年底了别再为年终总结而烦恼

每到年底,办公室总有人会为年终总结而烦恼.不仅要提交一份合格的总结给上级领导,还要把上级领导的修改意见整合处理,重新形成新的修改定案.年底工作本来就繁重,这来来去去的过程又十分繁琐.如何化繁为简,让年终总结更顺利一些呢?

偷个懒 轻松写出好总结

每到年终总得撰写各类总结报告,一篇好的总结报告能够帮我们总结成绩,找出存在的问题,并提出改进的方向.不过要怎样才能写出一篇让领导满意的好总结报告呢?

一般总结报告编写可分三个步骤：

确定总结布局提纲→收集数据资料文档→按大纲引用资料编写总结

办公室的小陈正好接到经理任务,要求写一份2012年度的企业总结报告,我们就一起来看看他是怎么写好这篇总结的吧.

明确目的,拟定总结提纲

写总结前我们必须先明确所要表现的目的和主要内容,再以这个目的为中心展开要点拟定总结提纲,理出总结要写的各级标题和层次.

总结提纲一般可以先分成开头、主体、结尾三部分.

开头部分：概述基本情况,包括单位特点、主要任务、当前形势、指导思想、总结目的、主要内容等.

主体：具体介绍取得的成绩和数据指标、成功与失败、与往年的差距等方面.

结尾：提出今后的方向、任务和措施,表明决心,展望前景.

小陈还不是很熟悉总结报告需要写的具体项目、内容,他决定偷懒一下,直接从网上搜索下载同行的总结报告范文来作为提纲,再根据自己的实际情况适当进行一些增减完善,这样就可以做出一个不错的总结提纲了（很多朋友也会想到这个偷懒的办法吧）.不过要变成自己的,还需要适当修改.

提纲出来后首先要做的就是统一设置好各级标题格式,这样后面编辑时会更清楚直观.在此强烈建议各标题的编号统一使用自动编号,标题格式则统一使用各级标题样式进行设置.这样以后增删小标题要点时编号可以自动调整,要修改各级标题格式也比较快.

由于提纲是网上找来的范文,各级标题的编号和样式都需要逐一设置,工作量可不小.对此小陈另有妙计,他针对各级标题编号的不同特点,利用Word 2010的查找替换功能三两下就搞定了各级标题样式和编号的批量设置.

删除原有编号

在“开始”选项卡“编辑”区中单击“查找”后的下拉箭头,从中选择“高级查找”.在“查找和替换”窗口中单击“更多”按钮显示高级选项,选中“使用通配符”复选项,输入查找内容为“<[一二三四五六七十]{1,}、*^13”（不含引号）.单击“在以下项中查找”按钮,从下拉列表中选择“主文档”,马上可以看到文档中以“一、”、“二、”……开头的标题行已经全部被选中了（如图1）.现在从“开始”选项卡的“样式”列表中选择“标题1”,即可把所有一级标题设置为“标题1”样式.然后切换到“替换”选项卡,查找“<[一二三四五六七十]{1,}、”替换为空,单击“全部替换”即可删除原来的文本编号.

设置正规编号

接下来设置各级标题编号就很简单了,随便选中一个标题设置好自动编号,再右击选择“样式/更新 标题1 样式以匹配所行内容”即可为所有一级标题设置自动编号.以后想修改标题文字格式或编号都是这么简单,任选一个标题进行设置后,右击更新样式即可.

对2、3级标题的格式和编号设置操作也差不多,只是需要根据编号不同修改一下查找内容.对于1、等开头的二级标题编号,只要查找“<[0-9]{1,}、*^13”即可,其它操作完全一样.含括号的编号则要麻烦点,得先在不使用通配符下查找“^p（”替换为“^pA”,把段首的“（”全部换成A,再查找了解需要,收集整理资料

总结报告要通过总结事实、数据和成绩来得出结论和改进对策.因此只有把各种数据和资料准备好了,才能写出一篇好总结.我们需要先按总结提纲列出需要用到的各方面资料,再按记录到各部门去收集相关数据文档、表格和汇报资料,然后慢慢查看筛选搜集来的资料,从中找出能支持报告所要表述内容的事例、数据和图表备用.为了在写总结时可以快速引用,小陈在查看收集来的文档资料时,事先对总结中可能要用到的内容做了记号.

标记所需内容

在Word 2010中使用书签来进行标记既简单又实用.比如想用“2012年度财务管理计划书.DOCX”中的“2012年度管理费用计划表”,那么在打开“2012年度财务管理计划书.DOCX”查看时,就要选中整个“2012年度管理费用计划表”和表格标题等想引用的内容.切换到“插入”选项卡单击“书签”,在“书签”窗口中输入书签名为“管理费表12”,单击“添加”按钮创建一个“管理费表12”书签（如图2）.在此,书签名绝对不能以阿拉伯数字开头,否则“添加”按钮会变成灰色无法添加.照这样对那些准备用到的文本、数据、表格内容逐一用书签进行命名.在写总结时就可以不用打开参考文档,直接通过书签引用所需内容了.

