新建本科院校的教务档案工作

当前,新建本科院校约占我国普通高校的三分之一,已成为我国高等教育的重要组成部分和培养应用型人才的重要基地,有力地推动了中国高等教育大众化的快速发展.在转型时期,新建本科院校学校各项工作的建设开展如火如荼.教学工作更是学校各项工作的中心,教务管理更是重中之重.

一、教务档案管理的重要性

高校教务档案是指高校教学管理职能部门在教学管理活动过程中直接或间接积累形成的文字资源、图表信息、相片资源、音像素材等资料.是学校有保存、查证、参考和利用价值的信息资源.高校教务档案为提高教学管理工作的效率和进行教学情况研究等提供重要条件和依据.

高校教务档案与教学质量、正常教学秩序的稳定、教学决策及信息反馈等有着直接影响,涉及教务工作任务有效的实施与目标的正确落实.因此,加强教务档案的管理,在高校教学工作中尤为关键.新建院校的转型时期,规范的教务档案管理是高校开展教学管理工作的前提,是高校建立良好教学运行机制的保障,是评价高校教学管理水平的重要依据.教学档案文件是否齐备是高校教学评估的一项重要指标.

作为记录学校历史和承载学校沿革的教务档案,在学校各项工作发展中发挥着越来越重要的作用.教务档案管理工作为高校教学管理提供了保障基础.教务档案工作做得如何,是衡量一个高校的整体管理水平的标准之一,在高校的发展、改革和和进步、提高中,发挥着十分重要、无可取代的功用.

二、教务档案管理存在的问题及钦州学院的做法

(一)新建本科院校教务档案存在的问题

在新建本科院校,随着高校教育教学工作的蓬勃发展,高等教育规模的不断扩大,新增专业的开设,使在校生数量增加,高校教务管理工作日益繁杂；现代科学技术的发展,信息技术的普及及计算机的应用,加上国家教育政策的规范化对高校教务管理工作提出的新要求等.所有这些,对高校传统的教务管理工作方法提出了新的要求.无疑,这也对新建本科学校教务档案管理人员的工作带来了全新的挑战.

新建本科院校随着人数剧增,教务处在实际工作中所形成的教务档案越来越多,内容越来越丰富,使用越来越广泛.教务档案管理的好坏,直接影响着教务处功能的发挥,甚至会影响学校的地位、声誉和人才培养的质量.如何优化教务档案的管理,已成为新建本科院校的燃眉之急.主要存在以下方面问题.

1、教务档案工作人员档案意识不强,教学档案归档不科学,对档案信息开发的性质和开发方式、规律认识不清求.重数量、轻质量的思想,导致大量的教学档案信息资源不能得到有效的保管,更不能对其进行有效的开发利用和数字化建设.另外,因为档案意识不强,档案人员对收集工作敷衍了事,导致了许多教务档案资料收集不全.

2、教务档案人员及管理的层次偏低.新建本科院校与很多老牌本科院校在教务档案管理上存在着较大的差距,人手不足,仅能应付日常的档案搜集、整理、归档、应用等任务,没办法进行更高层次工作的展开.有些新建本科院校的教学管理人员大多没有经过档案培训,不懂档案管理业务和要求,致使教学档案管理虽有标准,却不能很好地贯彻执行,严重地影响了教学档案管理的规范化、标准化、现代化建设.

3、档案信息网络化建设落后.目前新建本科院校教务档案管理部门虽然已置办了计算机,打印机等设备,基本完成了搜集、整理、编目、检索等工作,但档案信息网络化建设工作任重道远.

4、务档案工作不规范,管理制度不健全.教务档案到了使用时,才去翻找,借阅时不作信息登记,归还不及时,不少重要的教务档案材料流失等,这些都是新建本科院校教务档案工作不规范,缺少制度保障的诸多表现.

(二)钦州学院的做法

钦州学院是一所2006年底专升本的新建本科院校.该校在评估准备、评估工作的开展以及各类档案的整理与管理中,充分体会到了档案工作的重要,尤其是认识到规范教务档案管理工作的重要意义.在教务档案管理工作方面,主要采取了以下措施.

1、加强认识,重视教学档案工作.在学校教务管理部门,全体上下充分认识到教学档案的收集、整理、保存和利用在教学管理工作的重要位置.因此,在实际教学管理工作中,不仅重视文书档案整理和建设,还认真抓好教学档案的收集、整理和建设工作,重视教学档案管理质量的提高,在管理工作力求保证让教学档案能全面地反映教学活动和教学管理工作的全貌.一是规范和完善教务档案管理制度,确定教学档案管理新理念；二是加强教务档案管理员的业务培训.教学管理信息复杂多样,档案人员需要具有较强的业务能力和管理技术.为此,教学管理部门派出教务档案人员或各教学部门档案人员接受业务培训,提高管理人员的业务素质.

2、抓好教务档案数字化建设工作.为适应新形势的发展,使教学档案资源信息化,充分发扬网络辐谢作用,扩展档案文献资源交流渠道,完成新建本科院校档案信息资源共建共享,使档案信息资源建立到新的程度.与开发“国家级火炬计划项目”的正方公司合作,引进了他们开发的“正方数字化校园信息平台”进行信息资源的管理.并用科学规范的管理对于这些信息资源进行整合和集成,实现档案网络化建设,实现文档一体化、档案数字化、信息化管理,达到信息共享.基本逐步实现档案管理现代化.

