构建网络环境下的期刊办公自动化

随着互联网技术的成熟和应用的普及,传统的信息传播模式和人们获取信息的方式正在发生根本的变化,学术期刊的信息化建设亦日趋成熟；有关期刊编辑工作网络化研究和尝试越来越受到编辑人员的关注.从E-mail投稿、期刊上网到期刊编辑部网站建设,到网络化管理.网络出版的实践探索越来越多,为了促进编辑部工作的有效发展,提高期刊的工作效率和扩大影响力,在考察现有的编辑自动化系统的基础上,结合自身的特点和需求,建设了编辑自动化系统.

本系统与编辑部网站同步建设,建立了基于互联网平台的期刊办公自动化系统.系统具有作者在线投稿及查询、专家在线审稿和编辑在线办公三大模块和读者在线阅读功能.系统能完成从接收稿件、审稿、编辑加工、发稿、组稿浏览大样、稿件费用管理、稿件信息查询、工作统计及建立索引等贯穿编辑部工作全过程的监控与管理.实现了作者、读者、审稿专家与编辑部出版工作的一体化.系统建成后极大地提高了编辑部工作的效率

一、系统总体设计思路

系统是由作者模块（包括作者投稿与查稿）、专家审稿模块、编辑部网上办公系统三大模块与杂志社网站组成.如图1所示：

二、主要功能模块的实现

1.作者模块及其功能

作者模块是供作者在线投稿、查询稿件审理意见及结果时使用的.作者进入杂志社的网站主页,点击“作者投稿”或“作者查稿”模块可实现在线投稿和查询审稿结果的目的.

第一次在线投稿的作者,在点击“作者投稿”模块时,系统会跳出作者登录界面.要求作者在本系统注册,申请一个账户并设定；同时需要填报作者的姓名,单位及等相关信息.为了保证编辑部能与作者及时联系,一般要求作者提供真实可靠的信息.完成注册后,作者便可按照系统的提示,逐步完成稿件上传的任务.对于成功上传的稿件,系统会自动给作者一个回复信息,告知作者编辑部已收到其所投稿件,并会尽快审理该稿.当编辑部完成稿件登记后,系统还会以电子邮件方式通知作者,并告知其稿件的编号,以便于作者查询时使用.已经在系统注册过的作者,只需输入自己的和,即可进行在线投稿；作者信息变动,可自行修改相关信息.

“作者查稿”模块主要是为了方便作者查询稿件的审理情况而设置的.作者点击此模块,输入自己的和就能查看到自己所投稿件的处理状态、审稿意见及审理结果.

2.专家审稿模块

专家审稿模块是专为审稿专家设置的功能.编辑部收登稿件后,根据稿件的主题,在系统的专家库中选择相关专家,并将稿件发送给专家审读.专家登录杂志社主页,点击专家审稿栏目,输入自己的和,既可进入审稿界面.在审稿专家的账户下,可能看到需要审读的稿件目录,选中要审读的稿件后,便可开始审稿工作.审稿专家可在系统提供的审稿单内填写审稿意见,完成后点“审稿完成”,审稿意见便自动发送到编辑部.

在审稿专家的个人账户下,专家除能看到待审稿件外,还能看到已审稿件和编辑部发送给专家的通知或消息.

3.编辑部模块及功能

编辑部模块主要由稿件管理、组版及费用管理、决策管理和信息维护等功能模块组成.其中稿件管理包括网上来稿、稿件登记、审稿、稿件查询等功能；组版管理由栏目设置、选定刊期、稿件选用、制作目录及索引等功能组成；费用管理包括稿费管理、版面费管理、审稿费管理等功能；决策管理由统计数据、样刊管理和大样浏览组成；信息维护是对杂志信息、读者、作者、审稿专家信息、编委专家以及关 键 词库的信息进行管理和维护的模块.下面分别介绍它们的主要功能及特点.

（1）稿件管理

稿件管理功能主要是用于稿件登记,分配审理及查询.它包括网上来稿、稿件登记、审稿、稿件查询等功能.网上来稿是记录所有未登记的在线投稿,以列表的形式出现,反应已接收,但尚未登记编号的稿件.编辑部对稿件进行查重处理后,登记稿件信息,进行编号处理后,将会通知作者稿号.

稿件查询是通过作者姓名,稿号、作者单位、稿件处理人或稿件处理阶段等20多种可选择的检索点进行查询,查询可通过单个检索点进行检索,也可通过多个检索点的组合进行查询.例如,将作者姓名和稿件处理组合成为检索条件进行查询.它的特点是灵活方便,便于分类,非常利于分类统计.除通过组合查询外,还可按出版日期进行查询.

