规范学校档案管理

摘 要：档案管理是学校一项常规的管理工作,记录着学校从成立到现在的发展,一定程度上反映着一个学校的管理水平和教学水平.在新时期学校档案管理呈现出新的特点,一方面档案所容纳的内容越来越多,另一方面档案资源的开发利用也逐渐被重视起来.但是目前很多学校的档案管理还不够规范,没有严格的规章制,管理人员的业务素质也有待提高.本文简单介绍了学校档案管理的重要意义和新时期的特点,然后分析了一些规范档案管理的措施.

关 键 词 ：学校档案管理 规章制度 员工培训

中图分类号：G47 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2013）04（c）-0241-01

1.学校档案管理的重要意义

首先,学校档案是学校成立发展的一个记录,是最原始的文件.学校档案开始与学校的成立,经历了学校发展的各个过程,全面记录了学校的教学组织管理活动,对学校各部门的工作都有最原始的记录.学校的档案能够反映学校的成长经历,便于了解学校的管理水平,为学校的改进工作提供数据支持.通过对学校档案的分析,可以清楚地发现学校的特点和规律,对于总结学校管理的成败有重要意义.其次,学校档案记录了学校的管理记录,可以成为评价学校管理水平的重要依据.学校档案记录了学校组织工作和优秀员工的工作经历,对档案的管理和总结,可以更好地发掘学校精神,也是学校自身形象的一种建设,形成一种集体观念.学校档案中包含了很多的教学经验和成果,是教师们辛勤劳动的成果,也是教学水平整体体现.总之,学校档案涉及到学校各个阶段的成长历程,是学校组织管理水平,教学水平、教学经验、教学成果的客观记录,一方面便于对学校的总结,形成学校自己的精神和价值观.另一方面也为学校的改革提供信息支持,为学校更好的发展提供帮助.

随着课改的深入进行,学校档案在管理上呈现了很多新的特点.首先,学校档案的信息量越来越大,越来越复杂.主要的原因有两点：一是学校教学活动涉及的内容逐步增多,除了正常的教学活动外,现在学校增加了对学生实习、学生实训、实验室管理、学生社会实践等内容,这些反应教学过程和学生经历的文件需要集中管理；二是档案在深度上有所增加.以往的档案更多的是教学记录,而现在的档案除了反映学校管理的档案以外,更多的关注了教学活动,包括各专业的建设、各专业导员的工作,以及一些学科的教学科研成果等等.学校档案信息内容越来越宽泛,越来越全面.其次,学校档案信息的应用更加多元化.以前学校的档案是独立出来的,主要是对档案的保存,档案信息的利用很少.现在由于学校各项教学活动的需要,档案信息占有非常重要的地位,需要对档案信息进行综合利用,尤其是涉及学校科研、学科建设、学生档案信息资源等问题时,往往需要多个部门紧密配合.现在学校开始走产学研结合的道路,需要更多与社会信息接触,学校资源的开发利用涉及大量的档案信息,也需要档案信息的支持.对于学校档案呈现的新特点,在档案管理上必然要采取对应的措施,保证档案信息的扩大,也要保障信息资源利用渠道的通畅.

2.规范学校档案管理的措施

2.1 加强领导的重视

档案管理部门一直是学校的一个独立部门,但是档案管理也长期不受重视,被认为是可有可无的部门.一方面档案管理长期处于管理而不利用的境地,自然不受重视；另一方面档案管理被认为是没有什么技术含量的工作,一般安排的都是老弱人员,也不受重视,很难得到提拔.这种局面主要是由于一些领导不重视档案管理造成的,因此,需要积极向学校阐述档案管理的重要性,争取领导的支持,积极商讨档案资源的利用和信息化、网络化管理,发挥档案资源的优势,怎么写作学校管理,并将档案管理设定为日常的工作项目.

2.2 完善管理的规章制度

任何工作都需要完善的规章制度作保障,档案管理更是如此,要通过完善规章制度,严格工作流程,保证档案管理的规范化、正规化和标准化.学校档案管理工作由于不受重视,很多工作没有严格的流程,也没有规章制度,导致一些资料存档出现问题.因此,今后要加强档案管理部门规章制度的完善,严格要求工作流程.可以与学校的其他部门进行沟通,集思广益,起草一些制度性的文件,在逐步的实施中进行完善,广泛听取各部门的意见,保证档案管理顺利进行的同时能够怎么写作其他部门.规章制度的建立和完善不是一日之功,需要循序渐进逐步完善,切勿一步到位,可以借鉴其他单位的,然后在广泛的意见之上进行完善.

2.3 提高档案管理人员的业务素质

由于不被重视,档案管理人员在选拔上一直都是领导安排,而且很少对工作人员的专业技能和业务素质提出要求.由于部门没有激励机制,员工的不到升迁机会,很少有员工主动提高业务素质.因此,一方面尽快完善部门的激励机制,另一方面采取措施提高工作人员的业务素质.目前提高业务素质主要有两个措施,一是对员工进行培训,立竿见影；二是提高选拔要求,引进具有专业技能的人员,提高部门的管理水平.尤其是现在档案管理越来越信息化和网络化,引进具有专业技术的人才成为必然选择.通过这些措施,努力打造一支业务精良,具有专业技能的高素质档案管理队伍.

2.4 更新档案管理的设备

学校要搞好档案管理工作,设备设施建设尤为关键,因为齐全的设施是做好档案管理工作的物质基础.学校一定要把档案设备设施建设作为校园基本建设的一项重要内容,根据学校规模和经济状况设置档案管理办公室.管理过程中所需的防盗、防潮、防霉、防蛀、防火（消防）、调温和通风等设施,尽可能做到“三室分开”,即档案库房、工作人员的办公室与档案借阅室分开,至少要做到档案库房独立.对于音像、实物等特殊而有长期保存价值的档案,确保它们的保存质量.

2.5 加强档案资源的开发利用

学校档案管理的初衷和归宿是它的怎么写作价值,利用它来正确指导学校教育教学各方面工作的发展和进步.因此,在档案管理过程中,切不可流于形式,整理一些毫无价值的劣质档案,也不能将大批优质档案资料尘封在档案库中.为了充分发挥档案的怎么写作作用,学校领导应该高度重视教职工用档意识的培养,让大家认识到,正确用档就是在提升自我素质和提高工作效益,就是在为学校的进步发展做贡献.