科研院所办公室人员自身能力的提高

点赞:11288 浏览:46112 近期更新时间:2024-02-24 作者:网友分享原创网站原创

摘 要:办公室人员能力的高低,直接影响着办公室各项工作顺利开展的程度.本文阐述了科研院所办公室人员应具备的基本能力,并对办公室人员自身能力提高的途径等进行了探讨.

关 键 词 :科研院所办公室 自身能力 提高

中图分类号:G647 文献标识码:A 文章编号:1673-9795(2014)04(a)-0157-02

办公室是一个单位承上启下、协调左右的综合办事机构.科研院所的办公室工作也可以概括为“办文、办会、办事”三大部分.要想做好科研院所办公室的各项工作,办公室人员除了应具备较高的思想政治素质、职业道德素养外,对其自身能力的要求也是全方位的.

1.科研院所办公室人员应具备的基本能力

能力是人们完成某种活动所必备的个性心理特征,活动参与者的能力直接影响着活动的效率.办公室人员能力的高低,直接影响着办公室各项工作顺利开展的程度.科研院所办公室人员应具备以下六项基本能力.

1.1 口头表达能力

办公室人员虽然很少去做报告,但只要上班就会“不停地说话”.办公室是一个单位的窗口,每天接待单位内外各种人士要说话;接打要说话;上传下达要说话;汇报反馈情况要说话.说话机会如此之多,要求办公室人员必须要有较强的口头表达能力,讲究说话艺术.一要口齿清晰,语速适中,并注意说话的语气态度;二要有条不紊,所讲的内容要清楚明白;三要注意分寸,注重说话场合,有的话能说,有的话不能说.

1.2 文字综合能力

“写作”是办公室人员的基本功之一.办公室人员需要经常撰写各种文稿,如:领导讲话稿、新闻报道稿、日常公文、调研报告、工作总结等等,这就要求办公室人员不仅应具备一定的写作能力和技巧,还应熟知各类相关应用文体的写作,对公文的特定格式要求更应熟练掌握.此外,在如今信息量如此巨大的时代,还要有能力从大量的信息资料中总结提炼出需要的素材,凝练出领导需要的文稿.这是一项文字综合能力.

1.3 协调办事能力

“能办事”是对办公室人员的另一基本要求.办公室人员需要协调处理好各种关系,才能顺利办好各类事项,切实做好“三怎么写作”工作.

1.3.1 与领导关系的协调

科研院所的领导多是双肩挑,既要做好行政管理,又要搞好专业领域的业务,繁忙的程度可想而知.办公室人员工作在领导身边,更多地是为其行政管理工作提供怎么写作.要熟悉和了解领导的性格、习惯、工作方法;要体谅领导工作的辛苦;要自觉地站在领导的立场去思考和处理问题;还要按照领导的授权范围去办事,不能超越或违背领导的意图.

1.3.2 与其他职能部门之间的协调

科研院所的主要职能部门是科研处、开发处等部门,日常办公室人员应配合这些管理部门做好单位的各项工作,并及时向领导汇报各部门的意见和反馈情况,履行好办公室综合协调部门的职责.

1.3.3 与职工群众关系的协调

科研院所中大部分职工是具有较高知识水平的专家教授,如何与这种高层次的人群打交道,为他们做好怎么写作工作,使之能将更多的精力投入到单位、国家的科研任务中去,需要办公室人员为之努力.科研院所中还有科研辅助人员、后勤保障人员,有的院所还肩负着培养研究生的教学任务,各种不同的人群,需要办公室人员具有较高的协调沟通能力,才能切实架好领导与群众之间的这座桥梁.

1.4 熟练使用现代信息技术的能力

现在的办公室,提倡“无纸化”办公,计算机、多功能一体机等现公设备的使用,互联网络、电子邮件等的应用,大大提高了办公效率.办公软件的灵活运用,如Word、Excel的应用,PPT的制作,PhotoShop的使用等,以及通过互联网快速搜寻所需信息的能力,这些都是现公室人员必须掌握的本领.只有熟练使用这些现代化武器,才能更好地开展日常工作.

1.5 团队合作能力

办公室的工作既有分工,也有合作.一个人只管把自己分工的工作做好,不参与、不帮助其他同志,是行不通的;一个人能力再强,也不可能面面俱到,也会需要其他人的支持.办公室好比一台大型机器,每一位办公室人员就如同机器上的一个零部件,要做好自己分工的工作,保证“部件”的正常运转;同时,各个部件要按照规定的程序协同运转,才能保证办公室这台机器的正常运行.团队合作能力是办公室人员必须具备的能力之一.

1.6 学习创新能力

美国硅谷曾有句口号―― 学习是工作的一部分.在如今的信息时代,办公室人员除了业余学习外,应把学习当作工作的有机组成部分.学习,不是一味地吸收,还要充分地思考.思维能力是创新能力的核心.思维创新,就是运用自己的思想材料,去发展和创造新事物的思想方式,发现或提出新观点、新思路和新办法[1].学习创新能力是新时期对办公室人员新的能力要求.

2.科研院所办公室人员应重视自身能力的提高

科研院所的办公室不同于科研管理等其他职能部门,它是一个单位最前沿的窗口部门,是离单位领导最近的部门,是单位里接触人员类型最多的部门,这么多“之最”,对办公室人员说话、办事等能力的要求显而易见.办公室人员只有充分认识岗位的特殊性,意识到以上工作能力的重要性,从思想上重视起来,才能自觉地不断提高自己的实际工作能力.对于刚刚从学生身份转变成一名工作人员的同志,或是工作时间不长的年轻同志,要清醒地认识到书本知识与工作能力的区别,工作经验与实际能力的关系.要在日常工作中,珍惜每一次提高自身能力的学习与锻炼机会,认真参加各类培训活动,多抽时间参加单位举办的各类学术报告、讲座等,获取专业技术知识、了解单位业务相关信息.积极主动地提升自我,努力做一名合格的办公室人员.

