息包(Information Package)的形式存在,一个档案信息包(Archival Information Package,AIP)应当由内容信息、保存描述信息、封装信息和包描述信息组成.OAls定义的系统功能模型由6个功能实体构成,包括档案捕获(Ingest)、档案存储(Archival Storage)、数据管理(Data Management)、档案利用(Access)、系统管理(Administration)和保存规划(P reservation Planning).有关OAIS的完整信息可以参见ISO 14721.2009年年底,国家档案局发布的档案行业标准《文书类电子文件元数据方案》(DA／46)、《版式电子文件长期保存格式需求》(DA／T47)和《基于XML的电子文件封装规范》(DA／T48)构建了我国文书类电子文件的AIP信息模型.目前,中国人民大学和安徽省档案局正在就DTR和电子文件中心管理系统的建设起草新的档案行业“需求”标准和功能模型,所有这些标准,必将为我国电子文件中心和数字档案馆建设提供重要基础性支撑.

俗话说,磨刀不误砍柴工.美国电子文件档案馆项目启动建设之前,曾经历了7年的需求分析,把这些需求归纳为9大类33小类853条,并在今年7月进行了最终修订.相比之下,我国的电子文件(档案)管理系统上马时采用的多是快捷方式.时下,无论是电子文档(Document)管理系统、电子文件(Record)管理系统,还是电子档案(Archive)管理系统都已经遍地开花了.笔者深知,需求分析本是系统建设的第一步棋,现在搬出这个话题不免有点“马后炮”,但好在我们都能意识到：实践没有止境,认识也没有止境.我们要勇于站在更高的起点上推进信息化建设.