大专院校档案管理的特点与

【摘 要】随着国家高等教育的不断深入发展以及由传统“精英化”发展阶段向现代“大众化”发展趋势的迈进,大专院校的学生事务管理工作也开始面临着新的环境、新的问题与新的发展模式,尤其是随着大专院校管理专业化的发展,档案管理工作也开始作为一项专业管理内容受到国内外教育学领域的关注.本文在此背景下提出了关于大专院校档案管理的特点与分析,以大专院校档案管理特点作为切入点,进而分析了现阶段大专院校档案管理工作特点所决定了其特有的问题,并提出了有针对性的解决对策,以推动大专院校档案管理工作的深入发展.

【关 键 词】大专院校；档案管理；特点；问题；对策

引言

大专院校的不断深入发展从根本上推动了中国的教育层次由传统“精英型”教育阶段迈向“大众型”教育阶段,一定程度上推动了中国整体教育水平的提高[1].大专院校作为我国高等教育的重要组成部分,对有效推动中国教育模式变革以及现代化教育的深入持续发展有重要的作用.而大专院校档案管理工作作为涵盖高校教学、科研及管理等基本内容的工作,其管理质量的好坏以及其本身所具备的特色在很大程度上会影响到整个高校各项工作的顺利开展.本文就大专院校档案管理工作的特点提出了几点问题,通过对问题的分析以发现有效解决措施,从根本上推动大专院校档案管理工作的发展.

1.大专院校档案管理特点研究

大专院校档案管理工作作为学校管理工作的重要组成部分,反映了学校的整个发展历程以及教学、科研及管理历程.近些年以来,随着中国高等教育的持续发展,大专院校教育也呈现出多元化的发展趋势,这些多元化的发展趋势决定了其教育教学模式与管理的多样性特点,同样档案管理作为高校管理工作的组成部分,也形成了其特有的发展模式与发展思路.

第一,多样性特点.受大专院校生源范围及教学、办学模式多样化的影响,很多大专院校档案材料呈现出复杂化和多样化的发展趋势.同时受高校档案资料的特殊性因素影响,比如档案内容更多的记录了学生的成绩材料、获奖材料、处分材料、入团入党材料等,还包括教师及相关管理人员的学历状况、资历状况及社会经历等内容,因此档案管理工作呈现出一定的多样性与复杂性特点.

第二,真实性特点.大专院校档案材料是对学生、教职工及相关管理人员的学习、工作、实践等内容的最原始记录,能够反映出其在过去某一段时期及过去所有时间段内的学习状况、工作状况、思想品德状况、身体状况、政治面貌等[2].这些材料均需要经过学校相关部门的审查,以保证材料内容的真实性与各种手续的完备性,需要符合规定的材料撰写的基本要求,因此档案材料区别于个人私自撰写的材料,也不同于手续不全或者无头有尾等类似的材料.在材料管理过程中,如出现来源不明确或者内容不符合事实的材料,管理人员会在第一时间内将其剔除.因此可以说明大专院校档案管理能够真实的反映个体的状况,具备一定的真实性特点.

第三,实用性特点.大专院校档案管理工作是个体总体状况的最真实记录,相关用人单位可以根据档案材料有效了解个体的思想政治状况、学习状况、家庭状况、在校表现及整体素质,因此具备一定的实用性特点.

第四,动态性特点.这种动态性包括学生机教师的学习工作地点、学籍及工作调动等方面的变化对档案管理工作带来的影响.学生及教师档案是学生及教师表现与精力的重要证明,是其他相关管理的重要基础,因此具备有效的保存价值与参考价值,是评定个体全面发展状况的最原始记录与凭证,对于学生及教职工深造等具有重要的作用.另外,随着高等院校扩招趋势的发展以及学每年的毕业与择业,使得档案出现不断流动的状况,这种边产生边流动的状况使得学校档案管理出现一定的动态性特点,比如周期相对较短、稳定性相对较差等.

2、大专院校档案管理特点中存在的问题分析

第一,受大专院校学生档案管理工作多样性与动态性等特点的影响,很多大专院校档案管理工作中存在档案意识薄弱的状况,导致档案管理工作的边缘化.随着大专院校的不断发展与完善,档案工作的基本范围也由传统的日常收集发展到保管、知识管理等层面.长期以来部分大专院校对档案管理工作缺乏一定的重视,加之档案管理工作相对复杂、多样,且具备较短的周期性与动态性发展的特点,使得档案管理机构难以形成系统化的管理模式,群体档案管理意识相对薄弱,档案管理工作逐渐走向边缘化.

第二,档案管理机制不健全.受档案管理真实性的要求及动态性的发展特点的影响,很多大专院校在档案管理工作中出现应付了事的状况,尤其是针对学生的档案管理,包括档案材料与信息的移交、查阅、归档等环节出现不科学、管理机制不健全的状况,没有形成统一的管理标准,很大程度上影响了档案管理工作的深入开展.另外,很多大专院校并没有将学生的档案管理工作深入纳入到学校的相关管理日程上,因此缺乏有效的监督检查环节与指导考核环节,管理机制不系统.

第三,管理人员的整体素质有待进一步提高.档案管理具有真实性和实用性等特点,关系到学生日后工作与深入发展等问题,而现阶段很多大专院校学生档案管理工作主要靠一些人员组成,其档案管理的业务能力、理论框架等相对薄弱,同时高校也很少组织相应的培训,导致档案管理工作存在很多问题.同时受到人员编制及人员基本业务素质等的影响,很多档案管理工作均以手工操作,在带来一定质量问题的同时,还影响了工作效率.很多档案管理人员在强大的劳动强度压力下,无法有效提升自己的业务素质与能力,因此一定程度上限制了档案管理工作的深入开展及其水平的有效提高[3].

3、如何有效推动大专院校档案管理工作的开展

第一,不断加强对档案管理知识的宣传力度,强化档案管理意识.从学生自身的利益及未来发展需求出发,重视档案管理工作,采取多种形式宣传档案管理知识,提高档案管理工作人员的基本业务素质,提高学生的档案管理意识,推动档案管理工作良好的内外部环境的形成.

第二,建立有效的档案管理机制.根据学校实际发展状况与发展阶段,出台相应的规范性档案管理文件,使学生的档案管理工作有章可循,保证档案管理工作的进一步发展.

第三,不断提高管理人员基本素质.加强对档案管理人员基本业务能力、知识结构、管理能力等方面的培训,提高对档案管理人员的培训机会,系统的对档案管理人员进行基础理论知识与专业知识的培训与指导,提高其管理水平与知识运用能力,充分掌握档案工作的基本思维方式,不断增强自身素质,保证档案管理工作的有效开展.

4.结论

综上所述,有效做好大专院校档案管理工作,一方面能够推动高校自身的持续性建设与发展,同时还能有效保证大学生实现有效择业.大专院校档案管理工作是一项相对复杂多样的工作,但其价值却不可替代.随着国家教育尤其是高等教育的不断发展以及对毕业生就业择业的相关政策的调整,很多大专院校的档案管理工作均缺乏一定的规章制度保证.因此需要不断提高关于档案管理工作重要性的认识,以学生的基本需求为主,突出人本主义的管理理念,充分调动管理人员的主观能力型,推动档案管理工作的深入与可持续发展.

【参考文献】

[1]梁晓庆.高校成人教育学生档案管理的问题及思考[J].继续教育研究,2012（4）：44-45.

[2]陈美清.高校学生档案管理中的问题与应对措施[J].兰台世界,2009（8）：46-47.

[3]王小巧.高校财务档案管理特点及其改进措施[J].经济师,2010（3）：118-118.