秘书工作的信息处理

摘 要 ：人们都将如今这个时代称为“信息时代”,哪个国家掌握了信息,哪个国家就有可能获得优先发展权,机关和企业也是一样,都非常重视对信息的处理,可想而知信息的重要性.秘书这个职业就是每天与各种不同信息打交道的职业,信息处理对于秘书来说应该是“家常便饭”,本文笔者也着重叙述了关于秘书工作的信息处理方面的事宜.

关 键 词 ：秘书工作；信息；处理

随着社会的不断进步和经济的不断发展,世界经济一体化已经成为大势所趋,“信息化”已经成为必然.人类文明的不断前进也使“秘书”这个职业的队伍不断发展壮大.秘书似乎天然就与信息密不可分,而在工作中如何进行信息处理不但是简单的工作,在笔者看来秘书应该具备一定的信息素养,我们甚至可以将信息素看作一门艺术,一门信息处理的艺术.信息工作在秘书工作中占有重要的地位,收集、整理以及利用有关信息是秘书工作的主要内容之一.现代秘书的信息素养,是秘书人员在工作实践中根据组织内外信息环境的发展要求,自觉接受教育训练而逐步形成的对待信息活动的修养与能力,信息素养作为一种高级技能,具有很强的实践应用性.①

信息处理对于秘书的工作有着很多益处：可以使秘书的工作安排井井有条；可以锻炼秘书的工作和社交能力,为单位和领导提供优质的文秘怎么写作；可以极大地提升办事效率和办事能力,灵活处理信息的价值性.

那么,关于秘书工作的信息处理应该有以下几个原则：

第一,准确性

秘书整天都在和信息打交道,各种各样的信息可谓五花八门,种类繁多,包括对外往来信件、公文、演讲稿、会议记录等等不同的信息,每种信息都有其特有的重要性,有的时候可能一个关键的词语处理出现差错,就有可能造成很大的影响,特别是在对外社交和为领导准备文书、稿件的环节上,容不得半点马虎和瑕疵.因此,准确性是秘书工作信息处理最基本的原则,也是最主要的原则,秘书工作的信息处理一定要力求准确性,尽量不出差错,因为出现一次就有可能是“致命”的.

第二,保密性

秘书的工作性质比较特殊,介于领导和基层之间.无论是机关还是企业里面的秘书,都掌握着单位里面很多有价值的信息,包括各种涉外文书、单位内部概况、单位效益、领导工作计划、人事调动、员工职能考核、统计报表和其他一些信息.众多信息中,许多都是有价值的信息,而且属于单位内部的保密性信息,绝对不对外公开的.所以,秘书知道的多,但一定要说出去的少,这几乎是秘书这个行业里面不成文的行规.换句话说,就是秘书一定要确保处理信息的保密性原则,尤其是内部绝密信息,一旦泄漏出去,会造成不可估量的后果特别是对于竞争性大的行业来说.所以,秘书工作的信息处理一定要慎之又慎,保密性不可或缺,一旦发生信息泄漏,有可能引起法律争端.

第三,灵活性

灵活性也是秘书工作信息处理的主要原则.虽然信息是固定的,但是处理信息的方式却可以灵活多变,不同的处理方式会带来不同的效果.比如,某企业要开年终总结大会,两位负责日常管理的副总都不约而同的将各自负责的业绩报表交给了办公室秘书小李,小李很为难,两个副总之前可能忘记沟通了,但是小李还得硬着头皮去根据两个报表分别为两位副总草拟年终总结稿.不过,在信息处理过程中,小李显示出了其高超的处理水准,运用了灵活性原则.由于两位副总的行事风格和主要负责业务都不同,小李综合了两位副总的概况,分别有针对性地草拟出了两份不一样的年终总结稿,灵活地避免了“雷同”的现象,在年终总结大会开完后,小李受到了两个副总的高度评价,这就显示出了小李在信息处理上的“老道”和灵活性―不拘一格.

笔者认为,信息处理大概需要如下几个流程,不过每个秘书都会构建适合自己的信息处理流程,文中的流程为笔者个人观点,仅供参考：首先,信息获取.信息获取是根据领导活动的要求,把各种有价值的信息在时间和空间上集中起来,达到一定程度上的凝聚性,为信息加工的进行“铺路”.信息获取是信息处理的第一步,在信息处理中占据基础地位.其次,信息加工.信息加工是将已获得的信息根据一定的需要和程序,采取科学、客观的方法,对这些信息进行筛选、分类、排序、核算、研究、重组、编写和评估等活动,实际上是对信息的再创造,属于由粗放向精细的转变.再次,信息存储.信息存储是对已经被加工后的信息存储起来留作备用,这个流程看似简单,实际上如果存储不慎,造成信息的流失会直接造成不可挽回的损失.同时存储起来的信息对于信息的检索和利用来说也不可缺少.第四,信息检索.信息的检索对于秘书的信息处理工作来说算是常态.信息检索是运用一定搞定检索方法和检索工具来从大量的存储信息中检索出可以利用的有价值的信息,这个过程可能需要几天,也可能需要几秒钟,完全在于秘书信息处理的效率.当然,有经验的秘书可能需要的时间更少.最后,信息呈现.信息呈现是信息处理流程的最后一步,是秘书将已检索到的备用的信息通过特定的方式呈现出来,比如将草拟好的演讲稿交给领导.俗语说的好“编筐编篓全在收口”,信息呈现的好坏程度直接影响到了信息处理的完整程度.

秘书的工作可谓事无巨细,很多时候需要亲力亲为,尤其是在信息处理的环节上,一个高水平的秘书会将信息处理的井井有条,让领导安心,让员工放心,让自己有心.而随着社会的进步,如何科学、客观的处理信息势必将会成为衡量一个秘书是否称职的重要指标.可见,信息处理对于一个秘书工作是何等的重要,值得引起每一个秘书的重视和关注.

注解：

①程骁飞.秘书工作中的信息研究[J].办公室业务,2013（05）：P2