如何做好水利工程档案的管理

摘 要 ：水利工程从立项、审批、设计到开工建设,形成了大量具有保存价值的文字、图纸、图表、声像、数据等文件材料,这些文件材料是水利工程建设过程的真实反映和原始记录.做好这些文件材料的全面、完整、齐全收集并进行科学、规范、系统的归档,对水利工程建设过程的管理和水利工程竣工投产后的生产、维护、管理,具有十分重要的意义.笔者通过多年水利工程档案管理工作实践,就如何做好水利工程档案管理提出自己的几点看法,以促进水利工程档案管理质量水平的提高.

关 键 词 ：水利工程档案管理

水利工程在建设过程中,会形成各种各样的文档材料,有建设前期形成的文件材料如工程的可行性研究任务书、基础设计文件、规划设计文件及有关管理性文件包括审查、招投标、合同等,有施工过程中形成的文件材料如施工过程来往文件、表格、鉴定书、竣工图等,有开展监理形成的材料如监理来往文书、检验表格、报告、声像等,有购置工程设备形成的材料如说明书、证书、鉴定书等,有开展工程竣工验收形成的文件材料如验收报告、总结、评审文件等.这些文档材料是水利工程各个建设阶段的全面反映和真实记录,不但对水利工程质量的评定验收、水利工程建设具体过程的管理和维护,具有重要的利用和参考价值,而且对日后工程投入使用具有重要的查考、借鉴、指导作用.规范、科学、系统地做好水利工程档案管理工作,对工程建设过程中形成的具有保存利用价值的文字、图表、声像等形式的材料进行科学、规范的整理、归档,并实现水利工程档案管理规范化、标准化、科学化,可为水利工程的建设和管理提供真实丰富的信息资源,成为水利工程档案管理中一个不可或缺的重要环节.

1.必须充分认识水利工程档案的重要性,增强做好水利工程档案工作的自觉性

水利工程档案来源于水利工程建设的全过程,不仅在建设过程中如工程建设来往联系、原材料鉴定、工程质量评定、质量问题分析、工程纠纷、工程竣工验收等具有重要作用,而且在工程建设完成后的试运行、日常运行、管理工作中,也是不可或缺的真实依据和基础条件.安全责任重于泰山.做好水利工程档案工作,既是贯彻和落实工程质量终身负责制必然要求,又是维护工程质量与安全的重要措施.借助档案的原始凭证作用,人们可以查寻、了解、掌握过去的资料与情况,从而明确责任归属,防止工程质量问题的发生.如果忽视水利档案管理,造成档案资料的缺失或不准确,将直接影响档案参考利用和原始凭证作用的发挥.因此,在建设第一个水利工程项目时,不管是建设单位,还是施工、设计、监理等任何一个单位,都必须充分认识做好水利工程档案管理工作的重要性,高度重视工程设计、报批立项、建设与竣工各个阶段的原始资料的记录、保存与管理工作,增强做好水利工程档案工作的自觉性.正如主席所指出的,“档案是人类活动的真实记录,是人们认识和把握客观规律的重要依据.借助档案,我们能够更好地了解过去,把握现在,预见未来.档案事业是党和国家事业发展的一个不可缺少的方面,是一项崇高的事业”.所以,做好水利工程档案工作,是一项基础性工作,更是一项维护历史的神圣使命和责任.

2.建立档案管理组织机构,统一监督管理,形成工作合力

强化水利工程文件材料收集与归档的完整性、准确性、系统性,是做好水利工程档案工作的重要保障.加强组织是做好水利工程档案的基础手段,才能实现水利工程档案为工程以后的生产运行、业务管理、技术升级、结构改造提供重要的基础信息保障,实现整个水利工程的安全、稳定运行.因此,要对水利工程档案工作实行集中统一监督与管理,建立工程项目档案工作领导负责制与相关或具体责任人的责任制,并按照集中统—领导、统一工作制度、分级分项管理的原则,成立水利工程档案工作领导小组,负责统一协调、指挥、组织、监督档案管理工作；按照所确定的责任制度,明确相关单位或部门负责人的档案工作职责；建立符合标准要求的档案室,设立专职档案员,并明确要求各建设单位指定一名或数名专业技术人员担任档案员,形成水利工程档案管理工作领导组织网络；在建立健全领导组织机构、明确工作职责的基础上,还要对档案员的档案管理职责进行细化如各建设单位负责各自的工程材料文件的收集与归档工作,档案室与各建设单位密切联系、互相配合等,共同形成做好水利工程档案工作的合力,使各水利工程档案形成的相关单位纳入统一控制范围,确保档案工作与工程建设同步.

3 建立“四纳入”和“三参加”制度,从源头强化档案收集,确保水利工程档案的完整性

档案收集工作是做好档案管理工作的基础,没有档案收集工作,就没有档案管理的科学化、规范化,更没有日后档案的提供利用.水利工程各参建单位应建立档案工作的“四纳入”和“三参加”制度,强化源头收集,确保水利工程档案不丢失或损失.

3.1 “四纳入”即将水利工程文件材料的形成、积累、整理、归档工作纳入工程计划管理工作；纳入施工管理及考核范围；纳入有关领导和工程技术人员岗位职责；纳入经济责任制.

3.2 “三参加”即建设项目档案人员要参加设备开箱；参加各单项验收和项目总验收；参加项目技改鉴定.

4 建立“四同步”和“三约束”机制,避免档案工作在工程建设中被弱化,确保档案工作落到实处

在水利工程项目建设中,档案工作由于其不具有即时效益性的特点,在工程建设的各项工作中往往处于边缘地位,而且水利工程往往有工期紧、任务重等特点,致使档案工作容易被忽视,无法落到实处.解决这个问题,必须坚持“四同步”和贯彻“三约束”,确保了水利工程档案工作与工程建设同步完成.

4.1 “四同步”即在布置、检查、总结、验收水利工程各项工作的同时做好对档案工作布置、检查、总结、验收工作,以确保档案信息的齐全、完整、准确.

4.2 明确经济责任上的约束.把水利工程文件材料的收集与归档情况,作为对档案管理机构、专档案员及相关负责人工作绩效的重要考核内容.水利工程文件材料收集不齐全或归档不及时、不规范及档案整理未开展的,与各建设单位的合同资金或奖金挂钩,进行必要的扣罚.