提高高校图书馆效率的认识

可以这样形容期刊在我国社会的作用：“两头大,中间小”.即期刊的作用主要表现在满足低端的娱乐性需求和高端的科研需要,期刊对人们日常学习和工作影响不大.这种现象在高校具体表现为,音乐、漫画、军事、体育、服饰美容、电脑游戏等方面的期刊往往因频繁取阅显得破损,科学技术方面的期刊则少有人问津.期刊利用的现实情况,提出了高校图书馆期刊工作需要解决的最关键问题,即如何提高期刊的利用率.

图书馆期刊工作需要专业软件与现实运用的完美结合

期刊具有连续出版、一般不再版的特点.图书馆的期刊如有缺漏,将很难补全.由于期刊品种繁多,业务环节复杂,要求期刊管理工作保持高度的严密性和连续性.严密性,就是指期刊管理流程清晰,任一环节都不允许发生期刊丢失情况,万一丢失,应能及时发现并及时补齐.连续性就是要求这种严密性的管理方式一直延续下去.通过计算机开展程序化管理有助于实现期刊管理的要求.尽管如此,严密设计的软件代替不了人的管理严密性.软件的严密性是人的思维严密性的产物,还有很多不完善之处.软件严密性的发挥程度还要依赖使用的严密性和创造性.

信息技术的应用带来便利的同时,也提出了如何更好地将信息技术与实践工作相结合的问题.在信息技术环境下,期刊管理工作首先需要解决合理使用软件的问题.软件的合理使用包括两层含义,首先是正确使用,其次是创造性使用.

现有期刊管理软件的管理对象就是最简单的期刊信息,比如名称、期号等,并不是期刊实物.它还不是理想的自动化工具.它的不完善之处很多,主要体现在不能实现严密的期刊管理要求.以本馆（成都信息工程学院图书馆）使用的汇文系统为例,最大的不足之处就是包括现刊交接、过刊下架、装订组织、过刊验收等一些中间环节无法直观体现出操作者代号,不符合“事事有人负责”的工作原则.当前的软件还没有达到与实际工作实现无缝连接的程度,因此不可能不与现实工作发生冲突.软件使用者除了按软件要求正确使用,还需要发现软件与实际要求不相符之处.这既是正确使用软件的要求,也是创造性地使用软件的必要条件.

“事事有人负责”应该是管理工作的基本原则,更是保证期刊不丢的必要措施.而一些环节特别是现刊进入阅览室的现刊交接和送出阅览室的过刊下架环节缺乏责任人,使得整个管理系统对于至关重要的现刊阅览环节形同虚设.因而,在汇文系统中,哪些期刊实际进入了现刊阅览室,哪些现刊阅览室的期刊没有进入装订环节这两个问题得不到实物与数据比对是否相符的回答.这两个问题是期刊工作中必须明确的.由于不能等待系统升级来解决,只好采取变通方式.即要求在熟悉软件系统的前提下,创造性地使用软件.如前述的电子数字与实物实物比对的问题,可采取以下方案：在现刊交接和过刊下架交接环节中,交接双方在打印清单上签字,同时保留交接清单的电子版,以确保实物流通与数据的同步.创造性使用软件,有时也不一定必须在软件系统之外.例如现刊的排架问题,汇文系统本来设置了排架号这个选项,但是由于笔者2005年第一次使用该系统,这个选项并没有被注意,因而采用了另外制作排架号表的办法,2006年上学期,终于注意到排架号的作用,将排架号从EXCEL表转移到了系统设置的排架号中.

图书馆期刊工作要走知识怎么写作之路

到目前为止,期刊工作的内容都还只是整本期刊.无论是实物操作还是软件系统操作,都是对整本期刊的操作.整本期刊的管理的终极目标就是不丢刊.在信息技术迅猛发展的今天,整本期刊的管理向整篇文章的管理过渡成为了必然趋势.为什么说是整篇文章,而不说知识创新、知识管理,因为笔者以为,绝大多数图书馆没有那个条件.试看当前形势,数字图书馆已经搞得热火朝天了,真正有几个是图书馆自己搞的.以期刊为例,期刊全文数据库已经比比皆是了,图书馆能参与的可能也没有几个.因此,目前在多数图书馆谈知识管理、知识创新可能有些好高骛远之嫌.当然,这只是笔者一家之言,说的是“一家之事”,难免有失偏颇.无论如何,知识管理、知识创新终究是我们的发展方向.最关键的是,短期内的知识信息怎么写作提供的内容应该是以提供整篇文章为单位,不大可能是某个知识点的解释、应用等.