三、提高新建院校教务档案管理水平的措施

随着各个高等院校的不断发展建设,当前,教务档案管理工作日益引起各高校教学机构的高度重视,在管理模式或是规范化建设方面都有了很大改进.现把做好教学档案管理工作应注意及采取的办法与大家探讨.

在新建院校的教务管理机构,对教务档案的管理,必须建立规范的管理制度和工作流程,整个档案工作都要严格的按照流程开展,以确保教务档案的准确性和严谨性.教务部门为了能系统,全面的收集教务档案,应制定相应的一些工作规定,例如成立教务档案组,由档案员和教务档案员组成的小组把工作负责好,档案组成员.每学期必须填写好相关的电子档案表格内容,完成好工作任务.建立教学档案立卷归档制度,注意收集齐全档案材料.学校的教学文件、教师工作量、学科建设、考试安排、教学大纲、教学日历、学生成绩与学籍、课表等都属于教务档案管理范畴.这些教需要教学档案管理人员进行分类归档.

明确档案管理人员的职责,实行档案管理人员岗位责任制也是做好本科院校教务档案工作必须重视的.促使档案人员时刻记住自己的岗位职责,树立高度的责任感.

一是要重视教务档案管理人员的思想素质的提高.各高校的教务档案管理人员必须遵守学校的各项规章制度,树立起怎么写作育人的意识,服从学校的各项工作和教学方针,全面怎么写作学校的教育事业的发展.二是要加强教务档案管理人员的职业道德素质.树立一切为学生怎么写作,一切为学校教学工作怎么写作的理念,对教务档案工作要具有较强的责任感,工作要认真、踏实、负责,严格要求自己.

二是要提高教务档案人员的管理素质.随着信息化、数字化时代的到来,高校教务档案信息化已成为发展的必然,信息化、复合型人才的需求也显得非常必要,拥有一支具有良好素质、稳定的教务档案工作队伍,是高校教务管理保持良好发展的关键.教务档案管理人员在具备较高的政治思想素质与业务能力外,还必须结合工作实际的需要和未来发展的趋势,不断扩大自己的知识面,学习先进的管理理念与技术,掌握好相关领域方面的知识,以适应新时期高校教务工作的需要.

(三)树立正确的管理工作观念

教务档案人员必须要充分认识到自己工作的重要性,明确教务档案的实用性和价值性.增强怎么写作意识,树立全局观念,端正怎么写作态度,积极主动地配合学校各部门做好工作.平时要经常和教学管理人员加强沟通,及时向教学部门提供详细的教学档案的归档信息,定期到教学部门检查教学档案的收集和使用情况,做好档案管理工作,随时为学校教学工作怎么写作.

(四)积极进行教务档案现代化管理

计算机与多媒体技术的广泛使用,使档案信息表现出多元化趋势,出现了电子文档、光盘、影像等多种载体形式存在的档案.当前,不少高校在教务管理中,已使用系统软件在网上进行选课、成绩管理、排课等,资料信息实行了网络化,档案网络管理的应用使教务档案管理的运行更加便捷、准确,极大地提高了教务档案的利用率,也更好地发挥了教务工作的重要作用.新建院校在接受教学评估的时候,就可以通过网络查阅需要的教务信息,专家组可以凭借教务档案提供的信息,迅速地对学校的教学计划及完成情况、课程设置、科研成果、学生成绩等内容进行定量分析和准确判断,依据教学评价体系对学校的各项工作给予客观评价.此外,档案网络管理方便了利用者,他们可以不受时间和空间的限制,随时随地以最快的方式获得价值,满足需求.如教师通过网络查阅优秀教师的教案讲稿,从中可发现自己在教学中存在的不足,改进教学方法,开拓新的教学思路.另外想查询教育部或者省厅的教学文件,不用花费时间在档案柜里逐个寻找,只要在档案目录库里搜索一些关键字或者在当年的目录上查找然后在对应的档案架里找即可.

(五)加强与其他高校的交流

现在很多高校在教务档案的管理方面积累了丰富的经验,高校的教务档案管理部门应该积极走出所在高校,积极向管理经验丰富的高校学习借鉴,利用别校先进的教务档案管理技术来加强自己的管理.因此,高校的管理人员应密切同其他院校进行业务交流和借鉴学习学习,通过交流,开阔自身视野,提高自身的素质以适应档案管理最新发展的需求.一方面可以互相学习各自学校的教务档案管理经验和管理技术；另一方面又可以促进自身学术水平的提高,以此改进和提高高校的档案管理水平.

总之,教务档案工作是学校教学管理工作的一个重要组成部分,是学校教务管理工作的水平的反映,配合教务管理部门共同发挥其作用只要全体教务工作人员从思想上认识到教学档案的重要作用,认真参与、督促教务档案管理工作的开展,用科学的管理方法、认真细心的务实态度做好高校教务档案管理,充分利用好教务档案,对于学校的发展具有非常积极的意义.