会计电子档案的保管

摘 要： 会计电子档案是指以磁性介质形式储存的会计核算的专业材料,是记录和反映经济业务的重要历史资料和证据.它包括电子凭证、电子账簿、电子报表及其他电子会计核算资料等.笔者就如何做好会计电子档案的保管做如下阐述.

关 键 词 ： 会计； 电子档案； 保管

中图分类号： F234.3 文献标识码： A 文章编号：1009-8631（2010）07-0035-02

一、会计电子档案的特征

1. 会计电子档案对环境的依赖性强.会计电子档案的使用依赖于计算机的硬件和软件系统,会计电子档案的储存对周围环境要求苛刻.磁性介质对环境的要求较高,不仅要防水、防火,还要防尘、防磁,而且对温度还有一定要求,从而增加了数据的脆弱性.如果不在数据安全方面加强管理,则数据丢失和毁损的可能性较之手工会计系统大大提高.

2. 会计电子档案缺乏直观可视性.传统的会计档案具有直观可视性,而存储在磁性介质上的会计电子档案必须在特定的计算机硬件和软件环境中才能可视.数字化的特征使会计电子档案缺乏视觉的直接感染力,导致会计电子档案与会计信息使用者之间缺乏人性化的和谐关系.

3. 会计电子档案具有技术性.技术文档主要是指与会计电子档案的设计和使用密切相关的技术性文档,解释会计电子档案的设计和运行情况.技术文档主要分为开发性技术文档和使用性技术文档.开发性技术文档主要描述会计电子档案系统开发过程中的各种分析、设计情况.使用性技术文档主要用来指导用户对会计电子档案系统进行操作、利用.

4. 会计电子档案控制的复杂性.一般来说,信息化程度越高,采用的程序化控制要求也越多.目前我国常用的程序化控制有计算机软件控制、输入数据的机内检验等.会计电子档案系统控制技术的复杂性表现在系统人工控制与各类程序化控制相结合.

5. 会计电子档案管理缺乏有效的安全与保密措施.从电子数据的数据结构来看,电子数据具有数据高度集中的特点,因而非常容易泄密.传统会计实行纸质档案管理,在网络时代,新型磁性介质档案管理将取代纸质档案管理成为新的管理方式.电子数据是以数字编码的形式存储在各种磁性介质上的,而磁性介质不但体积小而且存储容量大,因此电子数据资料非常容易泄密,并且泄密的危害性大、范围广、涉及的时间长.

二、会计电子档案的保管原则

1. 会计电子档案的整理一般采用“三统一”的原则.即分类标准统一、档案形成统一、管理要求统一,并分门别类按各卷顺序编制电子档案顺序号.电子档案顺序号应包含尽可能多的信息特征,具有规范性、通用性和合理性.此外,电子档案顺序号的容量应具有超前性,能满足未来会计电子档案业务发展的需要.

2. 严密的监察.会计电子档案保管的标准操作规程应要求对操作活动进行严密的监察和检查.其包括定期地对控制台记录、作业记录和实施记录加以审查和比较.

3. 应急规则.应制定适宜的计划和规程来应对程序、文件和设备遭受火灾、水灾、断电、通讯中断、盗窃等突然事故和紧急情况.典型的应急措施包括文件备份、程序备份、备份与原件分开存放等方面的要求.

4. 数据文件标准控制.文件的处置规则是用来防止数据文件被误用、损毁等情况的,包括文件名、保留日期、文件重建、存放地点等方面的规则.所有的文件均应由保管员在档案室加以保管,并严格限制别人接触文件.

三、会计电子档案的保管要求

1. 建立严格的内部控制制度.内部控制制度是指一个企业或单位为了保护资产的安全性、会计资料的准确性和可靠性、提高经营效率以及贯彻执行其规定的管理方针而在组织内部采取的一系列制度、方法和手续.

2. 建产严格的认证制度,引入加密技术.在手工会计系统中,数据的处理和存储均分散于各个部门和人员,而会计电子档案系统的突出特点是数据的处理和存储的集中化,由此给数据安全带来一定的威胁.如未经授权的人员可以利用计算机轻而易举地浏览大部分文件和数据,从而使得机密数据被泄露.而严格的认证制度可以防止未经授权的人员进入会计电子档案系统.认证技术包括不同权限的口令认证、指纹认证、全息认证等.