期刊工作要发展,必须实现管理整本期刊向管理整篇文章的突破.这正是第一节提出的提高期刊利用率的关键.

我们不妨将期刊的作用划分为三个层次：消费型、保持型、创新型,分别对应于娱乐消遣、日常工作学习、科研（包括教师教学）.在商业气息越来越浓厚的现代社会,大多数人看娱乐期刊,并不能真正达到陶冶情操、提高修养的效果,因而笔者认为当前的娱乐期刊的阅读层次只能相当于去超市购物,也就是“消费型”.技术的发展加快了生活节奏,人们在日常工作学习中会时常有不能跟上时代的感觉,因而需要充电.兹将这种为了跟上时代而阅读期刊的读者归纳为“保持型”.科技是第一生产力.期刊是发布、获取科技创新成果的主要阵地.部分读者经常阅读期以掌握科学动态,汲取新知识,最终目的是应用已有知识,探索新的领域.笔者将和样的读者归纳为“创新型”.期刊作用的类型也决定着期刊自身的类型.因此,应有针对性地分层次地开展提高期刊利用率的工作.

图书馆既不是所,也不是消费场所,消费型期刊大多是大众自费购写,因此,图书馆不必花更多的精力开发消费型读者的期刊阅读需求,只需要适当引导就可以了,即尽可能选购具有较高品位的娱乐期刊.

保持型期刊的开发利用应该是主要内容.高校图书馆被称为“第二课堂”,可见其在高校教学中的重要地位.高校图书馆一般也会很多教学类期刊,比如“数学教学”、“物理实验”、“大学英语”等等.从图书馆实力而言,对于这些期刊的内容还可能有一定的把握,因而也可能结合教学提供一些切实可行的方案来提高这些期刊的利用率,甚至可能产生出乎意料的效果.影响期刊利用率的因素有三点,即是否认能够获得、便于获得、乐于获得.能够获得就是图书馆要采购.便于获得,最好的办法是同时采购纸质版和电子版,当然这需要经费允许.乐于获得指读者要知道有与教学有关的期刊存在,并且让他们感觉到这些期刊能够解决某些教学实际问题,从而让他们感兴趣.以“提高读者对数学教学类期刊的兴趣”为目标,笔者的思路是,通过《中图法》等工具掌握数学学科有哪些知识点；通过与数学相关系科的领导、老师、学生建立直接联系,获取本校数学教学大纲、教案、教材等资料,分析本校数学教学涉及到哪些知识点以及重点、难点等；通过期刊全文数据库按篇名、关 键 词、分类号等检索点整理期刊信息库；对比分析出期刊信息库中有利于本校数学教学的资料,通过EMAIL等方式传送给相关读者.说起容易,做来难.这还仅仅是想法,希望以后有能付诸实施.总之,读者怎么写作工作,其实正是“争夺眼球”的工作,与形形色色的诱惑争夺眼球,能容易吗.既然是争夺,就需要“知己知彼,方能百战不殆”.

所谓创新型期刊,需要再强调一点,笔者定义为“为了超出娱乐、日常工作和学习之外的目的而利用”的期刊,绝不是说其他的期刊就没有创新.创新需要的是对现实的深刻认识和改造现实的强烈愿望和实践.这些远不能象按部就班的教学活动那么容易把握.因此,定向主动为创新型读者怎么写作不是近期内多数高校图书馆能够胜任的工作.如何需要做,也只能是在读者提出请求的条件下被动提供怎么写作.总之,对于创新型期刊,图书馆能够做的主要工作是,按照读者需求,尽可能.

（作者单位：成都信息工程学院图书馆）