审稿功能是稿件管理中的一个重要功能,系统设有多种可选功能.可根据编辑部业务流程特点而设置,具有较强的灵活性.一般的编辑部都实行稿件“三审制”,下面以某编辑部的工作流程为例进行介绍.

初审是审稿编辑对登记后的稿件进行初步审查,填写初审意见,并提交复审处理.系统在设置初审的各种参数时也提供了多种可选方案,例如,本阶段信息是否显示作者信息,本阶段计划完成时间,是否允许作者远程查看该流程信息,本阶段审稿费,自动催审等.编辑部可根据自身的工作特点,对上述参数进行选设.为了增加工作流程的透明度,体现审稿工作公开、公正的特点,建议编辑部将“允许作者远程查看该流程设置为“是”.这样作者可通过“稿件查询”功能查看所投稿件的审理状态和编辑意见,利于作者随时查看稿件的审理进程,缩短了编辑部与作者之间的心理距离,也减少了编辑部回答作者咨询的工作量.

对于需要修改的稿件,初审编辑可直接将修改意见发送给作者.作者接到修改通知后,按照编辑所提的意见进行修改后,可通过系统回传编辑部,编辑部便可对修改后的稿件进行后续审理.初审编辑认为合格的稿件可送复审（或外审）,对于不合格的稿件进行退稿处理.

复审（或外审）是对通过初审的稿件进行审理,填写审稿意见.系统中复审的参数设置基本与初审相似.对于需要修改的稿件,也可直接填写修改意见,对于有异议的稿件可交其他审稿专家审理,对于需要修改的稿件也可直接给作者发送修改意见.

终审由主编对通过初审和复审的稿件进行最后审理,以确定是否刊用.通过终审的稿件,编辑部以邮件形式通知作者,并寄送版权转让协议.作者也可在线查询审理结果,作者能从系统看到稿件被“录用”或“退稿”的标识,主编审理结果一出来,系统就会显示此标识.

（2）组版及费用管理系统

组版管理模块主要是供责任编辑按期选择稿件和组版所用,在此模块中有栏目设定、选用稿件、制作目录和制作索引文件等功能.责任编辑在设定好本期栏目后,便可按栏目从备选稿件数据库里选择刊用稿件和补白的内容.在完成按期组版工作后,责任编辑可用索引文件制作目录功能.责任编辑完成目录制作后,杂志社主页会同步显示出来.

费用管理模块包括版面费、稿费和审稿费及未处理费用管理等功能.责编在按期选稿时,每选中一篇稿件时,系统会自动提示此稿是否已收取版面费；对于未收取版面费的稿件,系统会让你选择是否继续选用,如果责任编辑选“是”,系统将其放入本期目录；如果选“否”,则此稿仍保留在选稿件数据库里.系统中稿费和审稿费的计算是按编辑部输入的收费标准计算,收费记录会存放在系统里以备查用,可通过篇名、作者、审稿人等检索点查看稿件收费情况.

（3）决策管理

决策管理包括数据统计、样刊管理和大样浏览等模块,它提供决策所需要的多种数据,方便决策者全面掌控期刊出版的各种情况.数据统计包括作者统计、编辑统计、退稿统计、稿件统计表和费用统计.投稿量和发稿量可按作者姓名、单位进行统计查询.编辑部的工作量和退稿量等数据可按时间段进行统计.

样刊管理模块可以年、期作为检索点,查询每期稿件的题名、作者、稿号及作者的通知地址.决策者可全面了解各期的稿件主题、选题分布、作者分布情况.大样浏览功能是供主编按期审阅各期大样,便于发现问题和解决问题.

（4）信息维护

信息维护模块包括期刊信息、作者信息、读者信息、审稿专家以及主题词等信息.期刊信息包括期刊通信信息,学科类别,设置的栏目等；作者信息、读者信息包括作者的姓名单位、、学科研究方向等；审稿专家信息基本与作者信息的内容相同,还增加了审稿速度和态度,以便杂志社评价审稿专家的工作质量；主题词库可通过作者投稿时所填的关 键 词生成,也可通过编辑部根据需要添加,建成后的主题词库对于选题策划分析、了解学科发展动向均有较大参考价值.

本系统可以为期刊的编者、作者、读者建立了快速、有效的交流平台和环境.方便了作者投稿和查稿,同时提高了编辑部的工作效率；但系统在互动性,远程校样传送及与国际科技期刊网站的功能接轨上有待进一步提高,以便为期刊实现网络出版、网络互动交流等方面奠定更好的基础.

（作者单位：中科院文献情报中心编辑出版中心）