外交档案:怎么写作国家怎么写作社会

中国外交一路走来,有艰辛,有曲折,更有辉煌.外交部档案馆成为这些历史与故事的载体,宛如一位渊博的长者,用岁月的沧桑记录着一段段不平凡的史实.而在时机成熟时,这位智者便把这些故事娓娓道来.今天我们就走进外交部档案馆,领略她的智慧与包容,体验她的前瞻与开放.

在忙碌了一上午之后,在紧促而不失雅致的办公室里,外交部档案馆馆长郭崇立欣然接受了本刊记者的专访.

外交档案是我国外交全面立体的记录

本刊记者：外交档案是一个国家外交事业的重要记忆,这种记忆的特点是什么

郭崇立：外交部档案馆保存了从1949年中华人民共和国成立以来到现在我国的外交档案.根据国家档案局的规定,外交档案是由外交部档案馆永久保存和管理的,因而外交部档案馆承担了国家档案馆的部分职能.

外交档案是国家之间进行政治、经济、文化等领域交流活动中形成的真实记录.这些记录具有性质,涵盖了国家领导人的交往和国家之间的重大交流活动.这里不仅有双边和多边的政治性文献和协议,还有涉及文化、科技、教育等方面的文献和协议,大多都具有法律性质.

总体来说,外交档案是我国外交工作全面的、立体的记录.它所记录的历史首先是我国的,然后是交往对象国的.档案包含了交往对象国当时的政治、经济、文化特点,尤其是他们的对华政策.以1972年中美建交前后事件为例,该事件的档案记录了当时中美双方的政治立场、外交举措；这集中反映在周总理与基辛格、和尼克松的谈话中,以及最后确定的中美联合公报、会谈纪要等文件里.外交档案在很大程度上反映了在某一阶段外部世界对华交流的状况.可见它记载了各国对华的基本立场,反映了双边和多边交流的范围、深度和结果.

本刊记者：建国以来,外交部是如何保证外交档案的完整与安全的

郭崇立：建国初期,周恩来总理(兼任外长,主管外交工作)对外交档案工作十分重视,从建部开始外交部就建立了一整套档案管理制度,经多年逐步完善,各种法规齐全,使档案管理具有严格规章的保证.同时建设了相对较好的保管条件,培养了一支具有高度政治责任感和敬业精神的专业化队伍.

外交部档案部门既是档案馆,也称为档案局,具有对外交部所属部门档案工作的管理和指导职能.档案馆部门领导和骨干大都是档案专业的名校毕业生,专业知识扎实、经验丰富.馆长则由具有丰富外交经验的资深高级外交官担任.熟悉外交与熟悉专业的有机结合,形成了合理的外交档案人才结构.

近几年来,档案馆投入很大的人力、物力、财力进行档案电子化工作,建立了一整套数字档案系统,使档案的利用和安全达到一个新的水平.我们今后将进一步完善档案电子化工作,逐步使所有的档案都有纸质和电子两种形式存档,使档案在外交部电子政务平台上加以运用,使外交档案在绝对保密的前提下实现高效利用.

第三批外交档案2008年开放

本刊记者：2004年外交档案的开放引起了社会和国际的广泛赞誉,目前的进展情况如何

郭崇立：我们分两批于2004年开放了解放初至1960年的外交档案,这是按照《中华人民共和国档案法》的相关规定,依法行政的重要举措.为保证外交档案的顺利开放,外交部投入了巨大的人力、物力、财力,对档案部门来说如果不是最大的,也是非常突出的.外交档案的开放,为我国社会各界和全世界各国学者研究中国外交提供了真实的材料和方便快捷的途径.“依法行政、政务公开”是我国政府秉承的一贯原则,但是在国际上有人总在说我们国家政务不够公开.外交档案的开放,用事实说话,向国际社会证明我们所说的“依法行政、政务公开”不是空话.此项举措受到社会各界的赞扬.目前每天都有国内外的学者来这里查找资料.

目前,外交部已经开放的档案有4万多份,1961～1965年间第三批外交档案开放工作正在紧锣密鼓地进行,争取2008年上半年开放.

在外交档案开放工作中,我们聘请了很多大使、参赞等资深外交官,其中很多外交官是1961～1965年间外交事件的经历者和参与者,他们见证了这一期间的外交事件,使得我们的工作相对顺利,保证了档案开放鉴定工作的客观性和科学性.