3.科研院所办公室人员自身能力提高的途径

3.1 学习与实践 “学无止境、活到老学到老”,这些经典的词句在办公室人员的头脑中应深深扎根,并要切实地付诸于实际行动.现代社会日新月异,不进则退,所以将学习创新能力也列为了办公室人员的能力要求之一,之前的几种能力都是可以通过学习与实践逐步提高的.

“文字综合能力”是办公室人员必备的能力之一.公文写作不同于一般文章的写作,其根本特点是规范性强.2012年国家出台《党政机关公文处理工作条例》、《党政机关公文格式》(GB/T 9704-2012),在公文格式要素方面,增加了发文机关署名,成文日期改用阿拉伯数字,删除了主题词格式要素等.这些新的内容,如果办公室人员不及时学习,不更新自己的知识库,就会造成错误,影响单位的形象.文字综合能力的提高,除了学习掌握国家的规范要求外,也可以向日常接触的文件材料、身边的领导及同事学习,更多地是需要多写多练去实践.日常的收文,办公室人员应该仔细地阅读与学习.一般上级单位的公文会更规范,可以学习公文的格式、公文常用措辞,学习上级单位对于国家、主管部委等重要精神的表述、表达;平行来函,可以学习公文的用词语气.自己实际拟稿之初,可以模仿用之;日久天长,就掌握成了自己的本领.办公室人员经常还要替领导草拟稿件,这需要充分理解领导意图,要站在领导的角度考虑问题,以领导的口吻表达词句.对于刚刚开始替领导拟稿的同志,只有努力学习与实践,才能写出领导满意的稿子.要向领导本人学习,从平时领导的言谈中、从领导批改后的文稿中,从领导的批示中,都可以学习把握领导的语言风格,思路作风,渐渐地提高文字水平.要向办公室的“前人”学习,请教以前替领导拟稿的经验体会、注意事项等.通过以上的学习与实践,文字综合能力定会逐步提高.

“口头表达能力”也是办公室人员必备的能力之一,说话的语言艺术是可以学习培养的.首先,办公室人员要培养温和的语言风格.同样一句话,同样一件事,运用不同的语言风格,达到的效果也完全不同[2].其次,建议办公室人员“面带微笑”地说话.即使是拿着讲话,的另一端也是可以感受到说话人面部微笑的.面带微笑讲话,语速自然不会太快,来办事的人会按着你的节奏行事.面带微笑,会给人一种亲切放松的感觉,可能来人是带着一肚子火气来找领导的,看到办公室人员微笑上前,和他多沟通几句,他的想法可能就会有所改变;如果还非要面见领导,当他面对领导时的火气也一定会消了不少,这就起到了办公室人员“防火墙”的作用.最后,要说有准备的话.向领导请示汇报事项、与同事沟通协调问题,如果事前做好充分地准备,说话突出重点、心中有数、应答如流,这样的办事效果定会令人满意.

“协调办事能力”是一个人最能给他人留下深刻印象的能力之一,也是最需要学习与实践锻炼才能逐步培养起来的能力之一.对于办公室年轻的同志,一定要多学习老同志的办事方式,学习其他部门同事的办事方法;要勤于跑腿,多办事,多经事;不要不敢去办事情,不要害怕办不好事情,第一次没办好,下次就会有所改进.随着时间的推移,经验的积累,办事的能力便会逐渐提高.

使用现代信息技术的能力,这对于年轻同志是个优势,年轻同志接受新事务比较快,年长的同志可以向年轻的同志学习,学习不分年龄.一个集体,如果大家互相学习、互相帮助,气氛和谐,这样环境中缔造出的人员,团队合作能力势必也会很强.

此外,办公室人员要自觉学习了解时事政治,掌握国家有关最新规章制度,这样才能与时俱进,不至于说出落伍的话语,办出不符最新规定的事宜.对于科研院所的办公室人员,还要努力学习本单位主要业务领域的基本知识,了解单位历史上的成绩,以及单位目前的主要业务内容等,这样才能更好地与科研人员沟通,为他们提供怎么写作.

3.2 总结与创新

孔子曾评价颜回为最优秀的学生,因为颜回“不迁怒,不贰过”.要做到“不贰过”,就离不开总结;总结是为了提高.首先,总结自己.“吾日三省吾身”,自省是对自己的一种总结.对自己所学所为进行总结,好的继续发扬,不足的地方加以改进,相信各种能力不会没有提高.其次,总结别人的经验.对于个人而言,经验是有限的;而对于一个群体,经验则要丰富许多.“他山之石,可以攻玉”,同在一个单位,别的同志说话办事的优劣,也可以成为自己学习发扬或引以为戒的经验.

在学习总结的基础上,在不断积累的前提下,办公室人员要对自己提出更高的要求―― 创新提高,这是不断提高办公室工作效率与水平的实际要求.办公室传统多、规矩多、经验多,也容易产生思维定式,甚至不敢创新.办公室年轻的同志热情高、思想活、定式少,在工作学习一定的时间后,要有“打破旧屋建新房”的勇气,摒弃固有思维模式和工作习惯,对现有工作流程和环节再思考、再设计,挖掘创新途径、打造创新亮点,使办公室工作更加符合科学发展要求[3],更上一层楼.

科研院所办公室的工作头绪多、任务重,要求办公室人员素质高、能力强.办公室人员可以通过以上“学习、实践、总结、创新”这条量变到质变的有效途径,逐步提高自身能力,与时俱进,更加出色地完成办公室的各项工作.