做好办公室接待工作的体会

清华大学核能与新能源技术研究院是我国高等教育系统规模最大的实体研究院,每年接待国内来宾3000余人,最多的一年突破万人.大规模的人流带来强劲的资金流、技术流和信息流,为核研院创造了良好的社会效益和经济效益.

接待工作是送上门来的怎么写作工作,认识不同,做法不同,效果就大不一样.作为院长办公室的工作人员,我们在多年的接待工作实践中积累了一些经验,摸索出一些规律,形成了一套比较规范的做法.我们主要是从以下几个方面做好接待工作的.

一、认真做好准备

俗话说：兵马未动,粮草先行.在古代战争中粮草准备的充实不充实,到位不到位,是关系到战役胜败的重要因素.同样,细致周密的准备工作,是保证接待任务顺利完成的基础.

到清华大学核研院的国内来宾基本上分为三部分.

第一部分是党和国家领导人以及国家各部委、北京市和外省市的领导同志.这些领导同志前来视察、指导工作或参观访问,为我们提供了十分难得的汇报工作的机会.所以,每逢重大接待任务,核研院主要领导都会尽可能参加,详细介绍本院的发展历程、取得的重要科研成果以及长远规划等情况,使上级领导对核研院有更深入更全面的了解.我们的准备工作必须精益求精,从制定接待日程、设计参观路线、布置接待场所到检查环境卫生、落实安全保卫等,都要做到十分细致,并要准备应急预案.

第二部分是兄弟单位及合作单位的领导和相关人员.核研院的发展离不开社会各界的支持和帮助,我们通过展示本院科技成果和实力,通过宾至如归的热情接待,给对方留下良好的印象,给双方带来合作的机遇.这方面的接待工作要抱着广种薄收、广交朋友的心态,既要准确把握分寸,又要热情周到全面.例如,一次清华大学保卫部部长带着系统一个会议的与会代表来核研院参观,我们认真地接待了他们,向他们仔细进行了院史介绍,参观者中有天津市局的两位代表.一年多后,核研院环境技术研究室从俄罗斯进口钴源要从天津新港运来,需要到天津市局护送运输手续,环节非常繁琐,巧的是具体经办人就是曾经来核研院参观的同志,他说：“我去过你们院,了解你们对国家贡献很大,请放心,我们会全力配合.”结果用最快的速度办妥了护送手续.

第三部分是各类培训人员和学生,包括研究生、大学生、中小学生.做好在青少年学生中的科普工作,帮助他们了解核能的发展和未来,对于落实科教兴国战略,促进青少年成长有着深远的意义.我们主动把接待工作上升到为人才培养怎么写作的高度,协助各级各类学校培养社会主义事业的建设者和接班人.我们积极创造条件,落实参观项目,请资深教授深入浅出地进行核能科普教育,现场答疑解惑；请老专家讲祖国原子能事业的创业史,进行艰苦奋斗的教育,使参观者受到震撼,获益良多.例如,在接待天津市南开区教育局第五期青年干部培训班30余名学员来院参观后,他们从天津写来了一封热情洋溢的感谢信.信中说：“尽管我们不懂核能技术,但我们看到：在核研院汇聚着一个特殊的知识分子群体,你们在向社会奉献科技成果的同时,还创造着一种特殊的精神,这就是清华人的‘敬业’精神.这种精神在当今时代弥足珍贵,对我们的震撼十分强烈!”

总之,接待准备工作要针对不同的对象,有的放矢、量身订制,同时要方式多样、方法得当,以期取得良好的宣传效果,获得丰厚的社会效益.

二、精心组织实施

准备工作仅仅是接待工作的开始,要圆满完成一项接待任务,达到预期的效果和目的,关键是如何组织实施,接待方案的实施过程是对准备工作的全面考验.

接待方案在定稿之前必须反复修改,方案确定以后,就要按既定程序执行.重大接待任务,一般由院领导指挥,办公室牵头,组织相关科室和研究室共同承担.重要的参观,必须安排专人“打前站”,做好沟通协调和实时调度.有时我们自认为已经考虑得很周到很全面了,但还是会遇到一些特殊状况.在一次重大接待活动中,前一天晚上投影仪、计算机均工作正常.第二天,在来宾进会议室前15分钟,投影仪指示灯不亮,时间非常紧张,后经检查是投影仪保险丝坏了.我们一方面在来宾的参观路线上做了一些调整,争取了时间,另一方面迅速将借来的第二台投影仪安装调试到位.来宾到达会议场所时,各项设施准备就序、有条不紊,接待工作得以顺利完成.事后,我们对陈旧的设备进行了维护更新,并明确规定,在重要接待任务中,主要设备采取双机热备,两套机器同时运行,以便万无一失.

接待工作需要认真负责的态度,也需要热情和.核研院长期从事以先进核能为主的高新技术研究,取得了一批重要科研成果,形成了自己的传统作风,来院参观的人很多.这些来宾都由办公室接待,向他们介绍核研院的历史和发展,取得的物质成果和精神成果,以及相关的核能科普知识.对于前来参观的各界人士,从党校地市局级干部班、高校的领导同志、部队的领导同志、核工业的同行,到中小学生,每次我们都根据不同对象注意不同的侧重点认真讲解,尽量做到生动具体,有血有肉.十几年来坚持面对面地宣传,受众达数万人次,取得了很好的效果.不少参观者都说：从你们这里不仅感受到高新技术的威力,更看到了当代中国知识分子的精神风貌.

在接待工作的实施中,有三点是很重要的.一是按事先做好的方案,按部就班地进行,重要接待任务尤其要做好协调工作.二是要具备随机应变能力,时时处处留心留意,把握接待进程,全局统筹安排,确保接待效果.三是要保持高度的工作积极性,以饱满的热情做好接待工作.

三、注重总结归档

核研院每年接待的来宾很多,留下了大量的照片、录音、录像和文字资料.这些资料都是宝贵的财富,具有很形象的说服力和很生动的表现力,充分利用这些资料,将会丰富本单位的历史,促进优秀文化和优良传统精神的传承与发展.

对于接待中保留下来的资料,我们进行了分门别类的整理归档,纸介质与电子版并存,每年提交院档案室.对于重大接待活动,则做好专题归档.例如,2004年10月,核研院举行“清华大学屏蔽试验反应堆落成40周年暨核研院院庆”活动,参加这次活动的来宾和全院师生员工达1700余人.全院事先进行了相当长时间的筹备工作.我们及时将整个活动从来宾名单、照片、礼品、领导讲话录音、信息简报、各部门的总结以及筹备活动资料、座谈会记录、院史竞赛资料、照片展览等进行分类、筛选、整理归档.2011年4月,适逢清华大学百年校庆,事后我们对校友接待工作也进行了总结归档,并形成了清华大学核研百年校庆工作备忘录.

把接待工作中形成的重要资料收集齐全,做到完整留存、系统整理、安全归档,既能为今后工作提供有益借鉴,又为后人留下了宝贵财富.办公室工作人员要树立“为党管档、为国守史”的档案意识,为接待工作划上一个圆满的句号.

（作者系清华大学核能与新能源技术研究院党委委员,院长办公室副主任）