网站原创1.前言
笔者在向《图书馆杂志》投稿时,发现该刊建立了基于网络平台的网络编辑管理系统,该系统为集投稿、编审及编读交流为一体的网上投稿办公自动化系统,投稿信息、用稿处理、编审情况及读者反馈交流等均通过网上平台操作,各种状态一目了然,为此深受启发.
目前,许多报刊编辑部建立了网上自动投稿系统,但大部分都是基于E-mail的电子投稿和自动回复系统.由此笔者想到我国图书情报领域70余种学术期刊每年7000多篇载文量,加上未被采用的稿件,每年需要处理的稿件数量非常之大.能否联合本领域期刊的专业编审力量,共享网络投稿的丰富资源,通过合作、分工与协调建立网上联合投稿编审处理平台,以规范各刊物对网络投稿的处理,平衡与协调网络投稿资源的分布,减少目前普遍存在的一稿多投现象,从而进一步提高图书情报专业期刊的办刊质量与水平呢?
2.可行性与优势体现
据部分刊物公布的统计数字,目前作者投稿数量是刊物用稿数量的十余倍.传统手工操作为主的编辑出版机构编审效率较低,录用处理周期较长(一般要三个月左右),从而产生了图情研究领域普遍存在一稿多投、一稿多用,“人情稿”、“关系稿”较多的现象.图书情报专业(行业)领域通过几家相当层次的权威刊物联合协作(如同为国家级核心期刊或省部级学术刊物),可以利用现代信息技术和互联网快捷便利的优势,打破时空、地区和行业限制,集中图情专业的编审专家力量,组建本学科的专家编审团,对本领域的大量来稿进行统一规范处理、统一编审流程、统一录用标准,对初审稿件根据学术水平、研究方向并按刊物各自的用稿重点和办刊特色进行调配,均衡各刊之间的稿源质量,缩短稿件处理周期(一般可在24～48小时之内).通过联合编审机制能够统一稿件著录格式和用稿要求,共享本领域的编审专家力量和投稿资源,可节省各刊物编辑部的人力,缩短编辑、审稿、录用处理周期,使各专业刊物能集中力量提高用稿的水平和办刊质量,办出自己的特色.
建设图情专业统一的投稿和编审系统,使作者的稿件集中投向统一的平台,可节省作者的时间,减少一稿多投现象.由于缩短了投稿处理的周期,能让作者及时了解自己稿件的处理结果,抓紧对返回稿件进行修改和充实.长此以往,有利于逐步提高作者对联合编审系统的信任度,使作者清晰认识学科的发展和研究热点、重点,逐步提高自身的学术研究水平.
3.联合编审系统的构建原则与功能实现
网上投稿联合编审系统是基于网络和信息处理技术,采用安全、可靠、易维护、可扩展的多层分布式体系结构,是作者―编辑―审稿专家―读者四位一体的业务自动化处理平台.系统对投稿的处理流程如图1所示：
系统通过用户权限控制对注册作者和编辑、审稿人员分别进行登录认证.注册作者可以将稿件上传投稿库中并从网上查阅投稿处理结果.文章成功提交后,稿件系统进行自动登记,抽取文中的关键字段生成登记数据；选择查询方式时,输入关 键 词可以查询文章的处理情况：有来自专家的评价、来自编辑部的修改意见等.
编审人员可浏览网上投稿库中的稿件,并对稿件进行取阅、整理、分发等操作.网上投稿库的稿件经编辑的初审筛选后,提取初步可用稿件分发给专家审阅,专家只能审阅编辑送交的稿件,并有拒绝、退回重审、转交审稿的权力.经专家二审后的可用稿件再按各刊物的办刊方向和采用原则发送给相应的刊物进行个别处理,不可用的稿件则直接在网上投稿库中进行“不可用”标注.
各杂志社分别与投稿作者联系采用事项,如作者已另有他用则在投稿库中标注“不可用”,而拟用稿件则进入返稿修改和网上公示阶段,进一步征求读者的反馈意见,对有问题的稿件撤出公示栏,并在投稿库中进行“不可用”标注,对可用稿件经主编终审后进入定稿数据库,同时在网上投稿库中进行“可用”标注,整个稿件编审过程完成,随后稿件进入编辑、排版、印刷等流程.
网上联合编审系统的构建在设计时应遵循以下原则：
公正客观原则.所有投稿都将经过编辑初审筛选,并隐去投稿人信息送交专家复审,这样审稿专家可按自己的研究方向进行选择审稿,从而避免了“人情稿”、“关系稿”的产生途径,有利于实现匿名审稿和一稿多审的机制,达到公正客观审稿的目的.
效率优先原则.构建网上联合编审系统的重要目的之一就是要提高编审效率,及时处理大量的电子稿源,迅速反馈稿件处理结果,让作者有充裕的时间修改、补充投稿内容
便捷易用的原则.系统的设计要考虑到不同层次用户的使用要求,力求做到界面友好直观,操作简单方便,指令容易理解无歧义,对初次使用的用户具有启发性,同时保证各项链接的有效可靠、即时更新.
共享协作原则.建立系统的重要目的就是要充分利用图书情报领域现有的编审专家力量和丰富的投稿资源,节省各专业刊物编辑部的人力、成本投入,同时均衡稿源分布的不平衡、不合理状况,保证稿源质量和办刊方向,全面提升现有专业刊物的整体办刊水平.
规范化、标准化原则.由于目前作者对编辑标准的不甚了解,加上各刊物对稿件的行文格式、标注、附文等缺乏统一的标准,因此可以利用系统对稿件进行规范化、标准化处理,统一提交格式,提高编辑、排版的自动化操作水平.
4.可能产生的问题
由于目前传统传媒业的网络化、信息化变革正处于初创阶段,还会存在这样那样的问题,例如如何科学、客观地制定统一的稿件录用标准,如何使编审专家的主观评价尽可能地客观化并具有可比性等都存在着一定难度.实现联合编审以后如何合理地均衡各刊物之间的稿源分配,如何保持各刊物原有的立刊宗旨和办刊特色,也是值得深入研究的问题.
随着网络信息技术应用的不断广泛和深入,在鼓励作者改变传统方式采用网上投稿的同时,必须采取有效的安全技术如设置防火墙实现访问控制,实施网络加密传输,解决网络系统运行的可靠性和安全性问题.
（作者单位：江南大学图书馆）