高校档案馆资料管理问题的

摘 要：从高校档案馆藏资料建设的现状分析入手,对档案资料收集的范围、科学管理利用办法作了探讨,以便于高校档案馆更好地为学校建设发展怎么写作.

关 键 词：高等学校　档案馆　资料管理

[中图分类号]：G27　[文献标识码]：A　[文章编号]：1002-2139(2010)-03-0246-02

国家在《档案馆工作通则》第九条明确规定“档案馆要注意接收和收集与本馆馆藏档案有关的各种资料”.档案馆作为档案信息资源保管基地和开发利用中心,不仅要有大量内容丰富、门类齐全、载体多样的档案供利用者查找使用,而且要注意收集与档案有关的各种资料,作为馆藏的重要补充,使馆藏档案内容更为丰富,以满足社会发展和日益增长的物质文化对档案信息的怎么写作需求,这些年来很多高校档案馆和社会上各类档案馆一样,在重视加强档案馆藏建设的同时也越来越注意和认识到,做好资料收集工作对档案工作的影响,陆续开展对一些资料的收集工作.有些高校甚至将做好档案资料收集工作当成馆藏建设的一项重要内容来抓,这应该说是一件十分可喜的事情.高校作为国家培养、育人的基地,它所形成的档案资料不仅是国家有关高等教育的信息资源,也是一个学校建设、发展的历史记录,因此,在做好高校档案材料收集工作的同时,还要做好馆藏资料的整理、分析研究和开发工作,以最大限度地发挥高校档案工作对教学科研中的作用,才能全面体现其自身价值.但是,就目前情况来看,高校档案馆在资料；管理、开发方面还有很多不尽人意的地方.笔者想就此问题谈谈自己的看法,请各位同仁不吝赐教.

一　做好馆藏资料工作的认识不足

档案馆馆藏资料是指一个特定的概念,它主要是指档案馆所的有助于了解馆藏档案内容及立档单位历史的,并配合档案提供利用的一切公开或内部的出版物和文件,以及档案的编研成果等,例如高校的校报、学术期刊、编写的简讯、各种汇编、人物专记、年鉴和能够反映学校教学、科学研究的图表或文字材料等均可统称文字资料.从上所述,我们可以看到,这些资料的形成与档案馆馆藏档案有着不可分割的内在联系,在一定情况下,它可以弥补所档案的不足,有时还能起到档案的作用,而且有些资料形成本身就是档案转化过来的,当然在一定条件下,资料也可以转化为档案.二者的关系应该是相辅相成,互为补充的关系.但是据我了解,在一些高校档案馆除了做好日常最基本的工作外,其它根本没有去顾及,至于资料的收集就更不可能了,作为档案工作者对档案与资料之间的关系认识不足是不应该的.我们应该充分认识到做好资料工作的重要性.

1.资料是高校档案馆馆藏档案的有效补充

多年来,由于各种历史原因,很多高校档案收集都存在收集不全、缺失、损毁等问题,改变这种状况的手段之一就是,在加强档案收集同时尽可能地收集与档案有关资料,这样可起到填补档案空白的作用.对于内容收集不完整的档案,尤其要注意收集与档案内容相关的资料,以起到拾遗补缺的作用.以笔者所在高校为例,这些年来,学校在抓好档案收集工作的同时,注意加强了与档案相关资料的收集工作,尤其加强了对历史档案薄弱环节相关资料的收集,以弥补某项档案内容不足的缺陷.我们南京师范大学是一所百年老校,学校前身为金陵女子大学,首任校长吴贻芳女士,在国内外都享有很高的知名度,但由于历史的陈因,她身前不少活动珍贵材料未形成档案保存下来,学校档案部门平时就留心通过多种途径方法收集到当时的一些相关资料和一些有关她的传记,加以保存,弥补了原有档案的不足.同时也为今人研究她的教育思想,教育观念提供了珍贵的资料.

2.资料的利用有助于档案的利用

有些资料可以补充档案的不足,在某种情况下,还可以印证某些历史档案的内容,起到凭证作用.如历史档案中时常会出现不知来源的抄件和未成文的草稿,与留下的当时资料核对,则可判断其可靠真实程度；又如档案中时常会有表现的统计数字,有些内容项目不全,不统一,而经过主管部门加工整理、筛选、编排、印刷成册,综合汇集成册的统计资料既完整又准确、统一,免去了人们在利用那些因数据不准、资料不全而带来的烦恼.例如近些年来很多高校由馆(室)每年编写的《年鉴》,往往具有内容全面、系统、集中的特点,因而更便于利用,以笔者所在学校为例,学校2004年成立档案馆以后设立专人负责每年学校年鉴的编辑工作,从文件材料收集,数据核对、内容选择,都努力做到精准、实用、全面、及时、科学,这样汇编成的年鉴成为了管理部门办公必备书,利用时相比于档案查找更方便,查阅迅速、准确、收到事半功倍的效果.其实很多高校编印的校报和各种专题资料汇集,相关文件汇编等资料,不仅具有专题性强,内容也比较集中,能客观地反映那个历史时期的历史特色,有普遍意义,其利用价值自然比较大,加之这些资料在印刷时,数量较多,收集和利用都很方便.

