Email中的文字力

当今职场上,是最常使用的文字表达形式,但许多人并没有认真对待当中文字力的重要性.星巴克老总徐光宇则不然,他将店经理信件保留至今,每封信至少看过三次：一次直接回应；一次标注信中重要意见,转给相关部门讨论改善；还有一次,他会留意哪些是人才.

为什么花这么多时间看信、回信?他开玩笑说,“因为文字可以算命!”他相信从一封信,可以看出一个人是否脑袋清楚、善于沟通、值得托付.翻开他的信件资料夹,全是各色荧光笔画线的笔迹,某几页还贴上分类箭头标签.例如,从思考逻辑来分,文字是否思路清楚或是思路不清,是否简单扼要或者结构松散；从早交、晚交或是没交来分,还能看这个人是否重视公司交付的事情.

信件,要打动人心――用“我们”的语言,召唤情感认同.新闻系毕业的他指出：“好的信件文字,也可应用新闻学的第一课,五个W：你是谁,说些什么东西,什么时间,通过什么管道,要达到什么结果.”同时,不仅是传达,还要解答对方关心的问题,尤其“文字要打动员工,要先把员工当作家人,用我们的语言,以共同的经验来召唤情感的认同”.他自己回复员工的信件也是遵循这些原则.“很震惊,他会回信给我们,而且还标出重点!”中永和区的区经理陈丽芬有天晚上收到总经理的回信,吓了一跳.徐光宇细心地把她信中提出公司需要学习的五点建议,仔细标上不同的颜色,并谢谢她的热情分享,还指出哪些是当下可以做改变的.

徐光宇虽然非常重视信件的表达,但时间有限的他,并不会长篇大论.提纲挈领、直接破题、意见最多五点、要直中要害,这些都是徐光宇的职场文字表达心得.对徐光宇来说,好的文字表达犹如端上一盘精瘦的牛肉,绝对是仔细衡量、精炼的结果.

（摘自《安邦管理视野》）