电子政务环境下的电子文件中心

电子政务的蓬勃发展,使档案工作面临新的挑战,同时也给档案事业发展带来了新的机遇.因为无论电子政务的无纸化还是公文传递的网络化,都将产生大量的电子文件,最终这些电子文件还会像纸质文件那样流向档案部门.档案部门与其被动等待,还不如抢抓机遇,主动出击.

2005年8月下旬在市两办转发的《南通市电子政务建设总体设计方案纲要》中电子政务建设一期工程不包括电子文件中心,为抢抓先机,争取主动,方案刚一出台,南通市档案局迅速拟写了《关于将电子公文管理纳入电子政务建设总体设计方案的函》,围绕电子文件中心建设和电子文件归档两大问题提出了具体的操作性较强的意见和建议,并发送给市信息中心,经过努力挤进了一期工程,并于2006年5月份进入实施阶段.

然而在电子文件中心的操作平台搭建起来后,面对政务网上大批量文件的涌入,如何有效发挥电子文件中心的作用,这是一个不能不去考虑的很现实的问题.

思考之一：电子文件中心的管理方式.通过政务网的数据交换平台,以电子文件中心的形式将各立档单位的电子文件提前收入囊中,既避免了电子文件提前进馆的压力,又免除了散失在外的风险.然而,在电子文件中心的实际运作过程中,面对每天接收的大量现行文件（南通市电子政务网的入网单位就有260家）,电子文件中心遇到的首要难题是：电子文件全部接收过来以后怎么办.网上的电子文件中心虽能对进馆前的电子文件起到收集作用,但它不可能替代分散式或集中式的电子文件管理机构,它终究不是由电子文件到电子档案的中间环节.据我们对几家已建电子文件中心的档案馆调查,目前对这个问题也都在实践中进行着探索.

思考之二：电子文件中心的发布方式.电子文件中心的建立,旨在开放、利用政务信息,怎么写作于社会公众（包括政务活动者自身）查阅政务文件的需要.然而文件接收以后以何种方式发布并提供利用,在不少已建电子文件中心的档案馆通常做法是从政务网上下载一些老百姓关注的有关（政策性、公益性、法规性、怎么写作性等四种类型）文件,经过编辑处理后上传互联网.这确实是一种收集现行文件的好途径,省却了催报现行文件的麻烦.可是随着时间的推移,一方面政务网上的文件越积越多,利用一份文件很费时；另一方面要下载老百姓关注的四种类型文件,同样很费时,需专人每天浏览、鉴定、整理和编目等,工作量相当大.

针对以上问题,我们从实际出发,寻求解惑的切入点.既然电子文件中心在本质上是更好地为社会公众怎么写作,其工作重心是为利用者提供更加方便快捷的怎么写作,那么对电子文件中心的管理形式也就应该围绕利用怎么写作去思考,去探索.为此,我们创新思维,大胆实践,走出一条既满足利用,又操作方便的路子.具体地说：

1、确定原则,实行规范有序管理

一是坚持以利用为目的,既兼收并蓄,又有所选择的管理原则.当大批量的电子公文接收到电子文件中心以后,从安全保管的角度对所有的电子文件进行存储备份（不管以谁为主体做这项工作）,从利用的角度有选择的对政府各部门有利用价值的文件进行分类、编目和整理等.

二是坚持从客观实际出发,既统一标准,又灵活掌握的鉴定原则.电子文件中心确切地说是网络现行文件的利用中心,其鉴定不同于一般现行文件中心.电子政务的公开性、互动性形成大量潮水般涌动的电子文件,等待处理的电子文件数量大,时间急,因此必须在把握标准的前提下“当机立断”.可通过开发专门的电子文件鉴定软件进行批量鉴定,确定其存毁和保管期限.

三是坚持多形式多途径,既保证内网需要,又满足百姓利用的开放原则.电子文件中心提供的是一个网络平台,负责汇总政务部门的电子文件并提供利用.电子文件的开放主体应能扩大公开信息来源、科学管理电子文件、保证电子文件信息安全并及时提供政府的内网和外网利用.

2、巧借平台,建立集中检索机制

面对大量而分散的政府信息资源,建立有效的政府信息集中检索机制,显得尤为重要.因为从政府机关的角度而言,利用网络组织、管理、共享信息资源,并提供检索,以减少重复劳动,提高效率,提供便民怎么写作是其努力的目标；从使用者的角度而言,利用网络跨越政府机关多层组织,搜寻、判断、获取符合需要的政府信息,提高检索政府信息的查准率和查全率是其关注的焦点.为努力做到这一点,我们一是巧借政务平台.通过使用搜索引擎检索政府电子文件并加以归类,对政务网内用户,设置“最新文件”、“常用文件”和“常用法规”栏目提供检索便利；对外网用户,在“文件接收”栏目中设置多层次、多类别,以便迅速检索所需下载的政策性、法规性、公益性和怎么写作性文件.从而有助于对这些政府信息资源的挖掘、开放和提供利用.二是设置易于操作的网络界面.无论是进入哪一级栏目,都给人以清晰、一目了然、易于操作的感觉.如：对文件报送及录用的统计,既有柱型图,直观地反映各单位的比较情况；又有列表,清楚地提供了相关数据等.

3、建章立制,形成有效的工作链

电子文件中心建设是一个系统工程,它需要网内用户的支持与配合,形成有效的工作链.首先是建立非涉密电子文件的收集制度.电子文件中心是电子文件的归宿地,对于已经完毕的可公开文件通过扫描等数字化手段形成电子文件,并进行收集、编目、整理后,通过政务网络接口送交电子文件中心.其次是建立非涉密文件的报送制度.这是电子文件中心的主要工作,因为如果没有各单位电子文件的及时报送,那么电子文件中心就会成为无源之水.然而要做到电子文件的及时报送,仅靠档案局的努力是不够的.为此,我们将在电子文件中心正式开通后,以两办发文的形式加以保证,明确报送单位、范围、时间、形式和载体.再次是积极应用电子文件中心系统平台,推进档案部门网络节点与政务网的互联,优先开展电子公文的实时在线接收.按照国家标准和《江苏省电子文件归档与管理办法》所规定的方法、程序和统一格式开展工作,保持数据的统一性,便于共享.

（作者单位：江苏南通市档案局226018）