加强电子档案的管理,做好电子档案的利用

摘 要：当前,在日常工作中,电子档案的数量呈现逐年递增的现象,对于电子档案的管理工作成为档案管理部门面对的一个重要课题.加强和做好电子档案管理的目的,就是为了更准确、更完整、更可靠地利用电子档案.本文从电子档案的管理入手,分析了电子档案的主要利用途径,指出了做好电子档案管理的若干措施.

关 键 词 ：电子档案；电子档案管理；电子档案利用

电子档案,是指具有保存价值的已归档的电子文件及其相关资料.当前,在日常工作中,电子档案的数量呈现逐年递增的现象,对于电子档案的管理工作成为档案管理部门面对的一个重要课题.随着信息技术的快速发展,档案管理的电子化程度虽然已有所提高,但由于管理理念、管理方法、管理手段等的不同,其中的问题也日渐显现.加强和做好电子档案管理的目的,就是为了更准确、更完整、更可靠地利用电子档案.本文从电子档案的管理入手,分析了电子档案的主要利用途径,指出了做好电子档案管理的若干措施.

一、电子档案使用的主要途径

电子档案具有快捷、方便的特点,与传统的纸质档案相比,其查全率和查准率是纸质档案无法可比的.然而,电子档案的利用必须建立在相对应的信息技术基础之上,而且还需要发挥管理的软功能才能充分展示其优越性.当前,关于电子档案的利用,其途径主要有三种：提供拷贝、通信传输和直接利用.

二、加强电子档案管理的重要意义

电子档案对于大部分的单位和部门来说,还是一个新鲜事物,加强对电子档案的管理意义重大.作为档案管理工作者,做好电子档案的管理,从理念上说,要求我们必须完成由传统的管理模式向现代化管理模式的转变.下面,我们将就加强电子档案管理的重要意义进行分析.

1.加强电子档案管理,有利于节省人力物力

在传统档案管理中,由于档案工作的特殊性,特别是一些易破碎的档案资料,一般需要大量的人财物力才能够更好地保管,而且还不可避免地存在损坏的风险.然而,计算机及其网络的出现,不但为归档提供了快捷的管理手段,而且提供了信息利用的快速途径,免除了立卷归档、检索查找的困难,减轻了工作人员的劳动强度,提高了归档质量和检索速度,有利于节省大量的人力物力.档案管理工作实现电子化以后,就可把按“卷”立卷归档,改为按“件”整理归档,大大提高了档案管理的工作效率.

2.加强电子档案管理,有利于提高怎么写作质量

档案管理的目的是为使用者提高便捷高效的怎么写作,加强电子档案管理,资源信息实现电子化,有利于提高档案管理的怎么写作质量.

3.加强电子档案管理,有利于满足多样化需求

电子档案因为对信息保存的多样性,逐渐成为了满足使用者多样化需求的主要解决方案.档案利用需求的多样性,与社会发展水平和人们生活的文明程度有着密切的联系,随着社会发展和科学技术的进步,档案工作的怎么写作对象和档案利用需求都会发生变化,表现出一定的动态性,加强电子档案的管理,有利于满足这一多样化需求.

三、做好电子档案管理和利用的主要措施

由于电子档案提供利用方式的多样化与所依赖技术的多样化,导致利用工作的复杂性.因此,加强电子档案的利用管理是十分重要的工作,需要多方面的密切配合,并从多个角度展开工作.

1.建立档案利用制度,整合各类档案资源

要建立档案利用审批制度,相关人员需要查阅和利用档案时,必须获得档案主管领导的审批,还要建立档案利用管理制度,档案部门可利用网络技术来进行档案收集管理活动,使档案收集更为及时,保证电子档案的及时更新,更好的满足电子档案利用者的需求,并做到电子档案利用和纸质档案利用互补,整合档案资源来创新档案管理模式,实现电子档案需求利用质的飞跃.

2.规范档案利用方式,避免不可挽回损失

电子档案的利用不能够无原则,应该根据利用者的情况而定,并且依据电子档案内容的密级层次进行有效管理.一般情况下,对内容不是完全开放的电子档案,不宜用拷贝的方式提供使用,对这类文件浏览的过程必须在有效的监控下进行.采用网络方式提供利用时,有密级的信息内容应进行加密处理,并对所使用的“密钥”进行定期或不定期的更改,避免由于误操作所带来的不可挽回的损失.

3.建立“双套制”模式,确保重要信息完整

所谓“双套制”,指的就是电子档案和纸质档案同时提交保存归档.“双套制”管理模式对档案工作者提出了新的挑战,要求档案人员要紧跟时代步伐,掌握现代信息技术,熟练运用电脑及现代通讯技术,否则就无法介入文档的形成和保管.另外,“双套制”所面临的问题,主要是哪些档案应该实行“双套制”,哪些不应该实行“双套制”.只有根据各个档案的内容特点采取相适宜的管理方法,有选择性地实行“双套制”管理,才不会造成人、财、物力的浪费,并且实现对重要信息的完整保存.

4.加强工作人员管理,提高档案保护意识

电子档案由于提供利用方式的多样化与所依赖技术的多重化,导致了利用工作的复杂化.因此,必须加强对档案管理工作人员的管理,从思想上认识到档案管理工作的重要性,从技术上确保档案管理工作的安全性,达到既能使电子档案信息最大限度的被利用,又能使这些资源得到可靠、安全、有效的保护.总之,必须提高电子文件的制作者和管理人员的责任心,使他们养成忠于职守、认真负责、精益求精的工作态度,这是保证电子文件原始性、真实性的根本措施.

四、小结

现代社会正在跨入“信息时代”,网络技术的广泛利用会产生越来越多的电子档案.电子档案的归档、保管与利用,是一项极其重要而复杂的工作.为了适应电子档案工作需要和档案事业发展,电子档案的管理与利用着眼点要高,立足点要实,要符合本单位的客观实际,顺应其规律,加强科学管理,确保电子档案能够安全可靠地处于可准确提供利用的状态,使其在社会生活中发挥更大的作用.