电子档案管理

摘 要：随着信息化的迅速发展,在档案管理领域出现了电子档案,电子档案的显著优点,使其具有极强的生命力和发展空间,但电子档案也存在着一些维以避免的局限性,本文分析了电子档案的特点及电子档案管理存在的问题,并提出相应的对策.

关 键 词：电子档案特点问题措施

随着全球信息化和网络化时代的到来,档案已不再仅仅以单一的纸质形式存在,以磁、电、光等介质为主要信息载体的文件应运而生,产生了大量的电子文件档案.由于电子文件档案的出现象和发展时间短,暴露出的问题也较多,因此,对电子文件档案的科学管理已经成为一个全球面临的急待解决的重要课题.

一、电子档案特点

所谓电子档案,主要是批量人们在社会活动中形成的,以计算机盘片、磁盘和光盘等材料为载体的,具有原始记录性和保存价值的文字,图像等电子文件资料.与纸质档案相比,电子档案主要有以下几个特点：

1、纸质档案可以直接阅读,而电子文档是数字化信息技术的产物,对技术设备依赖性强,以磁性介质或光盘为载体,具有非直读性.

2、电子档案存储量大,但对保存条件和环境有新的要求.电子档案受存贮介质质量、载体存在环境、存储信息的有交往期等条件的影响较大,而对天南地北的温湿度、防磁性等条件的要求很高,存放不当数据将全部丢失.

3、电子档案有利于保密,但对系统的安全性要求更高.计算机的保密系统比较完备,能针对不同级别的档案,设置不同,对不同的人群授予不同的权限.但由于计算机与网络本身的技术性原因,会遭到的攻击或病毒感染,因此,对系统安全性保护提出更高要求.同时个人若操作不当,信息也将受到损失.

4、电子档案查询方便、快捷、有利于实现资源泉共享.虽然传统的纸质档案具有直观可视性,电子档案要在特定的计算机硬件与软件系统环境下才可视,但有关资料经计算机分类处理后存档,可以非常方便、快捷地在电脑上对档案资料进行查询检查和下载打印.

5、电子档案资料方便进行修改和复制,这对加强管理提出了新要求,传统的纸质档案不易被修改,修改了也容易看出.电子档案容易被修改,具不留痕迹.缺点是丧失了原始面貌和依据.

6、电子档案对工作人员素质要求更高.由于电子档案管理是一个新年事物,对计算机等技术设备的依赖性很强,因此,要求档案管理人员不仅要熟悉档案管理知识,还必须同时掌握必要的计算机操作和维护知识.

二、电子档案管理

电子档案与纸质档案相比,尽管有许多方面的优点,但仍存在许多的问题,就其电子档案本身来说,存在原始性、真实性、安全性的问题.从环境看,电子档案管理还存在两方面的不足：一是没有较为系统的理论支撑；二是较少有关电子档案的法律条款,根据这些问题可采取以下几方面的措施：

档案部门在对档案进行检验时,很难对电子档案的原始性进行鉴定；电子档案的信息内容“出错”的概率和机会远高于传统纸质档案.另外,电子档案可被复制,甚至被篡改后而不留痕迹；电子档案信息通过网络传送时容易被窃听、泄密、篡改和伪造.同时又面临病毒的入侵,电子文件档案信息安全受到严重威胁,针对这些可采取以下信息安全技术措施：

(一)签署技术、对电子文件进行签署的目的在于证实该份文件确实出自作者,其内容没有被他人进行任何改动.

(二)加密技术.计算机及文档设置,使用者没有无法对电子文件进行操作.

(三)身份验证.为了防止无关人员进入系统文件或数据访问,有些系统需要对用户进行身份验证.

(四)防火墙,它是在某个机构的网络和外界之间设置障碍,阻止对本机构信息、专利信息从该机构的网络上非法输出.

(五)防写措施.可以在软件中将许多文件设置为“只读”状态,不能对其他任何修改.

(六)选择性能稳定、功能齐全的硬件设备.

为确保电子档案管理系统的性能和质量,在系统设计阶段,在遵循有关规定标准的前提下,应充分综合文件档案管理部门、业务部门、技术研发部门的意见,统筹协调,把相关的管理性措施纳入其中,通过技术手段来实现.通过软件系统来满足电子档案管理的功能需求,确保电子档案的真实有效.同时,电子档案的管理是一项极其复杂的技术工作,与纸质档案管理不尽相同,迫切需要电子档案管理的各项标准、法规的建立,以防止有长远保存价值的电子档案在形成、使用、归档过程中遭受损失.另一方面,为维护档案部门的权威性,我们必须建立相关制度来规范档案部门作业流程,并赋予其一定职责、权限及义务.

要电子档案具有同纸质档案一样的法律效力,我们还必须通过设立相关的法律条文及法律补充条款来保证其效力及实施的可行性.同时,我们必须加大对电子档案犯罪的打击力度,严惩电子档案相关的违法犯罪行为,从而确保电子档案的安全.国家在明确电子档案法定档案地位的同时,对电子档案工作应予以宏观管理,调查研究电子档案管理的规章制度,会同电子档案形成部门制定相应的规范措施,加强业务指导,结束目前电子档案管理比较混乱的状态.

（一）加强对参加电子档案制作和管理人员的教育、审查和要求至关重要、电子档案是由人制作的,其存储、检索、传输等处理都是按人的意愿进行的.对于电子档案制作和管理人员的管理,要加强教育同,定期培训,不断提高电子档案制作者和管理人员的责任心,使他们养成忠于职守的品质、认真负责的工人精神、一丝不苟的工作作风、精益求精的技术水平.

（二）明确电子档案制作过程中的职责.电子档案的制作人员,应对其制作的电子档案的真实性和能被保管、保存负有责任.为保证电子档案在制作阶段不出现失真现象,避免制作人员相互推诿、扯皮,首先要明确职责范围.特别是合作制作的电子档案更要注意划清制作人员的职责范围,使每一个参与人员各负其责.

电子文件是社会进步的产物,加强电子文件管理是21世纪档案工作遇到的新课题.不断地研究、探索这方面的工作,才能保证电子档案的真实性、完整性和安全性,使档案资源得到安全、可靠的保护,并加强档案信息交流,准确、快速地向社会提供档案信息资料,促进经济建设发展.