一家传统印企的数字转型样本

当前数字化技术在印刷业较为常见的应用是企业直接购进数字印刷机和CTP设备开展相应业务,而数字化工作流程和数字化管理系统的应用推广较为缓慢.管理部门对如何实施数字化工作流程和数字化管理系统,也尚无明确思路.

贵阳精彩数字印刷有限公司依托自主开发的“精彩印刷信息平台管理软件”,基于互联网,运用数字技术进行印户信息采集、分析,生产管理,物流及财务管理的做法,不仅对传统中小型印刷企业的转型升级有借鉴意义,对行业管理部门进一步厘清发展思路和发展方向,同样具有重要的参考价值.

一、样本基本情况

贵阳精彩数字印刷有限公司成立于2002年,注册资金200.3万元,固定资产1200余万元,现有员工50余人,印前设备及软件主要有Adobe公司CS4系列、Corel公司coreldraw13、北大方正印前CTF系统、美国Kodak公司印能捷CTP系统（两套）,印刷设备有北人08D、日本小森四色LS429印刷机,还有折页、覆膜、胶订、骑马订、裁切等印后设备.公司市场主要定位于商业印刷领域,同时生产三十余种期刊、杂志及部分画册、宣传页、样品手册等,同时也承接部分包装印刷业务.近三年的产值分别为2011年870万元、2012年1159万元、2013年1221万元.从规模、设备、产值及主要产品等要素来看,这是一家传统中小型印刷企业,具有典型样本意义.

二、电子商务信息平台

从2008年起,贵阳精彩数字印刷有限公司先后累计投入320余万元,组织技术人员自主开发精彩印刷商务信息平台管理软件.2013年,该软件获国家版权局颁发的计算机软件著作权登记证书.2014年9月,“精彩印刷电子商务2.0版”正式上线测试,成为贵州省第一家印刷电子商务平台,并尝试着向B2B商业模式转型.

该系统共包含“网站”“客户系统”“生产管理系统”三个功能板块,以下分别介绍.

网站.已建成“贵阳精彩印刷信息管理平台”门户网站（域名.5871132.）.在网页界面（见网站截图）,可以实现以下主要功能：宣传企业形象,在线；印刷产品报价,分为单项报价和自助报价；往期印刷品的信息搜索；用户登录、查询财务、追踪业务进度；各式模版下载.

客户系统.客户系统可实现的功能包括：完善的自助报价及报价单管理；印刷文件上传下载、文件存储管理；下订单、订单管理及支付系统；财务管理包含充值、对账、查账；客户子系统管理及客户自身信息管理；管理.

生产管理系统包括：网站的后台管理、用户权限管理、自助报价系统中的报价参数及配置管理、印刷管理.其中印刷管理又包含：会员、报价单、订单管理；排版、制作、委托印刷管理；印刷施工单、托外加工单、销理；生产统计功能；生产管理含生产调度令、胶印机产量、奖罚单、请检测表；财务管理；客户、供应商管理、客户管理；材料出入库管理；库存管理及出入库统计；移动终端短信管理；系统基本设置.

精彩印刷信息平台沿用了ERP的管理思想,采用B/S架构（即Browser/Server,浏览器/怎么写作器）,但又有别于其他ERP软件,它不是试图解决所有问题的一揽子方案,而是结合了企业自身特点,立足于解决生产管理中的实际问题.设计这个平台最初的目的只是想解决一下印刷调度员手工开单的问题,因为当时为了查询一个订单,需要翻几十上百张施工单,效率太低.随着开发的逐步深入,在2009年初,公司才又开发了网站和客户管理系统.

精彩印刷信息管理平台虽然从功能上可以分为上述3个板块,但无论是客户还是企业管理人员,都只需要在同一个网站界面操作.这个平台还具有以下特点：

1.运用浏览器技术,结合浏览器的多种Script语言（Asp.JaScript等）和ActiveX技术,只要有浏览器即可使用系统,无需安装客户端.

2.印刷流程标准化、印刷信息获取自动化,无需人工干预.在基础信息上,进行信息的分类、分析,一点布置,多点共用,进而达到信息平台的作用.

3.用户智能权限技术.允许管理员自定义各种智能的用户权限.所有信息取得权限,还可通过内建的分类机制随时随地进行修改,提高了用户使用灵活性和信息分类分层的管理效率.

4.信息与手持终端的无缝交流.除了可利用手持终端获取信息外,还可智能化、自动化地发送短信至用户手机.

5.系统操作简单,软件界面及功能设计人性化,印刷从业人员只需小学文化水平即可操作系统.

为了进一步考察该平台使用效果,我们选取了企业管理的评价标准、营销管理、生产管理、人员管理、财务管理及用户反馈等几个指标,对企业使用该软件前后情况进行了对比,详见附录表格.

从对比情况不难看出,在企业使用了该软件后,工作效率、管理成本,以及与客户的沟通等都有明显改观.

三、精彩数字印刷信息平台对传统印刷转型的意义

在传统印刷生产流程中,一个印刷产品,从创意、印刷、物流,最终送到用户手中,其中信息交流时间占到整个流程的80%～90%,传统方法是通过、网聊、上门面谈来实现,消耗大量的人员成本、资源成本.在依托业务员的传统营销模式中,对整个信息交流过程,企业与用户是不透明、不对等的,业务员可以在客户那漫天要价,而在印企内部又拼命压价,客户付出了较高的成本,但却没有享受到应有的产品和怎么写作.印刷企业得到了订单却丧失了利润.由于压得过低,怎么写作与产品质量也不能得到保证.因产品质量引发纠纷时,中间业务员又置身事外,由此带来的严重后果是整个印刷行业的信誉度下降.

通过精彩数字印刷信息平台,可以实现更为直接和便捷的B2B商业模式,用户只需要采用各种终端,包含电脑、手机、平板电脑等支持浏览器的软件,登录系统即可实现“实时报价、下单到购物车、业务跟踪、管理自己的业务、物流查询、财务查询、生产查询、生产调度、物资采购、销售管理、售后怎么写作跟踪、短信互动”等等功能,从而实现传统印刷流程信息的随时、随地、随手取得.

基于互联网的精彩印刷信息平台的亮点还在于,本着从印刷产品生产者及用户的角度出发,通过提炼传统印刷生产中的关键点,将之标准化、数字信息化,利用当今随手可得的web页面信息技术,将信息在生产者与用户之间低成本、方便快捷地传递交流,从而降低整个印刷生产成本,提升用户美誉度.同时利用积累的信息,创建印刷信息共享平台,使用户与生产者通过该平台实现低成本、方便、快捷、舒适的信息交流,实现从创意到生产再到物流的信息平台化.

该信息平台如能推广使用,必将对整个印刷行业竞争力的提升具有开创性的推进作用,还将迫使传统印刷企业改变自己落后的经营模式,把企业竞争的核心提升到科技改变效率上来.