本刊记者：对利用者您有什么要提醒他们的

郭崇立：为了方便查阅者,我们专门设立了鉴定开放处,负责档案的鉴定、解密和开放,管理已经开放档案的借阅和利用工作,查阅手续简便.中国公民只需携带、外国人持护照及其供职单位的书面明即可.我们的宗旨就是最大限度地开放,查阅手续最大程度地简化,为查阅者提供最大的便利.这是我国与国际接轨的一项举措.我们要力求做好,达到一流水准.基于外交为民的理念,我们还坚持对学生查档给予优待、提供方便,把外交档案提供给“真正需要查阅的人”.

档案外交彰显大国形象

本刊记者：近年来外交档案馆的对外交往活动十分频繁.这种交往活动取得了哪些重要成果

郭祟立：外交部档案馆在国际上积极开展双边和多边外交档案交流工作.外交档案领域的国际交流与合作已成为我国同外国外交部合作的新的领域.我国已与二十多个国家开展了外交档案的交流,其中同俄罗斯、美国、罗马尼亚、葡萄牙、塞尔维亚等八个国家签订了正式的合作协议.我们根据协议与有关国家开展的档案方面的合作,合作编辑出版双边关系的重要文献,对双边关系是有益的补充,对两国历史的研究是有益的促进.

除此之外,还开展其他一些合作.如2006年在中国举行“俄罗斯年”、2007年在俄罗斯举行“中国年”,外交部档案馆积极参与配合活动,举行了反映两国友好关系的“网上图片展”,活动正式列入了双方领导人签署的正式协议.丰富了双边交流活动的内容.

2009年,适逢中俄建交60周年,中葡建交30周年,澳门回归十周年等,我们计划编写双边关系文献集、举行两国关系文献展,这些工作正在顺利筹备中.

外交部副部长乔宗淮近日率领“档案代表团”出访葡萄牙、罗马尼亚、塞尔维亚,签署了双边档案工作的协议,体现了外交部领导对外交档案国际交流工作的高度重视.

除此还有多边交流.外交部档案馆积极参与了第38、39届国际档案圆桌会议和第15届国际档案大会和第9届外交文献编辑者国际会议.外交文献编辑者国际会议是主权国家外交部档案馆之间的国际会议,各国外交档案部门在会议上交流外交档案的管理和外交文献编辑出版的经验,以及最新电子技术在档案领域的应用.更为重要的是,在这届会议上,我国已从观察员国成为正式成员国,这也就从根本上堵死了台湾当局在国际外交档案合作领域搞活动的路子.

外交部档案馆未来的发展

本刊记者：您对外交部档案馆将来的发展有何展望

郭崇立：外交部档案馆作为外交部的一个职能机构,工作主要是收集、归档、管理、利用外交档案.多年来在外交部领导的关怀和有关部门的大力支持下,做了大量的工作.在国际交流合作方面做了很多努力,取得了显著的成效.档案的电子化也取得了长足进展.在十七大精神的指引下,我们正思考如何在外交档案方面贯彻落实科学发展观,科学地规划外交档案业务的各个环节,使我们为外交怎么写作的工作上一个新台阶.

今后,我们首先要加大档案基础业务建设和研究,修订外交档案规章制度,使其与时俱进,更加符合时代要求；其次,重视对刚入部的公务员进行人部档案业务培训,在每年档案归档工作伊始,对全部各单位的有关人员进行强化培训；再次,加强对使领馆档案保管利用的调研,修订有关管理办法,使其更符合实际；其四,继续推进档案数字化,推进档案在电子政务上的应用；最后,要努力为珍贵的外交档案建立一个合乎标准的更好的保管场所,使国家的这一宝贵财富更加安全,永续利用.

总之,外交部档案馆将继续秉承“怎么写作外交、怎么写作社会”的理念,不断创新怎么写作形式,深化怎么写作层次,提高怎么写作水平,根据科学发展观要求,为建立一个学习型、怎么写作型、创新型和和谐型的档案馆而不懈努力.

郭崇立小档案：

郭崇立馆长曾历任外交部新闻司副司长,世界知识出版社总编辑,驻牙写加大使兼驻国际海底管理局代表、驻肯尼亚大使、驻联合国环境署代表、驻联合国人居署代表.2006年12月,开始担任外交部档案馆馆长.