3. 建立授权操作制度,实行岗位专人专职制度,避免越权操作.根据责、权、利、效相结合的原则,对不同的岗位赋予不同的权限,可设立系统主管、管理员、操作员等岗位.不同的岗位有不同的职责,在会计电子档案管理中肩负不同的责任,同时,同级岗位之间有一定的牵制和监督作用.

4. 降低会计电子档案毁损和丢失的风险.数据大量集中地存储于磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质中,一旦发生火灾、水灾、盗窃这类突发事件,就可能使全部数据丢失和毁损.会计电子档案室应满足防磁、防火、防潮、防尘、防虫、避光、恒温、防变形、防磨损、防强震等要求,保证存储介质的物理性能不改变,以提高电子数据的稳定性.会计电子档案室应安装监控和报警防盗设备,配备专门的安全保卫人员.会计电子档案室应安装温度感应设备,一旦有火灾发生,可及时报警.

5. 实现会计电子档案多备份管理的规范化和制度化.会计电子档案的备份和恢复是保证会计数据安全、准确、真实的重要措施.会计电子档案管理人员应养成数据备份的习惯,同时注明备份时间和操作员的编号,会计电子档案管理人员应根据会计数据业务量的多少定期对这些档案进行检查和拷贝,以防止因磁性介质的毁损而使信息丢失.对会计电子档案应定时进行双备份或多备份,备份数据和原件数据不能存放在同一地点,应设立两个会计电子档案保管室,并且分别设在不同的存放地点.实现会计电子档案多备份管理的规范化和制度化,设立信息备份员,专门负责会计电子档塞的备份工作.

6. 将会计电子档案的格式随技术的发展不断升级,使不同时期的会计电子档案具有兼容性.会计电子档案存放的格式应具有通用性、易识别性,随着文档技术的不断升级,作为会计电子档案应保证不同时期数据的兼容性和数据处理的方便性.由于当前软件技术的局限性,由低版本操作系统生成的会计信息在新系统中不能正常运行,如不能及时将备份数据归档和保留形成会计文件数据的背景信息,势必导致旧系统中形成的文件在新系统中不能被解读,将造成大量数据资源的浪费和信息管理活动的盲区,带来巨大的损失.

7. 定期对会计电子档案进行检测,及时做好数据维护工作.要采用等距抽样或随机抽样的方式定期对会计电子档案进行检测.检测的主要内容为：①进行外观检查,确定存储介质表面是否有损坏或变形,外表涂层是否清洁以及有无霉斑出现等.②进行逻辑检测,采用专用检测软件对会计电子档案进行读写校验.对于在检测中发现有差错的存储介质,要及时进行修正或更新.③要健全检测、维护的审批、登记管理工作,进行检测、维护要经过审批,审批、检测、维护等资料要归档保留,严禁随意进行数据恢复和拷贝.

8. 提高会计电子档案保管人员的素质.保管人员的素质在会计电子档案保管中起核心和关键作用,具体表现为保管人员的素质要满足会计电子档案保管工作的要求.保管人员应掌握会计学、档案学、管理学和信息系统的基本理论、基本方法和基本技能,还应了解计算机通讯技术、网络技术、软件工程、软件设计技术等.在会计电子档案系统中,不仅对保管人员的专业知识、基本技能有了新的要求,而且在道德标准、工作态度上也有了更高的要求.因此,为了提高保管人员的素质,必须在保管人员招聘、选拔、提升等环节建立起严格长效的控制制度.对现有的会计档案保管人员可与会计信息系统开发、维护和使用人员进行岗位交叉培训,在当前高等教育专业设置过于狭窄、毕业生知识单一的情况下,这无疑是快速培养复合型会计电子档案保管人才的有效途径.在保管人员的使用中,要进行严格和定期的工作成果考核,要建立相应的激励和约束管理机制,要明确岗位晋升的条件并为保管人员提供继续教育的机会.