3.资料的利用有助于档案的保存

有些资料信息的采取常常是根据有关文件和档案编印的,是对档案相关内容

的精炼,其内容与档案的内容相同或相近,利用这些资料同样起到利用档案的作用,从而减少了档案的使用次数,有利于档案原件保护.

二　馆藏资料管理工作不到位

资料是高校档案馆藏的一部分,做好资料的管理工作的意义是显而易见的,但是长期以来,有的高校档案馆(室),对资料的收集管理重视还是不够,存在不少问题,在一定程度上影响了资料的开发利用.具体表现在以下几方面：

1,资料收集不到位

很多高校档案馆(室)资料收集未形成制度,未纳入工作计划安排,无章可循,处于一种自由状态,凭领导和档案人员的兴趣爱好进行收集,其结果造成零打碎敲,对确有保存价值,需要保存的资料却未收集,没有什么保存价值的却反而的现象,当工作任务重,人手不够时就疏忽资料收集,这些在一定程度上影响了馆藏资料收集质量和的优化组合.

2,资料的分类和整理紊乱

关于资料的分类,国家档案管理机构未做出一个明确规定要求,这样就容易造成档案人员在资料分类上的随意性.档案人员随意性较大,形成的结果造成资料分类混乱,不够科学,给管理工作带来困难,影响了统计和利用.对此,我们认为应参照图书馆的图书资料分类法,根据档案本身的现实状况,制定一部本馆的分类标准作为永恒的分类依据.这样可使我们不论是人员变动、还是资料的整序和查寻,都可以做到有章可循.

3,利用方法各自为政

对于资料利用不像档案使用有严格明确规定,方法要么过于简单,要么过于繁杂,这在一定程度上也影响了对资料的管理和利用者的利用.

三　做好资料管理工作的建议

1　根据高校自身历史、科研、教学任务的特点和档案馆馆藏情况,结合工作需要科学地收集适合本枝情况的资料,努力做到使所的资料精选、实用.

(1)收集能反映本校历史状况的各种校史、志书和出版物,可要求校有关部门在编写校史、校志时,一方面将原稿和正本作为档案归档,另外档案馆一本,一本或几本作为资料保存.

(2)高校是名人汇集的地方,其中有的是学部委员、工程院士,有的是在国际国内均有影响力的著名学者,这些人在高校的教学科研中形成的具有保存价值的各种文字、图表材料,除归档案保存以外,不能作为档案保存的,建议是否可以作为资料保存,其中包括他人为名人作的传记、年表等,通过这些资料能完整的反映出该名人一生的活动轨迹,使利用者能把握其脉络,保存这些资料,一方面丰富馆藏,同时也使学校文化得以传承.为后人研究学问和了解学校的发展历史提供珍贵资料.

(3)注意收集学校编印的校报、简讯、专题汇编、年鉴等,能从某个侧面上反映某个时间段,学校整体教学、科研、管理各方面发展情况,这些印刷件往往具有内容全面、系统的特点,更便于使用.

(4)另外还可结合自己高校专业、规模、工作实际等,有选择地收集和购写一些各种文件政策汇编、参考工具书、党和国家重要领导人著作等丛书,以丰富馆藏资料内容,方便利用者多方位的查阅.

2　规范资料的管理方法：

(1)对资料进行科学分类.档案是一次文献,而馆藏资料大多数都是二次或三次文献,笔者认为：文献的性质、属性不同,所用的分类方法也应该不同,既然馆藏资料有别于档案,应属图书资料的概念范畴所用的分类方法,采用《中国法》分类,更趋合理.《中图法》可根据藏书的多少决定其粗分或细分,资料多的可细分到四级以上类目,资料少的单位可直接用简表分到一级类目,既方便查找利用,也便于管理.

(2)做好日常的资料的收集、整理和管理工作.备高校应根据各高校的教学科研、管理工作的特点,根据已有的资料的数量,制定出一套切合实际、针对性强的资料管理制度,其中包括的管理和利用方法、措施、范围、重点,收进后的编目、排架等方法,使资料管理真正做到有章可循.

(3)抓好资料的利用工作.资料与档案的不同之处,档案是原始材料,许多是孤本,有的带有很强的保密性,对利用者和使用范围都有一定的限定要求,而资料大多是在原始材料的基础上经过加工形成的二、三次文献,不止一份,所以在利用上手续应尽管可能地从简,因为档案和资料收集和管理的最终目的是为了满足利用者的需求,在可能的范围内使资料得到充分的利用,充分发挥出馆藏资料的作用,使档案工作者劳动价值得以体现.

馆藏资料是档案的补充,对馆藏档案起到一个拾遗补缺的作用,档案资料的工作在整个档案馆的管理利用工作中占有重要的位置,我们应给予足够的重视,应作为档案馆业务建设的一项长期任务,坚持不懈地抓实抓好,扩大门类,在抓好档案馆藏的同时也抓好档案相关资料的工作,以便更好地为高校发展怎么写作.