关于企业制度制定的一点

[摘 要 ] 我国企业制度建设普遍存在缺乏系统性和有效性的问题.企业制度的制定是企业制度建设中起始的和关键性的一步.本文针对具体的制度制定工作,提出了应注意的要点问题及切实可行的对策.

[关 键 词 ] 企业制度制定系统性可操作性

企业管理制度之于企业如同法律法规之于政府,其重要性不言而喻.企业制度的制定是企业制度建设中起始的和关键性的一步.在实际管理工作中,出于对管理制度的不同理解,企业在制度制定中遇到了不同的问题.往往是企业花大力气制定的制度却起不到应有的作用,大企业的制度构架十足,但缺乏实际操作性,某些制度空洞无物；而中小企业则是“头疼医头,脚痛医脚”,缺什么补什么,缺乏有效的规划.

一、我国企业制度制定中存在的问题

总结起来,我国企业制度制定中存在的问题主要集中在以下几个方面.

1.制度制定不成体系,各项制度之间的衔接较少,有时甚至相互对立,无法形成一个有机的整体.

2.通过制度将不平等“合法化”,这类制度使相关人员责权不对等,有权无责、有责无权、越级管理等现象时有发生,制度缺乏明确的责任人,其执行结果是法不责众.

3.制度文字流于形式,不具有现实的操作性,制度执行过程中,管理人员把制度文本的发放作为制度建设的终点,使得许多制度束之高阁,成为应付检查的“本本”.

4.制度流程不清晰,流程间交叉部分的内容不明晰或者相互矛盾.

5.制度只是总结没有提高,这类制度往往是对现有各项管理工作的经验或现状的总结,缺乏规范工作流程和适应未来发展的前瞻性.

6.制度中规定的流程缺乏有效的监督和反馈机制,相关人员的权责未能与其考核绩效、人事异动等相挂钩.

二、企业制度制定的要点

要想使企业制度的制定真正富有成效,必须坚持一些基本原则,包括服从于组织结构和规模的原则、系统化原则、简明化原则、一般和特殊相结合原则、刚柔相济的原则、激励与约束相结合原则等.笔者近年参与了一些企业制度制定工作,有一些体会,在此与大家一起探讨.

1.制度建设必须注意系统性、完整性,并突出重点.公司制度建设有一个完整的体系,每项制度又包含具体完整的内容,各制度起草小组在制订制度过程中,要根据公司管理需要和轻重缓急突出各阶段的建设重点及制度本身的重点,注意制度与制度之间的系统性、关联性.比如,物品管理规定涉及办公用品、各类低值易耗品、各类办公家具、设备等固定资产的管理,其重点应该突出固定资产的管理,在制订时要与采购、预算管理、会计政策等制度关联；车辆管理规定、计算机网络硬件管理规定等在制订时要与物品管理规定的相关内容统一.

这方面可能存在的误区是：内容面面俱到,但重点不突出；制订时就制度而制度,孤立存在,不考虑关联制度,或矛盾或重复.

2.制度应具可操作性,粗细适度,简单有效.制订的制度需要通过推行来规范管理,如果制度本身不具有可操作性,那么制度就仅仅成为摆设和累赘.制度的表述或表现形式与操作性有很大的关系,为了提高制度的适应性、灵活性和可操作性,制订的制度要有粗有细,粗的地方符合原则性管理要求,细的地方则符合操作性管理要求.基本管理制度的条款尽量是原则性的；具体管理规定、办法、细则、流程等要细化到可具体操作.同一项制度的不同条款也可有粗有细,原则性条款尽量概况,操作性条款在不影响功能及操作情况下尽量精简.

另外,一项具体制度是采用规定形式还是流程形式,或者两者兼有,或规定中附带流程,笔者认为应该看哪个形式既便于执行,又简单有效.如果规定更简单且可操作的,就不再制订另外的流程.如果规定不直观,可附带流程.如果流程本身很复杂,条件判断框等过多,可通过规定来明确.如果两者内容相差不多,只取其一.

这方面可能存在的误区是：制度或条款过原则或过细；同一管理事项的规定与流程内容相差无几.

3.制度建设要切合实际,适当超前.制订制度要从企业实际出发,要切合企业实际,切不可照搬或网上下载后略改完事.这就需要事先进行周密调研,要考虑现有的做法和先进的管理理念,要宽严适度、逐步提高,并考虑信息化管理的要求和企业未来发展的需要,但不宜过度超前.如果制订制度有难点或不够成熟,可先试行,在实践中总结经验并不断完善.如果相关管理事项过超前,没有相关制度或做法可借鉴,可在工作中边总结,边以备忘录形式记录有关做法,待条件成熟时再行制定.

这方面可能存在的误区是：制度与现实脱节,或过于超前,即使制定了,也得不到有效执行.

4.要注重制度的推行、检查、评估.制度建设一定要注重推行和检查评估环节.制度的制定过程本身是对管理过程的规范,由于一项制度从报批到批准有一个过程,建议在制度报批后,对新制度与原有制度或做法没有原则性冲突的,可按新报批的制度执行起来.待制度正式批准后进行重点的落实、推进,并不定期地对执行情况进行检查、纠正、提醒员工违反制度的行为,逐步使员工对一项制度从最初发布时的抵触情绪变成其自觉行为,形成独有的制度文化.同时,制度建设不是一劳永逸,是一个PDCA循环.制度执行一段较长时间后,相应职能部门和制度管理部门要定期检查其有效性,如不符合企业现有情况,应及时组织修订完善,避免失修.

这方面可能存在的误区是：对推行、检查不够重视,认为制度报批后就万事大吉.或者制度失修,形同虚设.

三、结束语

企业的发展壮大与成功离不开一套系统、科学、严密、规范的内部管理制度.我们只有从总体上把握企业制度建设,才能深入调查研究,进行制度诊断,根据企业需求制订制度,加大制度执行与推广的力度,及时的跟踪反馈,适时的调整与修订,建立有机的制度体系.制度建设的重要性已被越来越多的企业所认识,未来在这方面还有很大的研究空间.