此外,以后要在文档中找这些内容时还可以通过书签快速定位.你只要单击Word窗口左下角的“页面：X/XX”或按“Ctrl+G”组合键,打开“查找和替换”窗口的“定位”界面.在“定位目标”列表中选择“书签”,从“输入书签名称”的下拉列表中选择“管理费表12”（如图3）,或直接输入书签名,单击“定位”按钮即可快速定位到 “2012年度管理费用计划表”中查看.

快速引用资料

当写总结需要用到“2012年度管理费用计划表”时,只要切换到“插入”选项卡,单击“文字”区的“对象”,从下拉列表中选择“文件中的文字”.在“插入文档”窗口中找到并选中“2012年度财务管理计划书.DOCX”.单击“范围等”按钮,输入要引用的书签名“管理费表12”（如图4）,然后单击“插入”按钮即可插入“2012年度财务管理计划书.DOCX”文档中的“2012年度管理费用计划表”内容.按书签插入的文本,其书签也会一同插入总结报告中,我们在查看总结时,还可以通过这些书签来快速定位. 在此若不单击“插入”按钮,而改成单击“插入”按钮后的下拉箭头,选择“插入链接”,则会以链接方式插入“2012年度管理费用计划表”内容.这样做的好处是,当 “2012年度财务管理计划书.DOCX”中的2012年度管理费用计划表被修改并保存后.你只要在总结报告中按“Ctrl+A”,再按F9更新域就可以自动更新引用的内容.

精炼语言,多用数据说话

现在我们可以按提纲配合数据资料写总结了.总结中尽量少说空话,要有条理有顺序地用数据和事实说话才有说服力.对策或建议都应该在大量事实和数据的基础上进行总结.小陈发现总结中有很多数据经常重复出现,像年产值、利润、目标一类的数据,不仅在年度成绩中出现,在与往年的对比、对将来的展望中都会用到.重复输入同一数据不仅麻烦,重复多了还容易输错.万一数据有改动,还得逐一修改所有相同数据更是个大问题.对此小陈也有自己的独门秘技摆平.

标注重复数据

先在文档内选中需要重复输入的数值,例如年产值的数据“8000万元”,单击“开发工具”选项卡“控件”区的“格式文本内容控件”图标把它转成文本控件.再单击“插入”选项卡的“书签”,打开“书签”对话框输入书签名称“年产值2012”,单击“添加”按钮创建一个“年产值2012”书签（如图5）.重复此操作把各个需要重复输入的内容、数据逐一选中创建控件和书签.

快速输入重复数据

把输入光标定位到要输入重复数值的位置,单击“插入”选项卡的“交叉引用”.在“交叉引用”窗口的“引用类型”下拉列表中选择“书签”,就会在下面“引用哪一个书签”列表中列出所有书签.再从“引用内容”下拉列表中选择“书签文字”.然后在列表中选中需要插入的书签“年产值2012”（如图6）,单击“插入”按钮即可插入书签所指内容“8000万元”.交叉引用窗口不会自动关闭,也不影响编辑,建议把它调小拖到旁边以便于随时插入各项重复内容.

修改后快速更新

需要修改年产值数据时,你只要修改一下开始设置书签的那个“8000万元”文本控件中的数据,再按“Ctrl+A”全选,按F9刷新,Word就会自动更正所有通过该书签交叉引用插入的重复数据.不过如果相同数据有好几个,要怎么快速找到原先的那个数据呢?这其实很简单,你只要按住Ctrl键单击任意一个重复数据即可直接跳到原始数据处.你也可以按前面提到的定位窗口快速转到书签所在位置.

不管是链接其它文档的部分内容或本文中的重复内容,每次修改原数据后都得按“Ctrl+A”全选,再按F9或右击选择“更新域”后才能更新数据,多少有点麻烦.对此我们可以设置让Word在打印前自动刷新域.切换到“文件”选项卡,单击“选项”,在“Word选项”窗口左侧选择“显示”,把“打印前更新域”和“打印前更新链接数据”复选项都选中（如图7）,确定后就会在每次打印前自动刷新.

Tips

总结报告中也经常用到“详见本报告Y页XXX内容”这样的标注吧?同样可以先对引用的XXX内容设置书签,再通过交叉引用插入“标签文字”XXX.至于所在页码Y,你只要在交叉引用窗口的“引用内容”下拉列表中选择“页码”即可插入书签所在页码Y.此外,若要引用的内容是设置了样式的标题,则无需设置书签,直接在“交叉引用”窗口的“引用类型”下拉列表中选择“标题”,即可从下面列表中选择插入所需标题和页码.